Как подготовиться к переговорам? Поэтапно.

Знаю, многих пугает в белом ВЭД не столько сам процесс, сколько его старт. Особенно первая встреча с китайскими партнерами, когда кажется, что любое слово выдаст в тебе волнение. В статье подробно разберу этапы подготовки, чтобы избежать самосаботажа.

📂Соберите всю доступную информацию: кто владельцы, какие обороты, структура, история работы, сильные и слабые стороны, спорные моменты.
👉Если есть предыдущие заказы, зафиксируйте условия поставки, оплаты, частоту заказов, объем и динамику. Лучше всего оформить это в таблицу, чтобы видеть общую картину и не упустить детали.

Обязательно уточните, кто будет присутствовать на встрече. Это важно не только для понимания структуры переговоров, но и для этикета.

🎁Если встреча проходит в Китае, заранее подготовьте небольшие подарки, по одному для каждого участника. Для крупных переговоров можно разделить: символический подарок ведущим и общий для команды.

⚙Разберитесь, что будете обсуждать на переговорах.

Постоянные условия:– сам товар

Переменные:
– условия поставки и оплаты;
– размер предоплаты или депозита;
– объем и частота заказов;
– срок производства;
– даты, когда размещаем заказ и когда фабрика берет его в работу;
– форма расчета (через торговый дом, безнал, наличные);
– все возможные варианты долгосрочного сотрудничества;
– возможность возмещения НДС;
– материалы и особенности производства;
– количество SKU и единиц по каждой позиции (включая цвета, если они различаются).

После определения всех переменных, определите границы.

💬 По каждому параметру нужно понять две вещи:— максимально желаемые условия (идеальный вариант, к которому стремимся);— максимально возможный откат (граница, за которой договор становится невыгодным).

⚖Вторая граница - ключевая. Она помогает не распыляться, не соглашаться из страха потерять сделку и вовремя понять, что дальше нужно просто встать и уйти.Когда эти рамки зафиксированы, становится ясно, где вы сможете проявить гибкость.

📎Примеры компромиссов:— мы можем позволить себе покупать по 100 ₽ вместо 90 ₽, если получаем отсрочку оплаты на 90 дней;— можем внести любую предоплату, если срок производства не превышает 15 дней.

Запишите все, что не является константой.

📌 Не бойтесь просить то, что вам действительно нужно

Ещё частая ошибка предпринимателей на переговорах: они заранее ставят себе ограничения и даже не озвучивают своих реальных потребностей.Недавно клиентка спросила меня:”А как я скажу поставщику, что мне нужно начать обсуждать эти условия?”

Ответ: прямо.

👉Если вы не обозначите, чего хотите, поставщик никогда не догадается. Иногда компании просят скидку, хотя на самом деле им нужно совсем другое, например, сократить срок производства или получить отсрочку оплаты.

☝ Да, бывает, что срок производства нельзя уменьшить из-за технологического процесса. Но часто он связан с очередностью заказов. И вот здесь как раз можно включить переговорные рычаги.

🖥 К примеру, один из наших клиентов столкнулся с тем, что фабрика не могла запустить заказ вовремя из-за загрузки. Мы предложили решение: клиент внёс небольшую предоплату (5-10%), чтобы заказ висел у поставщика в резерве. Как только у фабрики появлялось свободное окно, заказ запускался в производство.

Дополнительно договорились о поддержании складского остатка, фабрика держала часть продукции под клиента, а тот постепенно выкупал её.
📈 Результат: клиент получал стабильные сроки и доступ к нужным позициям без простоев, а фабрика - предсказуемую загрузку и денежный поток.

Вывод: Выделите то, чего вы хотите достичь по всем пунктам и то, чего вы не хотите и не допустите. Не бойтесь искать гибкие решения и проговаривать свои реальные интересы. Часто именно они становятся основой для долгосрочного партнёрства.

Переговоры без цифр - это пустой разговор.

📈Покажите партнеру, что вы понимаете рынок и свое место в нем.

📊 Скажем, вы продаете товары для дома (пусть это будут швабры на маркетплейсах), определите:
— на каких площадках вы работаете (одна или несколько);
— какой объем рынка занимает категория;
— каковы основные тренды и игроки.

🔹 Если вы работаете на маркетплейсах, делаете аналитику по конкретной площадке: Wildberries, Ozon, 1688, не важно.Включите в презентацию данные по:
– объему рынка;
– топ-5 или топ-10 продавцов;
– доле вашей компании в категории.

🔹 Если работаете в опте, покажите аналитику по компаниям-конкурентам, структуру рынка и ваш процент в ней.

💡 Важно показать динамику развития, стратегию вашей компании на ближайшие годы.
📅 Для этого возьмите конкретный временной сегмент (год, три года, пять лет, в зависимости от цели переговоров).

– Если цель краткосрочная, используйте показатели, влияющие здесь и сейчас: рост, оборачиваемость, сезонные пики.
– Если переговоры о долгосрочном партнерстве, показывайте устойчивую динамику: рост продаж за последние 2–3 года, факторы успеха, шаги по развитию.

Если видите, что динамика продаж за 5 лет хуже, чем за 2 года - удалите динамику продаж за 5 лет.

💬Были сложности? Не скрывайте, покажите, как вы из этого выходили (или выходите сейчас), с помощью каких факторов, что исправлено и какие есть результаты.

Так партнер увидит, как управляемый, устойчивый бизнес, который понимает причины своих успехов и неудач.

Когда все это собрано: цифры, аналитика, переменные, история сотрудничества, подготовьте презентацию.

🖥 Презентация.В ней покажите:– бизнес-модель,– структуру работы,– ключевые процессы,– и самое главное, что именно мы хотим обсудить на переговорах.

Эта презентация должна не просто выглядеть убедительно, а отражать ваш реальный подход и цели.

⚡Самая частая ошибка предпринимателей: идти договариваться, не понимая, чего они хотят.Не зная, где собственные границы, что нормально, а что - повод закончить обсуждение.🧭 По итогу можно провести идеальные переговоры, получить фантастический результат, а потом осознать, что это вообще не то, ради чего вы участвовали в обсуждении.

🌍 Рекомендация: изучите прежде всего себя, тогда не придется угадывать, что думает другая сторона.

Пройдитесь по вопросам:– чего я действительно хочу достичь?– с чем я точно не готов мириться?– какой результат для меня будет успехом?

🤷Когда вы озвучите ответы, переговоры перестанут быть лотереей и превратятся в инструмент.

👉За актуальными новостями ВЭД приглашаю к себе в тг-канал.

🫶Записи вебинаров всегда оставляю в группе ВК и на YouTube.