С чего начать планирование и как избежать типовых ошибок

Эта статья написана по мотивам вебинара «Основы планирования», который мы проводили для пользователей органайзера Хаос-контроль.

Принципы использования планировщика, о которых идет речь в вебинаре, не привязаны именно к Хаос-контролю. Поэтому мы решили написать это руководство для всех, кто пользуется схожими инструментами или только начинает применять продвинутые техники организации своих целей и задач.

1. Разобрать типовые ошибки, которые допускают пользователи инструментов планирования и, в результате, разочаровываются в идее самоорганизации с помощью органайзера
2. Разобрать работающие практики планирования, помогающие снизить стресс от большого количества дел и формируют ощущение контроля над происходящим
   
3. Затронуть стратегические вопросы планирования, целеполагания и приоритизации для достижения долгосрочных результатов
   

Обычно люди приходят к необходимости использования органайзера и применения различных техник управления своими делами, когда выполняются три условия:

1. У них, очевидно, много задач
2. Много не только задач, но и сфер (категорий) деятельности
   
3. Постоянно приходится принимать большое количество самостоятельных решений
   

Как правило, такие исходные условия ведут к накапливаемому стрессу и периодическому ощущению отсутствия контроля над окружающей действительностью.

В таких условиях, обычно, пребывают предприниматели и, так называемые, свободные художники. Интересно, что часто потребность в органайзере возникает и у домохозяек с детьми, которые, как оказалось, по роду своей деятельности сильно напоминают предпринимателей.

Пример из практики

Я начинал свою карьеру разработчиком ПО и целыми днями сидел и писал софт. У меня было много задач, но все они были однотипными и касались непосредственно программирования. Поэтому было достаточно простейшего списка задач в любом таск-трекере.

Спустя какое-то время я решил стать предпринимателем и организовал небольшую студию продуктовой разработки ПО для мобильных устройств.

Получилось, что вчера я решал только задачи, связанные с программированием, а сегодня уже пришлось заниматься делами из примерно таких сфер деятельности:

• разработка
• развитие продукта
  
• управление командной разработчиков
  
• заключение партнерств
  
• администрирование юр лица
  
• финансы
  
• продажи и маркетинг
  

Как видите, количество категорий дел начинающего стартапера существенно превышает таковое для разработчика ПО. Поэтому у меня естественным путем возникла проблема приоретизации, выбора чем заниматься для достижения оптимальных результатов. Появиласась потребность в более обстоятельном планировании и изучении техник повышения продуктивности.

Это довольно типичная история, иллюстрирующая в каких случаях многим пользователям действительно нужен органайзер.

Когда у людей возникает потребность, они обычно скачивают инструмент планирования и составляют в нем список дел. Обычно он выглядит примерно так:

Это довольно типичный список дел на сегодня. Как видите, в нем представлен микс из личных и рабочих дел, имеющих примерную привязку по времени.

Проблема этого подхода заключается в том, что нам свойственно переоценивать свои возможности и заполнять список дел, скажем, на завтра, исходя не из своих возможностей, а из фантазий о них.

Поэтому список задач на день, обычно, содержит больше задач, чем можно выполнить. Наступает следующий день, мы начинаем выполнять задачи, в жизнь вмешивается повседневный хаос. В результате, мы часть задач выполняем, а часть задач переносится на завтра. К просроченным задачам добавляются новые, список изо дня в день растет.

Классическое изменение количества задач на день многих пользователей выглядит примерно так:

На этой картинке в первый день у пользователя 12 активных задач на сегодня, в пятый - уже 14 просроченных и 6 активных, то есть всего 20.

Типичный план дня уже на пятый день выглядит как кровавое месиво из несбывшихся планов и надежд:

В результате, список дел на день начинает демотивировать, процесс планирования - ломаться, и происходит разочарование в планировщиках в целом. Происходит подчинение повседневной текучке, это длится днями, дни превращаются в недели, недели - в месяцы. Планы не реализуются, цели не достигаются.

Вопрос: что делать, чтобы этого избежать?
Ответ: использовать проектный метод планирования.

Суть проектного метода в том, чтобы прежде чем планировать свой день, сперва зафиксировать в органайзере свои цели.

В данном контексте цель - это четко сформулированный и достижимый результат в конкретной сфере деятельности.

Например:

• Подготовить функциональные требования к MVP нашего стартапа
• Перевыпустить водительское удостоверение
  
• Написать и опубликовать статью об опыте открытия ООО в Казахстане
  
• Интегрировать интернет-эквайринг Тинькофф в наш сайт на Tilda
  
• Организовать промо-кампанию, приуроченную к Черной Пятнице
  
• Создать портфолио из 5 дизайн-проектов
  
• Подготовить резюме и проконсультироваться со специалистом по найму
  
• Набрать 5кг мышечной массы
  
• Подготовить материалы для курса по продажам на Wildberries
  

Как видите, цель - это не что-то абстрактное из серии «заработать миллион долларов».

У целевой аудитории органайзеров подобных комплексных задач может быть около сотни и даже больше, поэтому прежде чем начать фиксировать цели в планировщике, стоит сперва определить ключевые сферы деятельности, которыми вы планируете заниматься.

Проще всего это сделать с помощью категорий дел. Вот несколько примеров категорий:

• Работа
• Финансы
  
• Здоровье
  
• Семья
  
• Обучение
  
• Сайд-проекты
  
• Блог и написание контента
  
• Творчество
  
• И т.д., и т.п.
  

При этом каждая из этих категорий, очевидно, может быть разделена на подкатегории. Вот как это может выглядеть в органайзере:

На этой картинке у пользователя восемь категорий дел, а в категории «Работа» еще восемь подкатегорий. Судя по составу, пользователь имеет какое-то отношение к предпринимательству в IT.

Более наглядно это выглядит в органайзере для ПК:

Когда сферы деятельности зафиксированы с помощью категорий, можно приступать к их наполнению целями. В Хаос-контроле это делается с помощью проектов.

Проект - это конкретный желаемый результат (то есть цель) и связанный с ним список задач. Или, можно еще сказать, список задач, выполнение некоторых необходимо для достижения конкретной цели.

Примеры проектов:

Здесь три примера - от простейшего проекта, связанного с перевыпуском прав (категория «Личное») до проекта, связанного с подготовкой и публикацией статьи, вроде этой (категория «Работа → Контент-маркетинг»).

А вот так может выглядеть проект, посвященный подготовке прототипа мобильного приложения, в котором несколько задач уже выполнены:

После заполнения органайзера категориями и целями получается структура из папок и проектов, которая отражает суть вашей деятельности и где все разложено по полочкам.

Плюсы проектного метода

• Процесс планирования с помощью проектов и категорий, а также процесс наполнения органайзера создает ощущение контроля над происходящим
• Это, в свою очередь, снижает стресс от высокой загрузки и большого количества задач
  
• Хаос из головы перекладывается в управляемую структуру в стороннем носителе. Как говорится, голова нужна не для того, чтобы ею помнить, а для того, чтобы ею думать
  

На этом этапе стоит обсудить ключевые ошибки, которые пользователи допускают при оформлении проектов.

Неинформативные названия

Довольно часто задачи формулируются неинформативно и излишне кратко:

Обычно это связано с тем, что задачи создатся на мобильном устройстве «на ходу», поэтому стремление к краткости объяснимо. Первая проблема таких формулировок в том, что спустя время легко забыть, что имелось в виду. Но главная проблема - они не побуждают к действию.

Хорошо сформулированная задача - это задача, при виде которой возникает стимул взять и выполнить её. Глядя же на формулировку «Витамин D» такого посыла не возникает, то есть отсутствует мотивирующая составляющая. Органайзер должен мотивировать действовать, поэтому задачи из примера выше следовало бы переименовать следующим образом:

Обратите внимание, что каждая из обновленных формулировок содержит в себе понимание конечного результата и побуждающий к выполнению глагол.

Неактивные категории

В процессе составления структуры категорий с помощью папок часто возникают такие категории, которые потом неделями лежат пустыми:

Это нормально. Как уже писалось ранее, у нас есть склонность переоценивать свои силы, а поэтому на этапе определения сфер интересов легко насоздавать категорий, которыми нам бы и хотелось заниматься, но мы не будем.

В такой ситуации стоит безжалостно удалять соответствующие папки, чтобы они не захламляли органайзер.

Излишняя заполненность органайзера неактуальной информацией

Говоря о захломлении органайзера, серьезная ошибка - сохранять в него справочную информацию и дела из серии «когда нибудь». Да-да, это идет вразрез с методологиями вроде GTD и всем тем, чему нас учат тренеры по тайм-менеджменту.

Задача органайзера - помогать действовать. Поэтому вы должны заходить в него, брать задачу в работу, выполнять ее, переходить к следующей. Если в планировщике есть какой-то покрытый пылью хлам, который никогда не берется в работу (та самая справочная информация и цели-мечты), то он будет только разрастаться, вытесняя актуальные задачи.

Разобравшись с проектами, пришло время понять как с ними правильно работать. В конце концов, структура дел, в которой все разложено по полочкам, не решает за вас как приоретизировать работу, за что браться в первую очередь и как выстраивать распорядок дня.

Даже в этом случае всегда есть риск повторить проблему перегруженного Плана Дня, о которой мы говорили вначале. Кажется логичным назначать даты выполнения конкретным задачам и проектам, чтобы видеть их в списке дел на день.

Вместо этого мы предлагаем посмотреть на совершенно другой подход к планированию своего дня, опирающегося на Принцип Систем.

Система - это регулярная работа над конкретной категорией дел.
Например:

• Ежедневная работа над развитием продукта
• Еженедельный анализ результатов и коррекция планов
  
• Ежедневная работа над созданием контента
  
• Тренировки в зале 3 раза в неделю
  
• Работа над повышением квалификации по выходным
  

Принцип Систем заключается в том, чтобы:

1. Выбрать какая именно деятельность является фундаментальной для вас и двигает ваше дело вперед
2. Регулярно работать над этой категорией дел (ежедневно, например)
   
3. Пожинать плоды на дистанции
   

Пример из практики

Фундаментальная деятельность для меня, как основателя компании - это развитие продукта. Ежедневная работа над Хаос-контролем ведет к развитию проекта, а это, в свою очередь, ведет к повышению финансовой стабильности, появлению новых перспектив. Без этого любая моя деятельность из любой другой категории дел бессмысленна.

Поэтому главная моя система - два часа в день поработать над продуктом. Есть и второстепенные - ежедневная работа над продажами и маркетингом, ежедневное изучение лучших практик создания продуктов, зал и утренние активности.

Как это выглядит в органайзере

Зафиксировать систему в органайзере проще всего с помощью повторяющейся задачи. Например, вот так выглядит задача по ежедневной работе над развитием продукта:

Как видите, это простейшая задача, не содержащая никакой конкретной информации кроме того, что нужно провести сессию работы над конкретной категорией дел.

Магия заключается в том, что к ней привязан контекст «Работа над продуктом» при двойном клике по которому открывается список всех проектов и задач, которые имеют отношение к этой сфере деятельности:

На видео видно, что при двойном клике по названию контекста «Работа над продуктом» я попадаю в список всех релевантных проектов и задач.

Таким образом, вместо того, чтобы добавлять задачи, имеющие отношение к развитию продукта, в план дня и перегружать его, мы обходимся одной системной задачей, из которой попадаем в соответствующий список задач и проектов.

Получается, что каждый день вы заходите в системную задачу, берете в работу какие-то дела, имеющие отношение к этой системе, и понемногу продвигаетесь вперед. В этом и есть суть системы - небольшой прогресс каждый день складывается в заметные результаты на дистанции.

Систем может быть и несколько. Вот как выглядят мои, например:

Обратите внимание, что в таком распорядке дня всего 6 задач. В результате исчезает стресс из-за перегрузки, а задач выполняется больше, чем есть в плане дня, а не меньше.

Выстраивание систем тесно связано с ключевым вопросом планирования - как определить чем заниматься, чтобы были результаты? К сожалению, органайзер на этот вопрос не ответит.

Но трансформация абстрактных целей в конкретные системы - не такой уж и сложный процесс. В субботу 26 ноября мы проводим онлайн мастер-класс «Принцип Систем», в котором на примерах рассмотрим как декомпозировать абстрактные долгосрочные цели на конкретные системы в органайзере. Приходите, будет интересно.

Если вы хотите более детально узнать о принципах планирования, обратите внимание на наш email-курс «Принцип самоорганизации и планирования». До конца недели действует промокод BLACKFRIDAY.

Также советуем посмотреть вебинар по мотивам которого написана эта статья:

Надеюсь, было полезно. Обратите внимание на типовые ошибки и старайтесь их не повторять, чтобы инструмент приносил пользу. Приятного планирования!

P.S. Подписывайтесь на мой Telegram-канал, где я пишу о различных аспектах созидательной деятельности и развитии IT-продуктов.