5 цифр отдела продаж, которые собственник должен видеть каждое утро

Не 40 отчётов из CRM, а пять чисел, которые за минуту показывают, где отдел продаж теряет деньги сегодня.

Я много лет строю и настраиваю отделы продаж и вижу одну и ту же картину. В CRM есть всё: сделки, звонки, этапы, задачи. Отчётов — десятки. А собственник всё равно узнаёт о проблеме в конце месяца, когда выручка не дотянула до плана и что-то менять уже поздно.

Дело не в том, что данных мало. Их слишком много, и смотреть надо не туда. Собственнику не нужен дашборд на 40 графиков. Ему нужны пять цифр, которые каждое утро отвечают на один вопрос: где мы вчера потеряли деньги и что с этим сделать сегодня.

Ниже — эти пять цифр, как их считать и на какие пороги смотреть. Все цифры в примерах — с демо-табло выдуманной компании «Окна-Профи», 8 менеджеров, около 440 заявок в месяц.

Самая дорогая и самая незаметная утечка. Клиент позвонил, никто не взял трубку, и никто не перезвонил. Через два часа он уже говорит с конкурентом.

Как считать: входящие звонки без ответа, после которых в течение 2 часов не было исходящего на этот же номер.

В примере за месяц 23 пропущенных входящих, из них 12 — без перезвона за 2 часа. Это 52%. Двенадцать человек, которые сами хотели купить, просто ушли.

На что смотреть: доля без перезвона должна стремиться к нулю. Если больше 10% — проблема не в менеджерах, а в процессе: нет правила «пропущенный = задача на перезвон в течение 15 минут».

Почему это не видно в CRM: пропущенный звонок часто вообще не создаёт сделку. В воронке его нет, в отчётах по сделкам тоже. Он виден только в телефонии, и только если специально искать.

Заявка пришла с сайта в 10:05. Менеджер позвонил в 14:30. За четыре часа клиент оставил заявки ещё в трёх местах и уже выбирает не вас.

Как считать: время от создания сделки до первого действия менеджера (звонок, смена этапа). Смотрите медиану и долю заявок, взятых дольше часа.

На что смотреть: в большинстве ниш хорошая скорость — до 15 минут в рабочее время. Важно смотреть по каждому менеджеру отдельно: средняя по отделу обычно прячет одного-двух, кто забирает заявки и держит их полдня.

Не «конверсия из заявки в оплату», а конверсия каждого шага в следующий. Общая цифра говорит, что всё плохо. Пошаговая — где именно.

В примере: из 441 заявки в работу взяли 370 (84%), встречу назначили 158 (43%), провели 120 (76%), счёт выставили 82, оплатили 57. Самый большой провал — между «в работе» и «встреча назначена»: больше половины заявок дальше разговора не идут.

На что смотреть: сравнивайте каждый шаг с прошлым месяцем и между менеджерами. Если у одного менеджера конверсия во встречу 25%, а у остальных 45% — это не «плохой месяц», это конкретный человек и конкретный разговор, который надо послушать.

Ловушка: Битрикс24 по умолчанию показывает, сколько сделок сейчас стоит на этапе, а не сколько через него прошло. Для решения нужна вторая цифра.

Сделка на этапе «Счёт выставлен» без движения 12 дней. Без задачи, без звонка. Формально она в работе и учитывается в прогнозе. Фактически она умерла, просто никто об этом не знает.

Как считать: открытые сделки без активности дольше N дней (для коротких продаж — 3 дня, для длинных — 7–10), и сумма в них.

На что смотреть: на сумму, а не на количество. Двадцать зависших сделок на мелкие чеки и три зависшие сделки на этапе счёта — разные истории. Вторая — это деньги, которые можно вернуть одним звонком сегодня.

Не «выполнено 73%», а «по текущему темпу выйдет 94% плана, нужно 345 тысяч в день до конца месяца».

Как считать: факт выручки ÷ прошедшие рабочие дни × все рабочие дни месяца. И отдельно — сколько нужно в день, чтобы выйти на план.

На что смотреть: прогноз ниже 95% к середине месяца — сигнал менять что-то сейчас: поднять зависшие счета, перераспределить заявки, разобрать провал воронки. В конце месяца эта цифра уже ничего не даст.

У них общее: каждая цифра — это деньги, которые ещё можно вернуть, и у каждой есть понятное действие на сегодня.

Пропущенные — перезвонить. Медленная реакция — поговорить с конкретным менеджером. Провал воронки — послушать звонки на этом шаге. Зависшие сделки — поднять их сегодня. Прогноз — решить, где добирать.

Всё остальное — выручка за месяц, средний чек, количество звонков — полезно для анализа раз в неделю. Но утром собственнику нужен не анализ, а список: что сломалось вчера и что сделать сегодня.

Вариант 1 — руками. Пять отчётов в Битрикс24 плюс выгрузка из телефонии плюс таблица для прогноза. Реально, но занимает 30–40 минут в день, и через две недели это бросают.

Вариант 2 — автоматически. Мы делаем Маржай: ИИ-Комдир подключается к Битрикс24 только на чтение и каждое утро присылает в Telegram короткий доклад — эти пять цифр, что сломалось вчера и что сделать сегодня. Цифры считает код по данным CRM, а не нейросеть «на глаз».

Посмотреть, как выглядит табло на демо-данных, можно здесь: https://marzhai.com/komdir/?utm_source=vcru&utm_medium=statya&utm_campaign=5-cifr

А какие цифры вы смотрите каждое утро? Напишите в комментариях — интересно сравнить.