Мы — агентство бутикового типа Freud с 6-летним опытом работы в digital-коммуникациях. Входим в отраслевые рейтинги SMM-агентств Tagline и Ruward, являемся ежегодными спикерами «Сурового Питерского SMM» и преподавателями курсов на образовательных платформах Skillbox и MaEd. В этой статье мы расскажем про наши правила удаленного ведения бизнеса.
В некотором царстве, в некотором государстве внезапно наступила пандемия, карантин, самоизоляция, легкая паника, ну и вот это вот все. Но команда Freud не растерялась, покорно сложила свои ноутбуки в сумки и отправилась в плавание по рекам удаленной работы.
Секрет боевой готовности всей команды к удаленке, конечно, заключается в сфере нашей деятельности. Digital-агентство не напугать отсутствием офлайн встреч, а кто-то из сотрудников даже порадовался возможности не выходить из дома пару месяцев и спокойно работать в таком режиме. Но тем бизнесам, которые только привыкают или вообще осваивают модель работы из дома, можно посоветовать 5 самых важных правил удаленного ведения бизнеса.
1. Автоматизируйте и шаблонизируйте типовые задачи
В принципе, этот совет всем в любое время: если можно что-то шаблонизировать и автоматизировать — сделайте это.
Во-первых, это сэкономит массу времени на более приоритетные тактические и стратегические задачи.
Во-вторых, это уменьшит вероятность возникновения ошибок. Если один раз сделать работающий шаблон, то какой-либо баг уже вряд ли закрадется в хорошо выстроенную систему.
В-третьих, вся необходимая информация будет под рукой. Так проще анализировать и планировать дальнейшую работу.
2. Делегируйте постановку задач руководителям отделов
Если у вас большая компания, то руководители отделов сами прекрасно знают, что должны делать их подчиненные. Вам незачем углубляться в тактические действия, лучше сосредоточьтесь на стратегических задачах, поиске точек роста и масштабирования бизнеса. А для постановки задачи копирайтеру на написание, например, трех новых текстов для клиента есть руководитель отдела копирайтинга, который должен держать все процессы своего отдела под контролем. В конце концов, это его прямая обязанность.
Также иногда сотрудники могут сами себе ставить мелкие задачи, если у них хватает на это полномочий. Поскольку команда должна не только уметь выполнять уже поставленные таски и действовать четко по ТЗ, но и контролировать весь процесс своей работы, особенно, если руководитель из-за большого количества ASAPов сам что-то забыл.
Но помните, что вам нужно контролировать все основные моменты: вехи, дедлайны, отклонения, результат и так далее. Это не значит, что нужно постоянно вмешиваться во все процессы, но необходимо в целом понимать, как движется работа по тому или иному проекту и не перешло ли все на стадию «все очень плохо».
3. Управляйте своим временем
Научиться тайм-менеджменту — весьма полезный скилл. Но еще важнее помнить о work-life balance, то есть о временном балансе между работой и другими аспектами вашей жизни. Чтение книг, прогулки на свежем воздухе, встречи с близкими и занятие спортом (да впишите сюда все, что угодно) — это важная составляющая жизни. А работа — лишь ее часть, иногда и вовсе не занимающая центральное место в системе приоритетов.
Даже если работа для вас стоит на первом месте и вы истинный трудоголик, помните, что вы у себя один. Профессиональное выгорание может случиться в любой момент и никто от него не застрахован. Если вы будете уделять время только категории work, забыв про life, то обессилите вы гораздо быстрее, чем думаете. А весь последующий отпуск проведете за восстановлением нервной системы и эмоциональной стабильности, а на наслаждение жизнью сил уже не хватит.
В теории нет разницы между теорией и практикой. А на практике есть.
4. Включайтесь из рабочего процесса
Делегирование многим дается нелегко и часть руководителей живет с установкой: хочешь сделать что-то хорошо — сделай это сам. Но это в корне неверный подход по нескольким причинам.
Во-первых, важно давать сотрудникам возможность самим принимать решения и нести за них ответственность. Так легко понять, кто сильный и самостоятельный специалист, а кому еще нужно расти. Конечно, если вы видите, что политика невмешательства может привести к тотальной ж*пе, то вмешаться точно нужно.
Во-вторых, ошибки — это тоже важная часть опыта. А без реального опыта все люди будут просто ходячими энциклопедиями. Ошибки формируют характер, учат реагировать в соответствии с ситуацией и находить подход к разным людям. Если сотрудник не будет ошибаться, то он не будет и расти.
В-третьих, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Вы можете много раз предупредить сотрудника о чем-то, но он поверит только тогда, когда столкнется с этим сам. Да и вы не сможете оградить команду от «трудных» клиентов, неожиданных поворотов встреч и патовых ситуаций. Поэтому лучше 1 раз разобрать что-то на практике, чем много раз в теории. Например, смоделировать встречу с не самым приятным постоянным клиентом или попросить провести кейс-интервью для найма нового сотрудника.
5. Организуйте четкую систему
Разберитесь, где ставится и контролируется задача, где она обсуждается, где согласовывается промежуточный результат, а где хранятся все файлы и документы. И всегда придерживайтесь этих правил. Так и вы, и остальная команда не будете путаться, кидать в чат «Вечерние посиделки без начальства» срочные задачи и ничего нигде не потеряется.
Например, сами задачи удобно ставить и контролировать в Мегаплане, Битриксе или Trello — кому что ближе.
- Обсуждают задачи чаще всего в рабочих чатах в социальных сетях или мессенджерах: ВКонтакте, WhatsApp или Telegram. При условии, что тут просто идет обсуждение и уточнение некоторых моментов, а не скидываются важные документы и идет общение напрямую с клиентом. Кстати, для общения команды с клиентом нужны либо отдельные чаты (а то вдруг случайно скинете неподобающую гифку или выдадите inside joke), либо всю коммуникацию ведите по почте, а по мелким вопросам созванивайтесь.
- Согласовывать промежуточный результат лучше там, где ставилась задача, со ссылкой на все сопутствующие документы, картинки и прочее. Ставьте не только дедлайны, но и вехи для промежуточных результатов. Чтобы за день до сдачи проекта клиенту не выяснилось, что ни один из макетов не согласован, тексты не подходят к визуалам, а фирменные цвета вообще другие (цветовой код перепутали, с кем не бывает?).
- Файлы и документы чаще всего хранят на Google Диске, Яндекс.Диске, Dropbox или другом виртуальном облаке. Это удобно, поскольку вы видите, что происходит в документах проекта в режиме реального времени и можете совместно с коллегами вносить изменения, доступ к облачному хранилищу можно раздать неограниченному количеству пользователей, а также быстро можно этот доступ закрыть.
Если соблюдение всех этих правил кажется вам неподъемной ношей, то просто делегируйте часть задач компании, ведение SMM-проектов, например, опытному агентству.