Как за один год выстроить эффективную систему найма в компании
И закрыть более 800 позиций. Кейс СберМаркетинга.
Налаженная система подбора персонала позволяет компаниям быстро и эффективно находить квалифицированных кандидатов. Однако процесс создания такой структуры требует определённых усилий со стороны HR-департамента компании. Какие шаги следует предпринять, чтобы выстроить эффективную систему подбора сотрудников за один год, рассказала Евгения Муратова, руководитель отдела по привлечению и управлению опытом сотрудников СберМаркетинга.
Исходная точка и определение целей
Согласно данным мониторинга hh.ru, в 2023 году наблюдалась негативная динамика рекрутингового индекса: большую часть года рынок кадров демонстрировал дефицит соискателей. В этот период рекламный рынок находился на пути восстановления, однако на нём также ощущалась острая нехватка квалифицированных сотрудников агентского направления, сложности с наймом дистанционных работников и с системой мотивации. В этой связи перед HR-отделом СберМаркетинга встала задача построить эффективную структуру по привлечению и удержанию большого количества сотрудников в условиях ограниченных ресурсов.
Подготовка и реализация проекта
Выстраивание любой рабочей и эффективной системы требует поэтапных решений. Мы определили два главных шага, в рамках которых разворачивалась реализация проекта.
Шаг первый: анализ ситуации
Глубокий внутренний аудит помог выявить сложности:
- В цепочке управления наймом и коммуникации между заказчиками и рекрутерами. Среди них — большое количество рекрутеров в прямом подчинении у одного руководителя, сложная структура в команде подбора, как следствие, лакуны в коммуникации между заказчиками и рекрутерами.
- В блоке работы с руководителями с высокими требованиями к кандидатам. Во время интервью не всегда получается качественно презентовать вакансию и компанию. Причина — сложные профили кандидатов с избыточной детализацией и разнородные по структуре интервью, соответственно, на промо компании и позиции остаётся мало времени.
- В процессах поиска специалистов — узкий пул каналов поиска. Рекрутеры действовали в рамках единственной площадки.
Шаг второй: формирование команды, обучение, автоматизация
Формирование команды
Первым делом мы уделили внимание пересборке команд рекрутеров:
- Уменьшили количество рекрутеров в команде с 12 до 6 человек, что считается максимально допустимым значением в рамках эффективного управления проектом.
- Для каждой группы определили специализацию и назначили групхеда-эксперта, в задачи которого входит не только координация проекта и решение вопросов заказчика, но и обучение подчинённых рекрутеров.
Обучение и переподготовка
Параллельно мы разработали и запустили внутренние тренинги для рекрутеров и заказчиков.
Тренинги для рекрутеров включали два направления: переподготовку по рекрутинговой специализации и общие, где сотрудники найма учились, как находить кандидатов, как правильно коммуницировать с соискателями, презентовать бонусную систему и продавать нематериальные бенефиты, как удерживать эксперта и отрабатывать контроферы, как работать с рекомендациями, потому как 80% успеха закрытия вакансий — навык получения рекомендаций от кандидата.
Тренинги для заказчиков были необходимы для системы подбора персонала, поскольку эксперты не имели верного представления о текущем состоянии кадрового рынка и не обладали нужными навыками рекрутмента. Мы научили их, как проводить интервью, проверять компетенции кандидатов без тестовых заданий и выбирать стажёров, что впоследствии позволило закрыть большое количество стартовых позиций. Ещё одной важной задачей в рамках работы с заказчиками было внедрение регулярных встреч-статусов, где мы работали с изменениями их ожиданий по уровню вакансий в условиях общего дефицита специалистов.
Инструменты для автоматизации и оптимизации процессов
Столкнувшись с проблемой ограниченности рынка труда, мы расширили ландшафт поиска кадров: нашли подрядчиков, подключили соцсети и Telegram-каналы, а также чат-боты для работы с начальными позициями, например для бэк-офиса и IT. Внедрили в практику булевые запросы (boolean search) — техника поиска по операторам поискового движка (Google, Yandex, Bing), созданная, чтобы сузить результаты выдачи и найти наиболее релевантный ответ. Булевые запросы помогают быстрее найти нужных экспертов по заданным символам и специальным командам через поисковик определённой платформы, например на LinkedIn можно искать специалистов по навыкам (skills) или по заголовку (headline).
Также мы доработали систему отслеживания кандидатов (applicant tracking system — сокращённо ATS), сделав функции более понятными на интуитивном уровне, и собрали базу знаний в Notion, которая значительно ускорила погружение новичков в работу: благодаря ей уже через месяц рекрутеры могли вести более десяти вакансий одновременно.
Итоги
В результате усилий в условиях ограниченных ресурсов СберМаркетинг показал существенный рост — за год было закрыто более 800 позиций. Благодаря выстроенной новой системе компания:
- Наладила процессы по поиску и найму сотрудников, включающие ресёрч, составление правильных и разнообразных запросов, работу с рекомендациями, отработку возражений, презентацию и продажу вакансий.
- Оптимизировала процессы онбординга и адаптации новых сотрудников.
- Наладила внутреннюю коммуникацию между рекрутинговыми командами и заказчиками с помощью интеграции групхедов.
- Увеличила количество найденных и подходящих кандидатов на вакансии компании в два раза.
- Втрое увеличила общее количество рекрутеров по каждому из рекрутинговых направлений в рекламной сфере.