Ритуалы вместо рандомных встреч: продолжаем совершенствовать реализацию проектов в СИБУРе

Всем привет! Мы — команда трансформации процесса реализации проектов в СИБУРе в составе Ярослава Будаева, Анны Ермаковой, Николая Горбунова и Михаила Прущака. Это наша третья статья по перенастройке процесса управления организационными проектами (первая тут, вторая здесь), и в этот раз речь пойдет о том, как мы создали прозрачную систему ритуалов для принятия управленческих решений.

Не запланировал — не случилось

На старте нашей трансформации мы посмотрели, какие встречи проводят по проектам разные команды. Оказалось (сюрприз-сюрприз), что без четкой методологии подходы у всех сильно различаются. Кто-то вообще не проводил демо, кто-то сверялся с бизнесом раз квартал и так далее.

Еще одна проблема — многие встречи ставились стихийно, регулярность не соблюдалась. Бывали и ежедневные стендапы с командой, которые проходили… два раза в месяц.

Не сказать, что все было очень плохо, проекты все же реализовывались, но не хватало системы. Поэтому сроки проектов соблюдались далеко не всегда, та же история и с бюджетами. Да и результат мог заказчика не удовлетворить, потому что ситуация уже давно изменилась. Из-за редких встреч с бизнесом команда могла пару недель никаких работ по проекту не вести, так как ждала управленческое решение, или делать что-то вообще не то.

На бумаге все выглядело хорошо (процесс же идет), а по факту статусы зачастую были не очень обнадеживающими, особенно если копнуть поглубже. Мы это называем арбузом: снаружи зеленый, красный внутри.

Решения на трех уровнях

К формированию каскада стандартных встреч по управлению проектами, которые мы хотели перевести в статус ритуала (обязательные к соблюдению форматы и периодичность), подошли на трех уровнях.

Во-первых, собрали ритуалы для управления портфелем (все проекты по компании или отдельному направлению) и упорядочили их: от ТОП-площадки и стратегических решений по всему портфелю проектов СИБУРа до площадок решений по отдельным направлениям:

  • КУОП (Комитет по управлению организационными проектами) — орган («топ-площадка») где утверждаем цели и бюджеты всех портфелей проектов и оцениваем статус по компании в целом. Это уровень, где собираются несколько раз в год все Члены Правления и Директора компании.

  • УСП (Управляющий совет портфеля) — проходит по портфелю конкретного сквозного процесса (направления) два раза в квартал. Здесь принимаем решения о переходе проекта/проектов на следующий этап, а также решаем с выделением финансирования или остановки проектов. Тут, как и на УСПах участвуют 2-3 Члена Правления и профильные директора.

  • КУСП (Квартальный управляющий совет портфеля) — новый ритуал, тесно связанный с системой мотивации. На нем вместе с бизнесом подводим итоги прошедших трех месяцев — ставим оценки проектам в зависимости от того, насколько успешно они реализуются. И определяем задачи на новый квартал.

Отвечает за проведение и контентную модерацию всех указанных ритуалов – команда Михаила Трегубенко — Функция управления организационными проектами (ФУОП) СИБУРа.

Когда мы работали над созданием каскада ритуалов, увидели, что очень часто командам ставят глобальные задачи, после чего они уходят их делать, чтобы показать какой-то результат бизнесу через год. За это время может измениться внешняя среда, требования заказчика, а иногда даже цель внедрения нового продукта/проекта. Нам нужно более гибкое планирование, у команд должна быть возможность инициировать решения по проектам, как минимум, в разрезе трех месяцев

Михаил Прущак, руководитель практики, управление изменениями, ФУОП

Второй блок — встречи команд проектов с бизнесом для сверки. Здесь у нас два ритуала:

  • Синхронизация — ежемесячная встреча Руководителя проекта с заказчиком по статусу и приоритетам, обсуждению открытых вопросов и прохождению развилок. Площадка по эскалации проблем на уровень ЕОЛа (функционального заказчика проекта)

  • Демо — демонстрация разработанного функционала и сбор обратной связи от пользователей

Хорошо, что стали на Синхронизации дополнительно собираться более точечно, более узким составом. Это позволяет быстро и достаточно подробно пробежаться по статусу каждого проекта, подсветить все проблемы, если они есть, и сразу же принять конкретные решения

Дмитрий Анашкин, руководитель проектов Р2Р (производство)

Демо для нас — это лучшая возможность получить обратную связь по новому функционалу от реальных пользователей, которые будут или уже используют наш продукт. Мы проводим демонстрации доработок регулярно, чтобы получать обратную связь на самых ранних стадиях. Рассказываем, что удалось реализовать за спринт, и показываем пользователям, как выполнить свой рабочий сценарий с использованием разработанного продукта. Фиксируем комментарии и обратную связь для улучшения функционала. Также для нас и наших пользователей это отличная площадка для открытого живого обсуждения вопросов, касающихся продукта и взаимодействия

Наталия Зеленкина, владелец продукта, группа продуктового менеджмента

Третий набор ритуалов — операционный, для команд реализации:

  • Планирование итерации — определение цели итерации с учетом результатов синхронизации и демо (частота в зависимости от темпа команды, например, раз в неделю

  • Регулярная встреча с командой — стендапы для отслеживания прогресса, адаптации бэклога и формирования плана работ. Частоту проведения определяет команда, как правило это 2-3 раза в неделю, но бывает и каждый день
  • Ретро — ежемесячный анализ результатов итерации и площадка для обсуждения выученных уроков

Для всех описанных ритуалов мы разработали стандарты подготовки и проведения, а также утвердили список участников и типовые документы.

Больше нет необходимости ходить на все встречи, чтобы быть в курсе того, как идет работа по проекту. Достаточно сфокусироваться на ритуалах своего уровня. За счет стандартизации ушла и еще одна проблема — большое количество разных отчетов. Раньше никто не знал, что именно у них могут спросить на встрече с бизнесом, поэтому готовили безумные презентации со всеми возможными цифрами. Теперь этого нет. Сделали один стандартный документ и обновляем его к встрече.

Что видим сейчас

Меньше чем за год нам удалось достичь хороших результатов:

  • Раньше в СИБУРе было примерно 20-30 точек принятия решений (КУОПы) по проектам (открытие, переход с фазы на фазу и т.д.). Стало – более 250+ / год, что говорит о том, что децентрализованная система ритуалов позволяет «переварить» (и качественно) кратко увеличенный за последние годы объем портфеля и необходимых решений по проектам

  • Средняя длительность реализации проектов начала снижаться. Ожидаем, что в ближайшее время выйдем на показатель 18 месяцев, вместо 20 (дальше меньше)

  • 100% ритуалов из каскада проставлены в календари команд и заказчиков, регулярными повторяющимися встречами (против менее 10% год назад)

  • Качество ритуалов составляет 80% — замеряем его по специально разработанному чек-листу. Здесь уже в ближайшее время планируем выйти на показатель >90%.

В следующем материале расскажем, как мы внедрили гейтовую модель и как теперь управляем жизненным циклом проекта. Остаемся на связи!

0
88 комментариев
Написать комментарий...
шифер едет

Ритуалы )))) То ли плакать, то ли смеяться. Похоже, страна перешла в стадию уникального симбиоза средневековых порядков и современных технологий, скрепленных дремучей бюрократией и оформленных модерновыми англицизмами. Умом Россию не понять.

PS: Вообще, это постоянное упоминание ритуалов настраивает на депрессивный лад, как будто постоянно кого-то хоронят. Впрочем, такие времена.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Не очень хороший человек

Ритуал это не похороны, а момент инициации, отлично работает в управлении. Захотелось им назвать все это ритуалом — надо же как-то в маркетинг)

П. с. непонятно в каком контексте это слово используют в проектах в СИБУРе и кто инициатор.

П. с. 2: вставая утром и выпивая чашечку кофе вы совершаете ритуал.

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Dmitry Abutkov

Идиотизм бюрократизма - писать во все стороны по графику и без, мотивируя что таким образом всегда можно показать вышестоящей организации результаты своей работы. Обязательно проконтролировать и наказать нижестоящих и это тоже ритуал. Всё это только мешает и создает коллективную безответственность, при этом у каждой проблемы есть имя и фамилия.

Ответить
Развернуть ветку
Yaroslav Budaev
Автор

Ну как посмотреть, +2 млрд к EBITDA только за первый год внедрения, так себе «бюрократизм»

И как раз раньше у нас и была коллективная безответственность, а сейчас есть ответственность (появилась ФИО и роль Единое ответственное лицо), также очертили форму управления ей через системные управленческие встречи и зашили эту ответственность в КПЭ

Повнимательнее почитайте всех статей, бизнесу реально стало проще управлять трансформацией, это доказанные факт внутри компании

Ответить
Развернуть ветку
26 комментариев
Boozy Woozy

да ладно вам хейтить. Ребята просто отрабатывают свою зп и пытаются оправдать необходимость своего наличия в компании. Тем более ничего инновационного. Все слизано из других компаний типа Сбера, МТС и т.п.

Ответить
Развернуть ветку
Yaroslav Budaev
Автор

Действительно ничего инновационного, мир уже все придумал, мы лишь адаптировали к нашей культуре и особенностям структуры большой компании

Мы внутри так и говорим, внедряем базовую гигиену, как чистка зубов, все вроде знают, но если спросить порядка 30% населения зубы не чистят, так у нас и было только процент был под 70%

Ответить
Развернуть ветку
Николай Горбунов

Как написал выше Ярослав, адаптировано к реалиям компании
А Сбер, МТС и прочие тоже не сами это все придумали...

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Abutkov

Они и должны должны нести консолидированную ответственность за внедряемый хаос.

Ответить
Развернуть ветку
Zloy Marketolog

Ритуалы)) Уже перешли к наказанию плетьми?

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Chernatkin

Это ж Сибур. Там нормально расхуярить работающий процесс и вместо помощи с решением проблем просто раздать пиздюлей тем кто подвернётся под руку

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Мария Мартьянова

Так вот как это называется- ритуал ))) наша компания реализовывал проект с Сибур, такого бардака нет ни в одной компании: это удивительно. Время принятия решений по самым простейшим вопросам было гигантским ( до 3-х! Недель). Наша команда билась за получение ответа . Долго не могли понять, что происходит . А они оказывается хороводы водили и ритуалы проводили , так вот в чем дело то)))))))))
Очень хотелось бы донести до руководства Сибур информацию о том, что хороводы и ритуалы не помогут получению качественного результата, работать нужно! И да, политика Сибур - максимально обмануть контрагента как минимум, разорить - как максимум.
Для справки - на проекте, который реализовывала для Сибур наша команда, разорились две компании , наша компания ушла в глубокий минус и судимся в настоящее время. Вы молодцы! По полной программе реализовывает свой принцип!

Ответить
Развернуть ветку
Nataliya Zelenkina

Если ваша компания держалась только за счет одного проекта с Сибур, то кажется, что разорение - естественный итог для нее 🙃

Ответить
Развернуть ветку
9 комментариев
Двигаю

«Качество ритуалов составляет 80% — замеряем его по специально разработанному чек-листу. Здесь уже в ближайшее время планируем выйти на показатель >90%.»…

Сколько ж денег на это всё попилено))
Хотя, всей правды мы всё равно не узнаем©️ Особенно в таких монструозных структурах.

Ответить
Развернуть ветку
Yaroslav Budaev
Автор

+2 млрд эффектов к EBITDA только за первый год внедрения, видимо вы это называете "распилом"

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Николай Лашин

Большинство комментаторов рассуждает, не ставя себя на место топ менеджеров. Со стороны исполнителей и простых работяг может показаться, что все эти методы и ритуалы какая-то новомодная фигня и разговоры о работе вместо того, чтобы эту работу работать :). А я за этим вижу систему, гибкость и прозрачность. И то что описано в статье мне однозначно по душе. Остаётся лишь вопрос в том, насколько заказчик готов следовать тем новым процессам, которые вы внедряете. То что управлять большими компаниями и департаментами надо учиться- это факт.

Ответить
Развернуть ветку
Yaroslav Budaev
Автор

Вот как раз именно приживаемость новой системы и есть наш текущий фокус, что-то будет автоматизировано, как мотивация и весь базовый дашбординг по проекту/портфелю, а что-то только через поддержку обновленных практик на уровне Членов Правления

Черед погода расскажу в красках про приживаемость обязательно

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Dmitry Vasilenko

Ну а что, движение же в правильном направлении. Очевидно, что был ад. Сейчас адок. А потом, глядишь, и неплохо станет. Ведь это все та же эджайл-трансформация, которой занимаются все крупные компании с заскорузлыми проектными практиками. Проекты и скрам тюнят и женят. Самый большой профит получат, когда посадят принимающего решения вместе с командой и разработают механизм гибкого финансирования инициатив/команд. Это года через два случится, судя по динамике. Желаю удачи и терпения. В любом случае, от такой работы организация выиграет, даже если 80% будет в кассу, а остальное мимо.

Ответить
Развернуть ветку
Lexx Sky

Мне интересно, как внедрять весь этот ажайл в проекты с "физическим" результатом. Не прикрутишь же дейлики монтажникам

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Vladimir Chernatkin

Нет. Там был ад и есть ад. Аджайл российским корпорациям не заходит от того, что сам аджайл манифест напрямую противоречит ценностям корпоративных боссов. Поэтому в сбере свой Сберджайл итп

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Mstislav Osov

Каскад ритуалов :)))
Scrum не?
Все же придумано, или это дополнительные педали велосипеду?

Ответить
Развернуть ветку
Николай Горбунов

Адаптация лучших практик под реалии компании
Никто и не говорит, что это новинка и прорывные технологии

Ответить
Развернуть ветку
шифер едет

Выебываются. Термин кринжовый, но как нельзя более подходящий к данному кейсу.

Ответить
Развернуть ветку
MrSsergb

Какой ужас, посмотрел в схемки. Стрелочки, аббревиатуры - занудно, не интересно. СИБУР захватила "банда ритуальщиков". Работал в конторе с подобным бредом, где выделяли наставника, он рисовал дорожную карту и "брейнштормил", там даже раз в месяц каждый писал эссе о проделанной работе. Идея хорошая, но не взлетит. Сектанты превратят СИБУР в "Бюро ритуальных услуг", а потом их выпиннут, но если будут грамотно лить у уши ЛПРам елейные речи об успехах, эффективности и неминуемому увеличению прибыли, то они могут там задержаться лет на 10-20 и улучшать, улучшать, улучшать.
Адекватные сотрудники, представляющие ценность на рынке труда, разбегутся в первый год. Останутся ж..лизы, которые быстро адаптируются к возросшей бюрократии и которых такой расклад устраивает. Но к сожалению, они пользы не приносят, т.к. способны только имитировать бурную деятельность. Сработают две аксиомы: "у тебя будет начальник, которого ты достоин" (работает в обе стороны) и "рыба гниет с головы".

Ответить
Развернуть ветку
Константин Чиликов

Что плохого в упорядочении хаоса? Вы представьте себя на месте сотрудника, у которого в любой момент может появиться внезапная встреча по проекту с топ-руководителем с составлением отчёта в новом формате за пару часов. А так и бывает, когда системы нет.
Вы же, наверно, не против утренних планёрок на производстве, чтобы суточные задания раздать (или это тоже происки «эффективных менеджеров»?). Вот и тут то же самое, только в проектах: встречи в календарях, повестка понятна, время на подготовку есть. Ничего нового не добавилось, а появились чёткие критерии и сроки.
Все эти практики уже отработаны на множестве инициатив в разных компаниях и доказали свою эффективность. А может, вам просто термин не зашёл?

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
шифер едет
СИБУР захватила "банда ритуальщиков"

Секта ритуальщиков )))

Ответить
Развернуть ветку
MrSsergb

Ярослав, чем лепить мне дизлайки под каждым комментом, помогите девушке выше, которой СИБУР "торчит" 20 млн. вместо обвинений, что она не права и мелкости оборотов ее конторы. Или 2 Млрд вы насобирали вот такими невыплатами? Может это в рамках нового показателя эффективности юр.отдела?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
MrSsergb

1000 извинений, проверил - один дизлайк, может что-то перепутал, но вроде было 2 под двумя комментами и 2 уведомления о них. Зашел на этот сайт случайно по ссылке - название статьи занятное. Есть, что написать в противовес очередному "успеху" аджайла, когда многие уже в нем успели разочароваться из-за топорного внедрения. :) Регистрация - это 2 клика, даже ничего не пришлось вводить.
Вы с командой подписались на такое дело сами, чистым из этого уже вряд ли получится выйти, будет много негатива и "странных наездов". Я и другие комментаторы, скорее всего, воочию наблюдали как молодые амбициозные, но не знающие, внедряли подобные практики. На моих глазах, когда это начиналось, то организации или банкротились или оставались только с деревянными сотрудниками-зомбиками, получали черную метку от адекватных подрядчиков и оставались только с теми, кто выполняет работы не очень качественно.
Без понятия, что там у девушки, но обвинить ее в малости ее конторы и неправильной диверсификации рисков как-то цинично на фоне победы ритуалов над проектами и прибыли 2 Млрд. не знаю рублей или долларов. Если рублей, то для компаний уровня СИБУР - это статистическая погрешность. Если долларов, то надо поискать, что реально повлияло на показатель.
Все, что хотел написал. В любом случае, успехов вам, от вас зависит качество жизни, микроклимат на рабочих местах тысяч людей. На прибыль вашей конторы всем все равно, все равно это будет яхта, самолет и т.д., но не премии тем, кто делает реальный продукт. Так в 99% случаев.

Ответить
Развернуть ветку
GoGoCows!

В целом все верно отмечаете. Единственная неточность-нет там никаких «рабочих мест тысяч людей». Судя по рассказам изнутри - ребята упражняются на относительно небольшом участке - на поляне внедрения некрупных цифровых и организационных проектов. Периметр охвата этой штукой - обычно был на полсотни проектов, тоесть от силы 400-500 человек, на чей рабочий уклад они повлияли. Из 40 тысячной компании ну или сколько там у СИБУРа сейчас )
Может из статьи это не понятно. Поэтому драмы нет. В целом делают полезное структурирование, но по сути песочница.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Sergey Chicherin

Интересно, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Чечёточник

КУСП фактически оценивает качество операционного управления проектов и промежуточное исполнение проектов по гейтам (извиняюсь за ошибочное словоупотребление, если что), которое может быть на 5+, но не согласовываться с качеством финального продукта?

Ответить
Развернуть ветку
Николай Горбунов

В целом вы правы. Правда если проект не достигает промежуточных квартальных целей, то 5+ он никак не получит (за исключением случаев, когда внутри квартала резко меняются приоритеты по проекту в силу тех или иных факторов)

Ответить
Развернуть ветку
Мария Мартьянова

Есть абсолютно точное определение того, над чем Вы работаете.
У нас была та же ситуация, только речь шла о плинтусе. Решение принимали 7 дней!
Возможно имеет смысл все же пересмотреть подход к работе СИБУРу

https://youtu.be/EhtsPAdYOds

Ответить
Развернуть ветку
85 комментариев
Раскрывать всегда