Где бизнесу вести проекты, контролировать дедлайны и хранить базу знаний после ухода Trello

Делимся подборкой из 6 сервисов и оцениваем их по балльной системе

Даже одним проектом бывает сложно управлять: у каждой задачи свой исполнитель, дедлайны горят, а документы теряются по разным папкам. Если проектов несколько, то без системы контролировать все процессы сложно. Рассказываем, какие сервисы мы попробовали в работе после ухода Trello и что выбрали для своей команды.

На связи команда СберМаркетинга. У нас в работе много проектов, и всегда горят задачи, которые нужно быстро решать и передавать исполнителям. Раньше мы пользовались Trello, а когда сервис ушел с российского рынка, начали искать альтернативу, помимо популярных сервисов Kaiten, YouGile и Pyrus. Делимся подборкой и оцениваем трекеры по балльной системе.

Мы привыкли планировать задачи по методу канбана, поэтому среди аналогов Trello в первую очередь искали программы с подобным подходом. Например, российский сервис Mogu. Вот какие функции у него есть ↓

Инструменты для планирования. В сервисе можно создавать отдельные доски со списками для каждого проекта и ставить в них задачи. У каждого задания своя карточка, где есть возможность выставить срок выполнения и другие настройки — например, чек-листы, теги и поля пользователя.

Сервис позволяет представить задачи также в формате таблицы. Это удобно, если нужно отфильтровать задания по исполнителям, тегам, дедлайнам или другим параметрам.

Как и в Trello, в Mogu есть инструменты для кастомизации: на доску можно добавлять персонажи, фоны и изображения из фотостока, который привязан к сервису, а к задачам — обложки. С картинками карточка становится больше и заметнее.

🟢 Ставим один балл Mogu за возможность подстроить доску под себя.

Совместная работа. В трекере у пользователей персональные доски, но к ним можно открыть доступ, если поделиться ссылкой с коллегами. К тому же есть возможность назначать на задачи ответственных исполнителей и давать им разные роли: участник, наблюдатель и комментатор.

🟢 Даем еще один балл Mogu за командную работу.

Загрузка файлов. Можно добавить в карточку все документы, которые понадобятся исполнителям для работы. Не надо пересылать файлы в мессенджерах или хранить на облачном хранилище и постоянно помнить о том, что для каждой ссылки нужно открыть доступ.

🟢 Ставим сервису один балл за возможность хранить все файлы по проектам в одном месте.

Система уведомлений. В Mogu бот присылает сообщения в Телеграм, когда в проектах произошли изменения. Например, если вас назначили исполнителем на определенную задачу. Кроме того, бот позволяет загружать файлы и оставлять комментарии — для этого не нужно специально переходить в сервис.

🟢 Ставим еще один балл Mogu за дополнительные инструменты, которые упрощают работу.

Пользовательские поля. Это кастомные строки, в которые можно добавлять дополнительную информацию. Поля позволяют адаптировать карточку под особенности конкретного проекта и создавать шаблон для типовых задач. Например, вот как мы оформляем данные о рекламных креативах ↓

🟢 Mogu получает еще один балл, потому что позволяет настроить карточки задач индивидуально под каждый проект.

Инструменты для импорта данных. Плюс Mogu — возможность перенести информацию по всем проектам из Trello напрямую в сервис. В итоге мы не потеряли доски, задачи и документы и смогли сразу приступить к работе.

🟢 Плюс один балл Mogu.

Платформа. Есть веб-версия для ПК и смартфона.

🟢 Mogu получает еще один балл, потому что сервисом можно пользоваться с любого устройства.

Стоимость. У сервиса три тарифа, в том числе бесплатный. Его хватит, чтобы вести личные задачи или разово поработать с командой в рамках короткого проекта. Для масштабных разработок лучше купить платный тариф.

Кстати, Mogu можно оплатить российской картой. Не нужно использовать сторонние сервисы или криптовалюту.

Итого: у Mogu 7 баллов.

Таск-менеджер Todoist во многом похож на Mogu, но всё же со своими особенностями. Вот что отметили ↓

Инструменты для планирования. В Todoist задачи можно представить в трех форматах: канбан-доски, списка и календаря, но последний вариант доступен только на платном тарифе. Задачи автоматически попадают во все разделы.

Базово задачи распределяются по трем разделам: «Входящие», «Сегодня» и «Предстоящие». При этом есть возможность сделать разные папки, чтобы организовать задания по темам. Например, мы создали пространство для личных и рабочих проектов. Еще таким способом можно распределить задачи по клиентам или отделам.

В сервисе есть база готовых шаблонов. Их более 50, поэтому можно подобрать подходящий образец и не создавать проект с нуля. К примеру, мы взяли макет для онбординга сотрудников и адаптировали его под себя.

Todoist можно интегрировать более чем с 80 сервисами. Например, с Гугл Календарем, чтобы добавлять задачи сразу в две программы одновременно.

🟢 Ставим сервису один балл за удобную систему планирования.

Совместная работа. В Todoist можно создать общее пространство и подключить команду — назначать исполнителям задачи, ставить дедлайны и писать комментарии. Кстати, в сервисе есть инструмент для записи аудио, чтобы оставлять голосовые заметки.

🟢 Даем Todoist один балл, потому что есть все инструменты для работы в команде.

Загрузка файлов. Как и в Mogu, в сервисе каждая карточка включает набор настроек, в том числе возможность добавить документы.

🟢 Todoist получает один балл.

Система уведомлений. Сервис присылает сообщения на телефон или почту, — например, если коллега оставил комментарий или назначил задание. Но напоминания о задачах можно подключить только на платных тарифах.

🟢 Ставим 0,5 балла, потому что в бесплатной подписке нет напоминаний.

Пользовательские поля. У сервиса нет такой функции, поэтому сделать типовой шаблон для задач не получится.

🔴 Даем Todoist ноль баллов.

Инструменты для импорта данных. Если вы переходите в Todoist из другой программы, то в сервис можно перенести все задачи. Главное — правильно оформить их в таблицу, которую сервис сможет считать.

🟢 Ставим еще один балл Todoist.

Платформа. Сервис можно открыть в браузере, скачать на компьютер или телефон на базе iOS и Android.

🟢 Todoist получает один балл за возможность использовать сервис с любого устройства.

Стоимость: есть три тарифа. Бесплатной версии хватит для пяти личных проектов и одного общего пространства, но для работы в большой команде нужно платить за каждого пользователя.

Итого: у Todoist 5,5 баллов.

Habitica — менеджер задач в виде ролевой игры. Сервис подходит скорее для тех, кто хочет разнообразить рабочий процесс.

После регистрации у вас появляется персонаж, у которого есть шкала здоровья и опыта. Если вы выполняете задачи, то герой переходит на новые уровни и получает виртуальные награды.

Вот какие функции есть у сервиса для рабочих задач ↓

Инструменты для планирования. Главное отличие от Trello — в Habitica можно использовать только одну канбан-доску.

Списки делятся на четыре группы: привычки, ежедневные дела, задачи и награды. Чтобы решить проблему с количеством досок, мы попробовали использовать каждую колонку для отдельного проекта. Но возникли три проблемы:

🟢 Формат канбана — преимущество Habitica, но на одной доске вести несколько проектов неудобно. Все равно придется использовать другие программы, поэтому ставим сервису 0,5 балла.

Совместная работа. В Habitica можно работать над задачами вместе с небольшой командой. Для этого нужно приобрести корпоративный тариф, который дает доступ к таким функциям:

🟢 Даем сервису один балл за возможность работать в команде.

Загрузка файлов. В карточки задач нельзя добавлять документы — можно оставлять только текстовые заметки. А значит, придется пересылать файлы в мессенджерах или прикреплять ссылки на облачное хранилище.

🔴 Ставим Habitica ноль баллов.

Система уведомлений. Сообщения приходят на почту и в мобильном приложении, но сервис оповещает не только о рабочих задачах, — например, может уведомить о личном сообщении, приглашении в команду или подарках.

🟢 Ставим 0,5 балла — система уведомлений есть, но ее не всегда удобно использовать.

Пользовательские поля. В сервисе ограниченный набор настроек в карточке задач, в том числе нет возможности задать кастомные строки.

🔴 Habitica получает ноль баллов.

Инструменты для импорта данных. Информацию по проектам можно хранить только в Habitica. Если нужно перенести задачи, придется делать это вручную.

🔴 Даем ноль баллов, потому что сервис не упрощает работу при переходе из другой программы.

Платформа. Есть веб-версия и мобильное приложение на iOS и Android.

🟢 Ставим сервису один балл.

Стоимость: бесплатно. В Habitica есть корпоративные тарифы, если вы хотите работать в команде.

Итого: у Habitica 3 балла.

Сервис GanttPRO совмещает в себе три метода планирования: канбан-доски, диаграммы Ганта и списки. Можно выбрать любой вариант, потому что задачи автоматически попадают на все страницы. Вот какие функции мы выделили у сервиса ↓

Инструменты для планирования. Для каждой задачи можно указать статус, исполнителя, стоимость и любой другой параметр, который необходим для работы. Чтобы сменить способ управления проектами, нужно переключаться между вкладками вверху страницы.

В отличие от Trello в GanttPRO есть раздел, который позволяет управлять ресурсами проектов и распределять нагрузку сотрудников. Например, если выставить цену часовой ставки дизайнера и общее время работы, то сервис рассчитает стоимость выполнения задачи и проекта.

🟢 Ставим сервису один балл за возможность выбрать формат задач и управлять ресурсами.

Совместная работа. Для каждого проекта можно создать отдельное рабочее пространство, дать сотрудникам доступ и назначать их исполнителями на задачи. В карточках удобно оставлять комментарии и указывать время, которое человеку потребуется для выполнения задания.

🟢 Даем GanttPRO один балл — в сервисе есть возможность организовать всю работу с командой и не переходить в другие программы.

Загрузка файлов. К каждой задаче можно добавлять документы, чтобы они всегда были под рукой, даже если у задания сменится исполнитель.

🟢 Ставим GanttPRO один балл.

Система уведомлений. Сообщения приходят на почту, в браузере и мобильном приложении. Например, если вы назначили коллеге новую задачу или упомянули его в комментарии, человек сразу узнает об этом.

🟢 Даем сервису один балл за удобную систему уведомлений.

Пользовательские поля. В GanttPRO можно создать дополнительную графу для текста, списка, даты и других данных.

🟢 Ставим один балл.

Инструменты для импорта данных. Перенести проекты из Trello нельзя, зато есть возможность загрузить их из Excel, MS Project и облачной версии JIRA Software. А еще можно скачать таблицы в форматах PNG, PDF или Excel.

🟢 GanttPRO получает 0,5 балла, потому что не хватило интеграции с Trello.

Платформа. Есть веб-версия и мобильное приложение.

🟢 Даю GanttPRO один балл.

Стоимость: у сервиса четыре платных тарифа. Бесплатной версии нет, зато можно протестировать все функции в пробном периоде, который длится 14 дней.

Итого: у GanttPRO 6,5 балла.

INTRADESK похож на CRM-систему с более простым интерфейсом. Сервис больше подходит для автоматизации продаж, и вот какие функции мы у него отметили ↓

Инструменты для планирования. В INTRADESK задачи называются заявками, но функционал такой же, как в других сервисах: например, есть возможность назначать исполнителей, ставить дедлайны и менять статусы.

Заявки можно открыть в одном из трех форматов: таблица, календарь и канбан-доска. Разделить задачи по проектам не получится, зато есть возможность задать теги, чтобы было проще найти нужные заявки.

🟢 Ставим INTRADESK 0,5 балла, потому что нельзя разделить задачи по проектам.

Совместная работа. В сервисе есть специальный раздел, в котором можно указать имена и контакты всех сотрудников. Затем этот список отображается в карточках, чтобы быстро назначать исполнителей на задачи. Если настроить сервис, то определенные задания будут самостоятельно распределяться между членами команды.

В INTRADESK есть возможность автоматически учитывать трудозатраты, когда сотрудники выполняют заявки. Эту информацию можно использовать, чтобы оценивать скорость выполнения проекта.

🟢 Сервис получает один балл, потому что есть все необходимые инструменты для совместной работы.

Загрузка файлов. В карточке задачи большой набор настроек, в том числе возможность прикрепить документы.

🟢 Ставим INTRADESK один балл.

Система уведомлений. В настройках есть возможность выбрать удобный способ оповещения: через email, браузер или мобильное приложение. Типы уведомлений тоже можно настроить — например, программа отправит сообщение, если вам назначили новую задачу или дедлайн скоро закончится.

🟢 Даем один балл за многоканальную систему уведомлений.

Пользовательские поля. В INTRADESK можно создать дополнительные строки, но этот процесс оказался сложнее, чем в Mogu или GanttPRO: для этого нужно специально перейти в раздел «Настройки». Зато в сервисе 11 типов пользовательских полей — например «да / нет», список файлов и текст.

🟢 INTRADESK получает 0,5 балла, потому что добавить кастомные поля можно, но сделать это через таблицу с заявками не получится.

Инструменты для импорта данных. Список пользователей и клиентов можно перенести из таблицы Excel. Это позволит быстро создать базу при переходе в сервис. Кроме того, есть инструменты, чтобы экспортировать заявки в формат Excel.

🟢 Ставим INTRADESK один балл.

Платформа. Есть веб-версия и мобильное приложение для iOS и Android.

🟢 INTRADESK получает еще один балл.

Для полноценной коммуникации с заказчиками INTRADESK — хороший вариант, потому что в сервисе можно посмотреть воронку продаж, историю переписки и документооборот по каждому клиенту.

Стоимость: у сервиса три тарифа, в том числе бесплатный. Его хватит, если на проекте работает до трех исполнителей. Чтобы расширить команду, нужно покупать другой тариф.

Итого: у INTRADESK 6 баллов.

Многие пользователи знакомы с пакетом сервисов от Гугл, но мы решили протестировать приложение для рабочих проектов. Вот какой функционал попробовали ↓

Инструменты для планирования. Задачи можно распределять по спискам и делить на подзадачи. Это похоже на канбан-доску, но создать отдельное пространство для каждого проекта нельзя. Кроме того, нет возможности указать теги, чтобы разделить задачи и списки на категории.

У задач всего два статуса: «выполнено» и «не выполнено». Для рабочих проектов это не всегда удобно, потому что нельзя указать промежуточные этапы.

Плюс сервиса — кросс-платформенность. Если вы пользуетесь Календарем или Документами, то сможете интегрировать эти сервисы друг с другом. Например, задачу можно быстро добавить с любого устройства или в окне другого сервиса.

🟢 Даем сервису 0,5 балла за интеграцию с другими программами. Но работать над несколькими проектами неудобно, потому что не хватает отдельных досок.

Совместная работа. Чтобы работать в Гугл Задачах с командой, нужно приобрести подписку на корпоративный аккаунт Гугл Workspace. Тогда сотрудники получат дополнительные функции — например, смогут сами назначать встречи через Календарь.

🟢 Даем один балл за пакет сервисов. Можно купить одну подписку и пользоваться разными программами сразу.

Загрузка файлов. В карточки задач есть возможность добавить только текстовое описание, а для передачи документов придется использовать другие сервисы — например, Гугл Диск.

🔴 Ставим ноль баллов.

Система уведомлений. К задачам можно добавлять сроки выполнения с точным указанием времени, и приложение отправит напоминание. Преимущество сервисов Гугл Workspace заключается в том, что сообщения приходят на разные устройства — в браузер, смартфон или на планшет.

🟢 Даем Гугл Задачам один балл за мультиканальную систему уведомлений.

Пользовательские поля. В карточку можно добавить дополнительную информацию в качестве описания задачи, но настроить кастомные строки — нет.

🔴 Даем Гугл Задачам ноль баллов.

Инструменты для импорта данных. В Гугл Задачах нет возможности перенести информацию из другого сервиса. Зато можно скачать и экспортировать данные — например, электронные письма, дедлайны и статусы задач.

🟢 Сервис получает 0,5 балла.

Платформа. Это мобильное приложение, которое можно установить на iOS и Android. Веб-версии отдельно нет, она вшита в другие программы Гугл Workspace — например Почту, Календарь, Документы.

🔴 Ставим Гугл Задачам ноль баллов, потому что рабочие задачи часто нужно ставить с компьютера, а напрямую в сервисе это делать невозможно.

Стоимость: для личного пользования бесплатно. Для командной работы есть корпоративные тарифы.

Итого: у Гугл Задач 3 балла.

В диджитал-соревновании победил трекер Mogu, и именно на нем мы в итоге остановились. В сервисе можно работать с командой, ставить дедлайны, назначать исполнителей и загружать документы. А главное — получилось перенести все данные по проектам.

#сбермаркетинг #тасктрекер #тасктрекеры