IDRF'2020: как прошла самая масштабная конференция по онлайн-ритейлу. Часть 1

В пятницу мы провели международный форум по онлайн-ритейлу, над которым работало больше 100 человек — 30 экспертов 24TTL, 20 сотрудников режиссерской студии, 20 модераторов, 22 комментатора и 61 спикер. Форум собрал 7000 участников, из них 2000 компаний, стримы конференции посмотрели 12 тысяч раз, а лайв-трансляцию в VK — 250 тысяч. Рассказываем, как всё прошло.

В прошлом году International Digital Retail Forum (IDRF) проходил офлайн, но в этом году всеобщий карантин поменял планы всем. Мы также столкнулись с выбором — переносить конференцию на осень или перемещаться в онлайн. В итоге поставили себе челлендж и за месяц подготовили полномасштабную конференцию на семь тысяч участников. Оказалось, что организация большого онлайн-мероприятия не менее трудозатратна, чем офлайн-ивентов, и по расходам сопоставима с ними.

Онлайн-формат конференции позволил сделать ее масштабнее — увеличить количество участников в семь раз и пригласить зарубежных экспертов, которые не могли присутствовать лично. У нас был спикеры из США, Нидерландов, Италии и Польши, а российский рынок представляли ведущие компании онлайн-ритейла и международные маркетплейсы — Яндекс.Маркет, Wildberries, Ozon, eBay, Goods, AliExpress, Lamoda, СДЭК, Вкусвилл и другие.

Главной повесткой мероприятия стала трансформация и развитие онлайн-ритейла в текущей парадигме. Мы дискутировали и делились опытом, как пережить новые вызовы рынка, какие стратегии помогут развиваться дальше и какие инструменты позволят повысить продажи.

IDRF'2020 состояла из пяти стримов — основной панельной дискуссии, стартап-шоу и специализированных потоков: брендам, ритейлерам, мерчантам. Еще мы провели ежегодную премию E-retail Tech Awards из 9 номинаций и конкурс стартапов, презентовали ассоциацию АТКР и профильную школу. На протяжении всего дня можно было пообщаться со спикерами в zoom-переговорных или поболтать с другими участниками в zoom-курилке.

Вечером стартовало afterparty. Мы организовали пять онлайн-баров, в которых участников ждали харизматичные амбассадоры алкогольного партнера. Они вовлекали в интересные беседы, учили готовить коктейли и травили байки. В первый вечер онлайн-бары собрали 1100 человек, и люди до сих пор в них заглядывают. VIP-гостям мы заранее отправили подарочные алкогольные наборы и получили отдельный респект.

Сложнее всего было найти подходящую платформу, которая позволяла провести не просто вебинар на тысячу участников, а многопотоковые живые трансляции. Мы выбрали российскую кастомизированную платформу Zeen — нового участника рынка онлайн-ивентов от Eventum Premo и Toola. О том, как выбирали, рассказывали в статье о подготовке конференции.

Над организацией работала большая команда под руководством режиссера. Перейдя в онлайн, мы попали на территорию ТВ-формата, для которого действуют иные правила, чем для обычных вебинаров. Тяжело наблюдать «говорящую голову» восемь часов подряд, поэтому на каждом стриме работал помощник режиссера. Он в режиме реального времени переключал картинку между спикером и презентацией и следил, чтобы контент был постоянно виден. А между выступлениями вставлял ролики, рекламу и заставки, чтобы разнообразить эфир. Чтобы сделать конференцию живой и динамичной, мы создали тонну брендированного контента — заставки, плашки, перебивки, видео и многое другое.

Отдельно разработали инструкции и памятки для спикеров, комментаторов, модераторов и стартапов, в которых советовали, как готовиться и выступать. Еще каждому спикеру из России мы отправляли набор — HD-камеру, световое кольцо и брендированный роллап для фона. Однако, по понятным причинам, логистические компании работают с перебоями, поэтому часть посылок за 10 дней так и не успела доехать.

Для каждого спикера была выделена команда из четырех человек — модератор, комментатор, помощник режиссера и представитель 24TTL. Кроме этого, мы проводили три организационных контакта. Сначала проверяли, насколько доклад и презентация соответствуют заявленной теме и общей повестке, затем смотрели откорректированные материалы, а в конце репетировали со студией.

Эксперты-комментаторы тоже прошли краткое обучение. Во время стрима они аккумулировали вопросы, поясняли в чате специфические термины и добавляли ссылки на материалы, про которые рассказывал спикер. Чтобы сделать контент спикеров максимально полезным, а выступления — интересными, мы пригласили специализированное бюро «Глагол».

Мы ввели в IDRF необычный элемент, который присущ только офлайн-ивентам — организацию обеда. Для этого нашли партнера — foodtech-компанию Додо-пицца. У них самое широкое покрытие по России, поэтому мы смогли угостить всех владельцев билетов уровня «стандарт» и «бизнес». Чтобы получить бизнес-ланч, надо было ввести промокод, как при обычном заказе.

Некоторые моменты стали для нас откровением. К примеру, панельная дискуссия. Обычно это живой формат, в котором участники общаются по наболевшим вопросам. Но в онлайне всё было не так. Ведь спикеры не могли перебивать друг друга и добавлять замечания, а только высказывать мнение во время собственного эфира. Из-за этих ограничений вообще нет смысла держать в эфире всех экспертов одновременно, ведь выступить вне очереди они не могут.

Еще одна сложность — плохое соединение. Мы заранее тестировали качество трансляции и договорились, что спикеры подключатся по кабелю, но в итоге у трети участников наблюдались обрывы связи и помехи. Из-за этого пару выступлений сдвинули по времени, а разрывы прикрывала режиссерская команда, вставляя ролики и заставки.

Мы не учли, что для части аудитории онлайн-формат вызовет затруднения и неожиданные вопросы. Мы включили трансляцию на два часа раньше первого выступления. В это время крутили развлекательный контент от партнеров — мультфильмы и онлайн-разминку от Adidas, чтобы занять участников и поднять настроение. Однако некоторые слушатели не оценили задумку, решив, что это и есть основная трансляция. Мы получили несколько негативных вопросов по этому поводу. В следующий раз мы анонсируем и пред-трансляцию тоже, чтобы не вызвать недоумения.

Нас удивило, что не так много участников воспользовались zoom-переговорными. Возможно, это связано с тем, что большинство не были готовы общаться по видеосвязи, находясь дома. В переговорных было два этапа доступа: на первом можно было просто наблюдать, а на втором — общаться без подключения камеры. Однако мы не объяснили это зрителям.

Еще у нас с трудом справились сотрудники на телефоне, потому что на номер офиса поступило почти 150 звонков с вопросами, как зарегистрироваться и войти. Мы не ожидали такого потока. Хорошо, что был чат поддержки, куда мы перенаправили часть обращений. Для следующих мероприятий организуем еще и колл-центр для саппорта.

Неожиданным приятным открытием стали live-трансляции во Вконтакте. Мы провели пару лайвов во время конференции, затратив примерно десять тысяч на рекламу в ВК. А получили больше 250 тысяч просмотров, причем в моменте было 100 тысяч зрителей. Для других мероприятий мы расширим live и на другие соцсети. В целом количество просмотров превзошли ожидания. Наш KPI — 10 тысяч просмотров до 31 мая — уже выполнен, потому что доклады посмотрели больше 12 тысяч раз.

В целом мы довольны проведенной конференцией, потому что получили мощный положительный фидбек от многих участников. В следующей части подробно расскажем, о чем говорили спикеры. Контент IDRF на сайте конференции будет доступен до 31 мая. На этой неделе мы выпустим спецбилеты для тех, кто захочет посмотреть в записи.

Организатор — 24TTL, со-организатор — Publicis Groupe.

Партнеры — Aplaut, Hatch, Hearst Shkulev Media, iConText, Progoolka, RBK.money, Альпина Паблишер, Глагол, Додо-пицца, СДЭК, Adidas, Союзмультфильм.

Инфопартнеры — Lenta.ru, Retail.ru, Adindex, New-Retail, ICT.Moscow, Market Media, Fashion Network, Retail&Loyalty, E-pepper, Jobsora, CRE, b2basket, MBM Mos.ru, Экспресс-новости, Reg.ru, World Fashion Channel, MPGO.

Отдельное спасибо членам жюри конкурса стартапов — венчурному фонду the Untitled, акселератору ФРИИ и компаниям Яндекс, Сбербанк, МегаФон, АДВ — за помощь и участие в питч-сессии.