Как провести стажировку для студентов и заполучить себе лучших сотрудников?

Два года назад мы стали проводить стажировки для студентов, которые хотят попробовать себя в науке. Когда мы начинали, у нас было только слабое представление о том, что должно получится в итоге. Мы накопили опыт и теперь хотим рассказать вам о принципах продуктивной работы со студентами. Эти принципы -- результат наших собственных удач и ошибок.

Будет интересно и тем, кто хочет узнать:

• как выглядит жизнь современного экономиста
• как мы учимся сочетать науку с индустрией

Перейти сразу к туториалу на стажировку

Мы выбираем из студентов с отличными математическими способностями, но это только первый фильтр.

Каждый год один только Физтех выпускает около 2 тысяч технарей высокого уровня. Возьмём ещё десяток других мест, готовящих специалистов технического профиля, и получится, что несколько тысяч вчерашних студентов оказываются в свободном плавании на рынке труда. По сути, это первый момент в жизни, когда они сталкиваются с ситуацией полной самостоятельности.

До этого всегда был кто-то сверху, кто раздавал задачи и ставил оценки, был чёткий план действий. И вот при переходе от этапа жизни, где ты учишься, к этапу, когда ты начинаешь создавать что-то своё, возникают проблемы. Даже студент очень сильного факультета часто оказывается не готов к реальным задачам индустрии и науки. Об этом можно судить по тому, насколько быстро выпускники в среднем увольняются с первого полноценного места работы.

Почему выпускники оказываются не готовы? Главной задачей ВУЗа всегда было обучение фундаментальным знаниям. Практическим приложениям времени уделяется либо сильно меньше, либо не уделяется вообще. Если отбросить работу в индустрии и сузить всё до работы в науке - лучше не станет. Хотя, кажется, что как раз с ней всё должно быть лучше: раз фундаментальная база есть, то и учёные из вчерашних выпускников МФТИ должны быть хорошие. Но это не всегда так.

В институте весь образовательный процесс построен так, что студент не учится ставить себе задачи. Даже редкая возможность проявить самостоятельность и написать курсовую или диплом на интересную для тебя тему часто оказывается формальностью.

Во взрослой жизни это сильно мешает. Как в науке, так и в индустрии, задачи чаще всего приходится находить самому. Для нас, экономистов и математиков, это выглядит так:

Для этой работы недостаточно знать матчасть: нужно уметь видеть вокруг то, что вы понимаете или не очень, что вас устраивает или не очень. В этом смысле работа в прикладной науке похожа на бизнес.

Мы столкнулись с тем, что в нашей академической среде мало кто умеет хорошо рассказывать о своих задачах и результатах. Тому две причины:

• Формат научных докладов. Чаще всего это выступления на час, где нужно подробно представить результаты своих исследований. Приходится вдаваться в подробности, выписывать формулы, а главное - это логика и последовательность. Научный материал высокого уровня сложно представить интересно. В попытке добиться отклика спикеры могут упускать важные детали, и из-за этого цель доклада теряется.
• Этому никто не учит. Если материалов по тому, как быть убедительным продавцом или оратором много, то в академической среде об этом особо не задумываются.

О том, что мы с этим сделали - ниже

Всё началось с одного чудесного студента, который предложил сделать день теории игр на матфаке ВШЭ. На тот момент была одна цель - привлечь внимание студентов к нашей науке. Тогда мы даже не надеялись, что кто-то вдохновится нашими задачами настолько, что придёт к нам устраиваться. Да и предложить было особо нечего - мы брали только аспирантов или постдоков, а не вчерашних школьников.

Когда мы выступали, нас спросили:

"И правда", - подумал Штирлиц.

Уже через 2 недели мы объявили первый набор - конкурс на 20 мест на месячную оплачиваемую стажировку в Санкт-Петербурге. С нас - неделя лекций по основным темам теории игр, дизайна механизмов и теории аукционов. 3 недели работы с научными руководителями, а ещё зарплата, проживание и веселье. Со студентов - работа над задачами, которые мы им предлагаем.

Первая стажировка в 2022 году прошла хорошо, а в 2023 ещё лучше. Но были и ошибки. Ниже мы постарались выделить универсальные правила работы с будущими сотрудниками.

Предупреждение: мы искали молодых исследователей, которые хорошо встроятся в коллектив. У вашей стажировки могут быть другие цели. Но правила, которые мы перечислим ниже, всё ещё будут вам полезны.

Для себя мы сформулировали секрет успеха так: позволить всем почувствовать вашу заботу. Наши стажеры это наши будущие ученики, сотрудники и ведущие учёные, и мы хотим, чтобы у них получилось.

1. Реклама стажировки

Мы использовали два пути. Сначала размещали посты с объявлением через карьерные центры интересующих нас факультетов. Примерно так выглядели требования к стажёрам:

Ещё мы просили наших сотрудников и преподавателей рассказать своим студентам о конкурсе.

Оказалось, второй способ "через рекомендации" более эффективен. Большая часть студентов, которых мы в итоге отобрали, пришла по наводке людей, которые нас знали лично и могли за нас поручиться.

Большой вклад внёс и день теории игр на матфаке. Мы делали его дважды - и перед первой стажировкой, и перед стажировкой этого года. Но формат был разный: в первый раз мы просто рассказывали про наши статьи, в этом году мы сделали акцент на рассказе о жизни в науке и качествах, которые мы ценим. Это дало свои плоды: задним числом мы выяснили, что именно после этого дня кто-то из наших будущих студентов сделал выбор и подался.

Вывод: очная презентация очень важна. Само объявление - просто ссылка для тех, кто уже про вас знает. Ходите на карьерные пятницы "ваших" факультетов, чтобы завлечь студентов.

2. Отбор заявок

Допустим, вы успешно рассказали про свой проект и завлекли студентов. Завлекли настолько, что теперь уже им нужно прорекламировать себя. Что мы просили прикрепить к заявке:

• мотивационное письмо
• CV
• препринты (черновики) статей, рекомендации от руководителей (если есть)

Важно: в итоге мы отдавали предпочтение людям с чёткой и понятной мотивацией. Даже в академической среде формальные регалии вроде "трижды победитель всероса по математике" не всегда значимы.

Важно, чтобы письмо не было отпиской в стиле "ваша компания очень классная, всегда мечтал у вас работать". Даже если это действительно так, из письма должно быть очевидно, почему вы будете тратить время и деньги именно на этого студента. Будет здорово, если вы попросите студентов предположить, какие именно проекты им было бы интересно реализовывать. (В нашем случае темы прошлых стажировок доступны на сайте, так что каждый может сформировать и выразить свои интересы.)

3. Как замотивировать коллектив на работу?

Главное - создать правильную систему стимулов для обеих сторон. Это значит, что стажёрам должно быть интересно решать задачи, а вашим сотрудникам, организаторам стажировки, должно быть интересно им помогать.

Мы сделали так. В первую неделю мы знакомили всех стажёров со всеми сферами, которыми мы занимаемся, и со всеми задачами, которые мы предлагаем решать. За это время студенты определялись с предпочтениями. В конце недели мы просили каждого проранжировать задачи от наиболее интересной к наименее интересной.

Потом производили распределение (мэтчинг) задач, студентов и руководителей: нетривиальным способом, так, что каждый стажёр получил одну из наиболее предпочитаемых для себя задач. Лично я считаю, что львиная доля успеха заключается как раз в том, чтобы дать возможность всем стажёрам заниматься проектами, которые они сами выбрали. Это с самого начала ставит людей в комфортное положение, когда основным мотивирующим фактором становится не груз ответственности, а собственный выбор. Для этого проектов должно быть много.

Система заработала хорошо, потому что она была взаимовыгодной. Студент получал задачу, которую он выбрал сам, и потому был замотивирован её решить. А научный руководитель был заинтересован помогать студенту, потому что появлялась возможность получить продвижение в решении. А сплочённая работа в итоге сулила выход статьи - что хорошо для обеих сторон.

4. Как создавать правильную атмосферу?

Атмосфера должна быть:

• рабочей
• психологически комфортной для всех

Тут мы переходим к главному правилу про заботу о коллективе. Постарайтесь из своей команды неформально выделить человека, который будет следить за комфортом. Человек должен быть эмпатичным, чтобы чувствовать, кому сейчас нужно помочь, а кого лучше оставить в покое со своей задачей. Чаще всего у руководителей не хватает на это сил и времени, хотя это очень важно, если вы работаете со студентами.

Пусть в обязанности этого человека входит психологическое курирование или "наставничество". Пусть он неформально знакомится с каждым студентом. Такому человеку охотнее и честнее будут рассказывать о трудностях в работе над проектом или о дальнейших планах на жизнь. Это потом поможет вам сделать правильный выбор при отборе людей на постоянные позиции.

Такой человек хорош и тем, что он лучше видит картину целиком. Поэтому он понимает, как увеличить эффективность команды и каждого по отдельности. Можно, например, предлагать людям работать в парах или в тройках, если вы видите, что вместе у них случается симбиоз.

Важно: не нужно пытаться в первый же день всех перезнакомить. Все формальные попытки это сделать отталкивают. Рассказать о себе незнакомым людям всегда тяжело. Но и пускать всё на самотёк не стоит - лучше предложите несколько активностей на выбор.

5. Научите стажёров чему-то полезному

Пусть в программе вашей стажировки будет что-то помимо работы над основными проектами. Есть универсальные навыки, которые полезно тренировать независимо от того, в какой сфере вы работаете. Вы можете рассказать про них, учитывая специфику вашей индустрии.

В нашей сфере самый частозападающий soft skill - самопрезентация. У учёных редко хорошо получается адаптировать рассказ о своих исследованиях под слушателя. И тут понятно, что нельзя человека за день или даже за месяц научить хорошо писать текст и выступать. Но можно хотя бы задать ориентиры и показать, что это отдельный важный навык, который нужно развивать.

В итоге мы провели тренинг, который помогает :

1. научиться ставить исследовательский вопрос в форме социальной проблемы, которую нужно решить
2. научиться рассказывать просто о сложном, без потери в точности и убедительности
3. потренироваться выступать перед аудиторией с разным уровнем подготовки

Для этого мы разбили студентов на команды и каждой выдали по статье по одной из актуальных тем прикладной мат.экономики. Мы дали 3 часа на то, чтобы переделать её в социально значимый кейс, сделать презентацию и выступить с ней.

6. Главное: чётко сформулируйте вашу цель и будьте честными

Она вряд ли может звучать просто как "мы хотим найти себе хороших сотрудников". Хороших - это каких? Цель должна быть конкретной.

Если вы проводите подобное мероприятие, то, скорее всего, вы делаете это ради будущих сотрудников, а не просто так, для души. В наших интересах было сделать так, чтобы с нами в дальнейшем сотрудничало больше талантливых ребят. Но правда в том, что насильно мил не будешь. Если вы хотите набрать тех, кто в итоге останется с вами надолго, нужно быть максимально честными. Иначе вы привлечёте слишком много тех, кто сначала вашими усилиями вдохновится, а потом быстро разочаруется.

Спасибо, что дочитали!

По любым вопросам телеграмм: @thesekunda