Как собрать полные залы через интернет

Рассказываем по пунктам, что должно быть на сайтах мероприятий. 70 примеров из практики digital-агентства WebCanape и чек-лист для организаторов.

Будем честными: если ваше мероприятие — это вечер встреч одноклассников или концерт народной самодеятельности, то делать для этого сайт как минимум странно, аудитория таких событий отлично набирается через «ВКонтакте», «Одноклассники», Instagram.

Для каких мероприятий нужен сайт:

• отраслевые конференции, выставки и форумы;
• мастер-классы и бизнес-интенсивы;
• платные вебинары;
• семинары и лекции.

В эвент-среде только и разговоров что о лендингах. Развернутая структура тут не пригодится, так как на поисковую оптимизацию просто нет времени. Здесь нужна проработанная продающая страница под рекламу и три-пять внутренних страниц с новостями, расписанием и контактами.

Заголовки, преимущества, новости должны быть максимально понятными. Пишите так, будто беседуете с другом — без штампов, формализмов и фамильярностей.

Выведите в самое начало всю нужную информацию для принятия решения. Скролят и кликают по вкладкам только сомневающиеся. Первый экран — для решительных, не заставляйте их передумать.

В этой области должны быть:

• название мероприятия и формат проведения;
• дата и город проведения;
• контакты организаторов — телефоны, раздел «Контакты» (в шапке);
• значки социальных сетей и кнопка покупки билета/регистрации.

Ниже — 12 примеров первых страниц. Посмотрите, какая информация вынесена на первый экран и как она размещена.

Раскройте суть события в двух-трёх предложениях. Сформулируйте ценность для участников. Это ваше УТП, которое будет цеплять и заставлять скролить дальше (или сразу мотивировать к покупке билета). После заголовка расскажите подробнее о событии. Лучше сделать это тезисами, но помните — дальше четвертого пункта большинство не читает.

Ниже — шесть примеров типичных ответов на вопросы «зачем» и «для кого» на сайтах мероприятий.

Повысьте ценность мероприятия для целевой аудитории:

• Покажите цифры события (сколько человек ожидается, сколько было в прошлом году, количество спикеров, докладов, участников выставки и так далее).
• Расскажите об уникальных возможностях (персональные встречи со спикерами, участие в системе лояльности, все презентации в подарок и так далее).
• Продемонстрируйте географический охват события (спикеры со всей России, пяти городов-участников, представители 30 стран в составе жюри и так далее).
• Сделайте акцент на формате проведения (например, фестиваль Tabtabus проводит выступления в формате Forest TED — на свежем воздухе без презентаций и сухих докладов, мероприятие «Эффективное производство» — промышленный марафон, то есть это серия выступлений экспертов в разных городах России).
• Озвучьте те эмоции и навыки, которые получат участники в ходе мероприятия.

Ниже шесть примеров оформления блока с преимуществами.

Планируете больше пяти выступлений или тренинг со спикером, который рассчитан на весь день, — дайте анонс программы в блоке на главной и добавьте кнопку с переходом на внутренний раздел, где вы разместите подробное описание.

Ещё пять примеров ниже.

Громкие имена обычно убеждают лучше других слов. Выложите фотографии и сопроводите их описаниями. Подробные биографии здесь не нужны. Ваша задача — показать ценность спикеров, экспертов, модераторов для участников мероприятия.

Приводим пять примеров таких решений.

Интересный ход — дать выступающему представить самого себя. Прямая речь позволяет лучше «увидеть» каждого спикера и убедиться в его реальности. Если выступающих много и текст под фото смотрится громоздко, уберите описание под ссылку. Не нужно размещать много текста на главной странице. Для развернутых тезисов выступлений выделите соответствующий раздел.

Еще один способ познакомить аудиторию со спикерами — перечислить кратко их компетенции и достижения. Дополните описания цифрами: сколько лет спикер работает в своей сфере, чем он известен, в чем заключается его успех, где и сколько выступлений он провел.

Если вы проводите большую выставку или конференцию с несколькими секциями, сделайте карту места проведения.

• Обозначьте зоны и экспертов, которые будут выступать в разных залах.
• Покажите логотипами и условными обозначениями, где будут размещены стенды компаний.
• Если место проведения имеет несколько входов, то на сайте или в разделе контактов добавьте схему входа в зону регистрации.

Даже есть событие не требует детализации, укажите, как добраться до места проведения.

Приведем пять примеров оформления карты мероприятия.

Все платные офлайн-мероприятия, где участвует более 20-30 человек, имеют разбивку билетов по стоимости. С чем это связано:

• ограничения по посадке в зале;
• увеличение стоимости за счет дополнительных опций (питание, размещение, спецвозможности — закрытая часть, дополнительные раздаточные материалы);
• уровень комфорта для участника (например, посадка за отдельный стол);
• снижение стоимости при выполнении определенных условий (при регистрации командой, при дополнительном спонсорском участии и так далее).

Если вам нужно отобразить разные типы билетов с опциями, то разместите их в виде сравнительной таблицы.

Ниже — четыре примера таких решений.

Если мероприятия проводятся регулярно, расскажите новым участникам, что интересного было в прошлом году. Разместите фотографии, видеозаписи и отзывы.

Если вы проводите мастер-класс или семинар впервые, попросите спикера прислать отзывы о его выступлениях на других событиях.

Задача всех перечисленных выше блоков — привести покупателя к заказу. Если процесс продажи не требует консультаций, то добавьте на сайт систему оплаты билетов.

• Продажи и регистрации происходят без участия специалиста.
• У вас формируются базы участников.
• Легко настраиваются формы, которые можно встроить в сайт и в социальные сети («ВКонтакте», Facebook и так далее).
• Можно добавить поле для промокодов.

• Платежные интеграторы работают за процент с ваших продаж, в озвученном выше сервисе Timepad он составляет 7-9%.
• Полученные средства вам потребуется вывести со счета платежного интегратора.
• Самостоятельная настройка страницы и формы мероприятия займет два-шесть часов.

Например, для сайта форума LevelUP мы использовали сервис Ticket for Event, для промышленного марафона «Эффективное производство» и мероприятий под брендом Tabtabus — сервис Timepad.

После оплаты через сервис посетителю приходит электронный билет со штрихкодом.

• На выдаче бейджей билет можно показать на мобильном устройстве или в распечатанном виде.
• Штрихкоды сканируются через бесплатное мобильное приложение на регистрации.
• По итогу мероприятия вы получаете из сервиса по продаже билетов данные о количестве пришедших посетителей (далее — можете сделать на них рассылку или обзвонить с определенными предложениями).

Если процесс покупки билета требует консультаций, то подключайте к работе специалиста отдела продаж. Но вначале продумайте, что произойдет после клика на кнопку «Уточнить цены» или «Запросить программу».

Например, можно настроить автоматическую отправку письма с презентацией и ценами после заполнения формы. Или отправку ссылок на видеозаписи прошлого мероприятия в ожидании звонка от консультанта. Или появление календаря с удобным выбором даты для Skype-созвона.

Обязательно наладьте интеграцию сайта с CRM-системой, где будут фиксироваться контакты и запросы клиентов. Чем это будет полезно:

• сотрудник сможет добавить в систему все договоренности;
• в CRM будут зафиксированы все каналы продаж и данные по конверсиям;
• сформируется выгружаемая база тех, кто приобрел услугу, и тех, кто еще раздумывает (по первым можно делать рассылки, по вторым — настроить «догоняющую рекламу»);
• вы сможете ставить напоминания по задачам (позвонить, написать, встретиться и так далее);
• по запросу можно сформировать договор, счета и акты на участие в мероприятии.

Приведем в пример виды форм, с которых данные поступали в CRM-систему.

Редкое мероприятие обойдется без спонсоров, партнеров и СМИ. «Вес» компаний и изданий, которые вас поддержали, может стать дополнительным стимулом к покупке билетов.

В конце сайта обязательно добавьте ссылки на соцсети, сайты мероприятия прошлых лет, контактную информацию. Особенно это актуально для классических лендингов (без внутренних информационных разделов).

Хороший показатель — когда человек, посмотрев сайт или описание, делится им с друзьями, чтобы показать необычный сервис или описание «зацепившей» фишки. Но в погоне за сложными эффектами не забывайте три определяющих момента: бюджет вашего мероприятия, срок реализации и портрет аудитории.

В нашей практике был пример относительно недорогого и позитивного маркетинга за счет интеграции на сайт сервиса для генерации аватарок. Участники создавали аватары на сайте и размещали их в соцсетях. Таким образом, увеличивался охват аудитории в регионе и повышалась узнаваемость события.

После успешного опыта внедрения сервиса мы сделали его бесплатным для организаторов мероприятия. Попробовать создать свои аватары и добавить код программы на свой сайт можно здесь: avatar.web-canape.ru.

Еще один пример интересного решения — это использование в дизайне коллажей. Но сразу скажем, что такое решение зависит от тематики мероприятия. Для летнего ИТ-фестиваля оно было подходящим.

• Продающая страница оформлена с учетом фирменного стиля мероприятия.
• Сайт корректно отображается на всех устройствах.
• На первом экране — самое важное: название, формат, дата и город проведения, на кого рассчитано, контакты организаторов (в шапке), кнопка покупки билета.
• В двух-трех предложениях изложена ценность события для аудитории, отдельно приведено развернутое описание.
• Есть расписание мероприятия с указанием времени, дней, залов, спикеров.
• Указана целевая аудитория мероприятия и приведены его преимущества.
• Описаны компетенции спикеров, модераторов и экспертов.
• Есть карта мероприятия и описание того, как добраться до места проведения.
• Если мероприятие ежегодное, то на сайте размещены отзывы, фотографии, видео с прошлого года.
• Если продается несколько категорий билетов, то они представлены в сравнительной таблице.
• Если процесс покупки билета не требует консультации, то на сайте подключены сервисы онлайн-оплаты, если требует — то есть форма обратной связи с настроенным автоответом.
• Все данные о покупках и конверсиях попадают в CRM-систему.
• Есть блок с логотипами партнеров, организаторов, СМИ.
• На сайте даны ссылки на группы мероприятия в соцсетях, есть адрес электронной почты и телефон для связи с организаторами.

Соблюдая все эти рекомендации, вы сможете создать для своего мероприятия сайт, с которого не уйдут без билета (при условии, что реклама настроена грамотно, а на вопросы отвечают своевременно). Дальше можно приступать к самому интересному: запускать рекламу, развивать активность в соцсетях, делать почтовую рассылки, проводить PR-активности.

В нашем блоге есть кейсы по продвижению, рекламе, SMM для мероприятий с подробным описанием стратегий, кампаний и прочих работ по привлечению аудитории:

• Конкурс для стартапов фонда «Сколково» и ГК «Росатом».
• История о том, как мы продали 500 билетов за 2 месяца на LevelUP Forum.
• Стратегия по сбору аудитории на бизнес-форум за границей.
• SMM и таргет-реклама для фестиваля Tabtabus — продаем билеты через соцсети.

Материалы настолько подробные, что хоть бери и делай.

Не рискуйте в спешке успехом целого проекта. Вот основные моменты, которые мы рекомендуем продумать до и после организации мероприятия.

• Регулярно проверяйте почту, соцсети и мессенджеры, которые вы выделили для своего мероприятия, и отвечайте на запросы. Хороший тон — реагировать в течение часа. После того, как конференция или форум закончились, можно отвечать пореже (в течение дня), но делать это все равно нужно.
• Не лишним будет подключить онлайн-чат для быстрых ответов на вопросы. Конечно, упорный посетитель может и в группе «ВКонтакте» спросить о том, что интересно, но для этого он уйдет с сайта, нет гарантий, что вернется.
• Детально продумайте схемы взаимодействия пользователя с сайтом — что будет после того, как он запросит программу или оплатит билет, какие вопросы могут возникнуть. Учитывайте возраст целевой аудитории.
• Продумайте «фишки» для сайта («Всем зарегистрировавшимся участникам — в подарок PDF-книга спикера», «Поддержите фестиваль — установите аватарку через специальный сервис на сайте»). Не забудьте протестировать их среди знакомых — понятна ли механика работы, насколько интересно предложение.
• После проведения мероприятия сделайте на сайте блоки «Как это было», «Фотоотчет», «Отзывы участников» и «Купить видео» — покажите участникам и тем, кто по каким-то причинам не попал на событие, что оно стоило внимания.

Есть чем дополнить наш список? Напишите в комментариях.