"Мы написали регламент. Через месяц его никто не читал"
Всем привет! Меня зовут Усманова Марина. Более пятнадцати лет помогаю предпринимателям и руководителям разбираться с управленческими вопросами
Ко мне часто приходят с запросом: «Нам нужно описать бизнес-процессы». Логика понятна: хаос надоел, хочется порядка.
Но вот что интересно. За несколько лет работы я ни разу не получила запрос: «Проведите аудит наших существующих процессов. Какие из них ещё работают, а какие уже умерли?»
А ведь это не менее важная работа.
Один клиент признался: «У меня на диске папка "Регламенты". Я её боюсь открывать. Понимаю, что половина — мёртвые. Но отменить страшно. Вдруг это признание, что я зря потратил время?»
Почему процессы умирают
Причин много. Вот самые частые:
- Компания выросла, а процесс — нет. Регламент писался для пяти человек. Сейчас — пятнадцать. То, что работало в одной комнате, не работает с отделами и удалёнкой.
- Процесс создавался «для галочки». Нужен был для сертификации или тендера. Написали, сдали, получили. А в работу не внедрили.
- Изменился инструмент. Раньше заявки фиксировали в Excel. Теперь — в CRM. А инструкция осталась старая.
- Процесс «оброс» лишними шагами. Начали с трёх согласований. Потом добавили четвёртый, пятый. Люди начали обходить — «так быстрее».
- Процесс держался на одном человеке. Он ушёл — процесс остался, но никто не помнит, зачем он нужен.
И вот здесь — главное.
Негласное правило: «Можно не выполнять»
Когда руководитель видит, что процесс не работает, у него есть два пути.
Первый: признать, что процесс мёртв, и официально его отменить.
Второй: сделать вид, что всё в порядке.
Большинство выбирают второй. Почему? Потому что отменить — это тоже решение, тоже ответственность, тоже разговор с командой. Проще «забыть».
Но последствия этого — разрушительные.
Если один регламент можно не выполнять, почему другие нельзя? Команда быстро учится: «Вот это правило — серьёзное, шеф проверяет. А вот это — для вида, можно забить». И руководитель теряет рычаги: он думает, что правила есть, а на деле их нет.
Новичок приходит, читает регламент, пытается выполнять. А ему говорят: «Слушай, у нас так не делают. Это для проверки». И он усваивает: «Здесь правила — не правила».
Если правило можно нарушить без последствий — это не правило, а декорация.
Как отменить процесс легально (4 шага)
Отмена процесса — это не слабость. Это управленческое решение, которое укрепляет управляемость. Но сделать это нужно правильно.
Шаг 1. Проведите аудит актуальности
Возьмите список всех процессов, регламентов, инструкций. По каждому задайте три вопроса:
- Кто им реально пользуется прямо сейчас?
- Что произойдёт, если мы его отменим?
- Когда его последний раз обновляли?
Если ответы — «никто», «ничего», «три года назад» — это кандидат на отмену.
Шаг 2. Примите решение официально
Не «забудьте про это». А: «Мы отменяем процесс X». Зафиксируйте письменно: приказ, решение на совещании, запись в протоколе. Это сигнал команде: «Это не забыли, это отменили осознанно».
Шаг 3. Объясните причину и замените
Люди должны понимать, почему правило отменено. Иначе решат, что это слабость.
Формулировка: «Раньше мы делали так, потому что [причина]. Сейчас ситуация изменилась: [что изменилось]. Поэтому мы отменяем этот процесс. Вместо него действует [что именно]».
Важно: не просто удалите. Замените. Если вы отменяете процесс, люди остаются с пустотой. Чем её заполнить? Новым правилом? Свободой? Другим инструментом? Пустота тоже опасна — она может заполниться хаосом.
Шаг 4. Введите цикл пересмотра
Раз в квартал или раз в полгода пересматривайте процессы. Это не должно быть «большим аудитом». Достаточно короткой встречи: «Что работает? Что не работает? Что отменяем? Что обновляем?» Иначе через год вы снова получите кладбище инструкций.
Порядок — это не количество правил
Многие руководители думают, что порядок — это когда много регламентов. На самом деле порядок — это когда каждое правило работает.
А если правило не работает, оно не создаёт порядок — оно создаёт иллюзию порядка. И подрывает доверие ко всем остальным правилам.
Иногда лучший способ навести порядок — это отменить то, что уже не работает.
Не «забыть». Не «сделать вид, что не заметили». А официально, с объяснением, с заменой, с новым владельцем.
И тогда команда увидит: здесь правила — не для галочки. Здесь правила — работают.