«Больше денег не дадим. Уменьшите свои хотелки!» Как айтишникам выбить нужный ИТ-бюджет у руководства?
Во многих компаниях айтишники считают руководителей жадными: начальство не дает увеличивать бюджет и на любые запросы технарей отвечает: «У нас нет денег, уменьшите свои хотелки». Экономия на айтишке — распространенная история, и большинство руководителей воспринимает ИТ-отдел как черную дыру, которая засасывает деньги и время из компании.
Почему так происходит? Что нужно учесть при формировании ИТ-бюджета и как убедить начальство в выгоде инвестиций в технологии?
Почему руководители не дают денег айтишникам?
Классический IT-бюджет формируется на основе ретроданных:
- Берут среднее значение за определенный предыдущий период, например, за три прошедших года. Считают, сколько было потрачено на оборудование, программное обеспечение и, исходя из этих показаний, ставят свои данные в бюджет.
- Если IT-отдел хочет развиваться (например, увеличить штат айтишников), то на основе ретроданных считают, сколько нужно дополнительно закупить оборудования, насколько будет инвестпрограмма больше, чем в предыдущие годы.
После предоставления рассчитанного бюджета руководству IT-директор должен его защитить: донести до начальства простым языком, почему те или иные цифры стоят в бюджете. И, очень часто, если инвестпрограмма больше, чем в предыдущие годы, то руководство отправляет бюджет на доработку, требуя от айтишников его оптимизировать.
Несогласие руководства с увеличением IT-бюджета можно объяснить тремя причинами.
1. Руководитель не считает IT-отдел важным звеном компании
Если углубиться в скучную бухгалтерию, то во многих компаниях расходы на айтишников относятся к прочим расходам — затратам, не связанным с основной деятельностью организации.
Например, есть крупная компания, которая производит электроэнергию и продает ее оптом. Ключевые компетенции организации — трансформация теплоэнергии в электроэнергию и реализация последней. Прибыль компании зависит от количества проданных мегаватт энергии. И начальнику такой компании непонятно: при чем тут айтишники и зачем компании вообще нужно вкладываться в какие-то технологии?
Руководитель это поймет в том случае, если произойдет сбой ПО и работа компании встанет. Убытки от часа простоя такой организации или одного ее подразделения могут исчисляться миллионами. Например, если произойдет зависание порта в каком-то хабе, то может полететь 1С, с которой работает бухгалтерия, или сбиться работа АСУ ТП, которая обеспечивает автоматизацию технологических процессов. В такой ситуации все начнут паниковать, бегать с выпученными от ужаса глазами. И, как всегда, крайними окажутся айтишники.
2. Руководитель не понимает выгоды новых инвестиций
Руководители не готовы тратиться на то, что, возможно, принесет эффект в долгосрочной перспективе. Например, если речь идет о внедрении технологий, то закупить оборудование нужно сейчас, а результат они получат в лучшем случае через полгода.
Если же самый сильный аргумент технарей — феерические идеи, не подтвержденные цифрами и фактами, то не стоит удивляться, что руководители против увеличения бюджета.
3. Руководитель боится провала
Если посмотреть на пирамиду потребностей человека, разработанную американским психологом Абрахамом Маслоу, то можно увидеть, что на первом месте стоят физиологические потребности, а на втором — потребность в защищенности и безопасности.
Руководитель — обычный человек, поэтому пирамида Маслоу применима и к нему. Физиологические потребности — это как раз про деньги, прибыль компании. Чтобы купить еду, воду, одежду, жилье, человеку нужны деньги.
Экзистенциальные потребности (защищенность, безопасность) — это необходимость быть уверенным в завтрашнем дне. Любой руководитель боится, что его компания прогорит, поэтому безопасность бизнеса — важная для него потребность.
В современных реалиях глубокие технические знания — не единственное требование к ИТ-руководителю. Он должен обладать развитыми коммуникативными навыками, способностью четко излагать мысли и убеждать. Если должность ИТ-директора занимает интроверт (замкнутый айтишник, которому комфортно только наедине с самим собой и своими железками), то вряд ли он сможет продуктивно взаимодействовать с руководителем и, тем более, убедить его в безопасности и эффективности проекта.
Один из способов убедить руководителя в своей правоте — использовать жесты уверенности, которые воздействуют на подсознание собеседника и заставляют его вам верить. Согласно исследованиям известного психолога Альберта Мехрабиана, жесты и мимика человека составляют 55% общения.
7 обоснований IT-бюджета, которые прокатят
Чтобы не доказывать с пеной у рта свою правоту руководителю, нужно предоставить ему такие обоснования IT-бюджета, которые основаны на фактах, точных цифрах и расчетах, а также воздействуют на важные для него потребности — деньги, безопасность, престиж компании.
1. Проект выгоден с позиции «стоимость денег»
Стоимость денег — это экономическая концепция, которая утверждает, что сегодня деньги имеют большую ценность, чем завтра, при одинаковой сумме. Например, компания сегодня продает какой-то товар за 100 рублей. Если покупателю дается отсрочка месяц, то товар уже будет стоить 103 рубля. 3 рубля — стоимость 100 рублей за месяц.
Стоимость денег нужно учитывать при формировании и защите IT-бюджета. Например, вам нужно выбить из начальства деньги на коробку, которая стоит 10 млн рублей, а средний срок ее службы — 10 лет. Приобрести коробку можно двумя способами: сделать разовую закупку (заплатить все деньги сразу) или взять ее по подписке (арендовать коробку на 10 лет и растянуть ее стоимость + проценты на этот срок). С точки зрения финансиста, техника по подписке — это операционная аренда оборудования.
Перед тем как предлагать начальству тот или иной вариант закупки оборудования, просчитайте насколько это выгодно с позиции «стоимость денег». Оптимальная стоимость денег (стоимость отсрочки) для компании — не более 15% годовых. Если при аренде она выходит дороже, то гораздо выгоднее сделать разовую закупку оборудования.
Проще говоря, если при разовой закупке коробка стоит 10 млн рублей, то при сроке службы 10 лет — это 1 млн рублей в год. При стоимости денег 15% — это 1 150 000 рублей в год. Если сумма выходит больше, то аренда невыгодна.
В некоторых случаях можно принять решение в пользу операционной аренды, даже если стоимость денег больше 15%. Например, если вендор предоставляет дополнительные услуги: техническую поддержку, профилактический ремонт.
На основе таких расчетов IT-отделу и нужно формировать и защищать свой бюджет. Это все просто делается и через финансистов доказывается. Айтишники же в большинстве случаев стоимость денег не учитывают и отталкиваются от таких показателей как количество пользователей, количество обслуживающего персонала. Более того, многие вендоры, которые предоставляют оборудование в аренду, оперируют такими же параметрами.
Файл с формулами расчета выгоды от отсрочки, аренды и покупки можно скачать тут. Комментарии как им пользоваться есть внутри.
2. Экономия времени айтишников = прибыль компании
Когда айтишники закладывают в бюджет затраты на покупку нового оборудования, то они часто аргументируют это так: «Купите нам новую железку, и Вася сможет выполнять поставленные задачи не за 10 часов, а за 10 минут».
С точки зрения руководителя, удобство айтишника — это не аргумент. Уменьшение нагрузки на Васю/Петю/Ваню не принесет прибыли компании. Когда к руководителю приходят с таким предложением, то у него возникает два вопроса:
- Если мы сохраняем штат, но уменьшаем нагрузку на Васю, то чем он будет заниматься в оставшееся рабочее время?
- Какие выгоды получит компания от того, что у Васи будет больше свободного времени?
Надежные аргументы:
- Вася сможет заниматься задачами, для решения которых компания планировала нанимать нового сотрудника.
- Вася будет заниматься другими направлениями, которые позволят компании развиваться. Такой аргумент сработает, если будет обосновано сколько денег принесет это развитие.
- Если мы купим эту железку, то сможем увеличить штат компании на 100 человек, не увеличивая при этом число айтишников.
3. Старое железо — убытки для компании
Необходимость планового апгрейда понимают далеко не все руководители, и многие из них придерживаются позиции: «Не трогай железо, пока работает».
Аргументы, которые сработают:
- На компенсацию недостающей функциональности, заплатки для ускорения уходит столько-то денег.
- Если произойдет сбой, то дебажить будем долго, а время — деньги.
- Нет сервисов, мало специалистов, чтобы чинить устаревшее железо. Есть уникальные специалисты, но их услуги стоят дорого.
- Продать устаревшее оборудование можно, но чем позже это произойдет, тем ниже будет его остаточная стоимость.
4. Топовые игрушки — это престижно
Престиж (уважение, высокий статус) занимает в пирамиде Маслоу четвертую ступеньку, но для большинства руководителей он не менее важен чем деньги. Например, во многих компаниях устанавливается дорогущие решения Avaya только потому, что это круто и престижно. Руководители готовы тратить большие деньги, чтобы подчеркнуть успешность своей компании, повысить свой авторитет в глазах окружающих.
5. Проект выгоден для других отделов компании
Во многих компаниях каждый отдел ставит себя на пьедестал, считает себя выше других отделов. Продажники — мы здесь самые крутые, логисты — мы здесь самые молодцы, айтишники — мы здесь самые умные. Из-за этого возникает тяни-толкай, когда каждый отдел пытается выбить из компании как можно больше денег. Хотя понятно, что все отделы взаимосвязаны и друг без друга работать не могут.
Например, продажники получат классные инструменты аналитики, логисты смогут оперативнее распределять задачи между исполнителями, бухгалтеры будут быстрее составлять проводки бухгалтерского учета.
6. Автоматизация рабочих процессов
Заменить людей роботом — не очень «человечный» аргумент по отношению к другим сотрудникам компании, но при выбивании бюджета у начальства он работает. Автоматизация рабочих процессов генерирует добавленную стоимость: внедрение технологий позволяет сократить штат, поэтому расходы на зарплату становятся меньше, а прибыль компании растет. И даже если стоимость робота будет = зарплате уволенных сотрудников, то для руководства это все равно выгодно, так как коробка не болеет и не ходит в отпуск.
7. Простои стоят дорого
Например, есть склады, оборудованные Wi-Fi. Там сотни, а то и тысячи потребителей. И если Wi-Fi падает, то работа замирает, потому что учетки нет. Сотрудники не могут найти, что им нужно, так как через сетку передается положение товара.
Как в такой ситуации обосновать необходимость приобретения более эффективного WiFi оборудования? Нужно предоставить руководителю конкретные цифры и расчеты. Например, обоснование может быть таким:
- В прошлом месяце на текущей сетке было 3 часа простоев, что стоило компании 100 тыс. рублей.
- Мы предлагаем купить надежное решение, которое гарантирует отсутствие простоев.
- Новое решение стоит 150 тыс. рублей, работает оно как минимум 12 месяцев, поэтому компания останется в плюсе.
Где взять стоимость простоев? Обратитесь к финансистам компании, они всегда помогут.
Отсутствие коммуникации между айтишниками и финансистами — одна из причин, почему айтишники слышат от руководства: «У нас нет денег на развитие». Финансисты разбираются в анализе данных, прогнозировании прибыли и убытков гораздо лучше, чем айтишники. Они помогут не только посчитать простои, но также определить «стоимость денег», гипотетический объем прибыли — сколько денег получит компания, если внедрит новые технологии.
IT-бюджет, составленный с помощью сотрудников отдела финансов, имеет гораздо больше шансов на утверждение, чем бюджет, составленный технарями самостоятельно.
Делаю ИТ-решения для производственных компаний, и пишу про НЕ технические проблемы айтишных руководителей.
Все хорошо написано, все правильно, да..
Но проблема в том, что руководитель тоже не пальцем деланный и дело с айтишниками имеет давно, поэтому на это:
"Мы предлагаем купить надежное решение, которое гарантирует отсутствие простоев."
он ответит, что вы мне, мля, в прошлый раз говорили то же самое, однако все отваливалось и потребовалось ещё дофига бабла, чтобы допилить это решение до рабочего варианта.
Поэтому интереснее почитать про защиту бюджета с контраргументами сторон.
Я вот честно не понимаю, почему айтишникам надо вечно всем, что-то доказывать?
За каждую потраченную копейку трястись. Нет денег, нет развития, нет развития нет стабильной работы, стабильной защиты.
нет денег на минимальный ИТ бюджет - банкроттесь
другого аргумента не может быть
все официально фиксировать служебными записками. не хотят регистрировать внутри компании - высылаем извне ценным с уведомлением.
иначе после простоя или потери данных вас выставят публично гитлером в 3 рейхе, то есть скажут что все это произошло исключительно из-за вашей некомпетентности, а не из-за ТОТАЛЬНОГО недофинансирования
ИТ в россии не может и не должно своей *опой и головой закрывать финансовые пробоины бизнеса (как происходило и продолжает происходить поголовно в энтерпрайзе непрофильном с точки зрения ИТ)
Комментарий удален модератором
ИТ - кровеносные сосуды бизнеса
а от ваших закупок в большинстве случаев предприятие не остановится, не потеряет данные и не обанкротится в конечном итоге
ваши закупки в основном по профилю если это не канцелярия или мебель в АХО. отсутствие или переход на более дешевые варианты профильный бизнес видит сразу. это отражается и на издержках и на прибыли. с ИТ это не всегда очевидно. можно заткнуть недофинансирование *опами работников - их овертаймами и т.д., которые НИКОГДА не учитываются
Все остальные терпят и ит должен терпеть
Если айтишник профессионал своего дела и выполняет свою работу на отлично, да еще укладывается в отведенное на то время, то за таким работодатели в очередях стоят и берегут.
премия дарвина за наивность и отсутствие опыта
В грамотно организованном бизнесе (не стадии start up) и при профессиональном руководителе у компании обязательно будет бюджет на плановые модернизацию/ улучшение/ развитие всего.
Задача функционального начальника тогда видится, как - грамотно выделить, обсчитать приоритеты и запланировать.
Вопрос правильных коммуникативных навыков при донесении спецвопросов до руководства - чего обсуждать, это musthave.
Почему IT-шники постоянно что-то доказывают как им нужно работать и объяснять в подробностях что они сделали тем людям, которые даже "далеко" не понимают что тут происходит! У хороших спецов это напроч отбивает все желание работать, когда еще потом пару часов нужно объясняться...
„Если вы что-то не можете объяснить 6-летнему ребёнку, вы сами этого не понимаете.“ — Альберт Эйнштейн
у нас в бизнесах руководят и владеют сплошь гопники с разумом 5-летнего ребенка.
потому что 6-летнему хотя бы объяснить можно.
Утрирую, но моему бывшему начальнику с его топовым macbook pro было сложно убедить зачем мне нужно на компьютере больше 2GB ОЗУ и почему я не могу работать на NAS в качестве ПК. Ответ всегда был один - денег нет.
уже лат как 7 не занимаюсь выбиванием денег у руководства, просто пишу несколько вариантов дороже дешевле и тд и что для чего, пусть сами выбирают от чего отказаться, нет денег на сервак бекапов ну нет бекапов, чуть что ну значит бизнесу хана, готовы такие риски иметь флаг в руки.
тут главно с себя сбросить ответственность описав все последствия экономии
вангую что тебя никогда не делали крайним из-за отсутствия бекапов.
ты и будешь виноват в том, что ПРАВИЛЬНО не донес до бизнеса риски. более того тебя будут убеждать (те кому ты это все и говорил и у кого задница будет в огне после того как все случилось) что ты НИКОМУ НИЧЕГО НИКОГДА по этому поводу не говорил и никаких денег не требовал
для бэкапов же дешевый системник подойдет с диском на 1 тб
ты гений
что не так?
хотелось бы вручить премию дарвина по резервному копированию
ты силиконовой долины пересмотрел ?
ну так лучше такой бэкап, чем вообще без бэкапа. Какая разница какой комп? Главное жд есть, а они там недорого стоят, даже специальные типа.
Зачастую увеличение бюджета на железо связано с низким уровнем компетенций разработчиков и архитекторов, неспособных писать эффективный код.
Железо дешевле компетентных разработчиков :-) Кроме того в современном мире чаще с нуля не пишут, берут какой-то продукт с открытым кодом и конфигурируют.
Даже сейчас дешевле? И доступно? Вот прям любое? И в любой момент?
А потом удивляемся и негодуем - "ах новая видна жрет память как не в себя..."
"какой-то продукт с открытым кодом" как правило будет очень универсальным. А это значит, что там будет конфигурация "на все случаи жизни" и связанный с ней оверкод. И надо в каждом конкретном случае очень четко понимать - готовы мы платить эффективностью ради универсальности и простоты разработки или нет. Не получится так, что полученный продукт работает в штатных условиях, но наглухо "ложится" в условиях пиковой нагрузки? Когда нет возможности в течении получаса быстренько нарастить возможности железа.
Поверьте, в разработке с начала 90-х и повидал много чего... В том числе и таких вот "простых универсальных решений".
Я тоже в разработке давно, и тендендция именно к внешним решениям с кастомизацией. Берут условный elasticsearch и с ним долбаются, или CMS какой-то, т.к. писать с нуля скажем так - это дорогой девелопер и полгода времени (попробуйте прописать отрисовку всех кнопочек и формочек), а CMS уже все готово, только дизайн отрисовать и верстальщика нанять. По сравнению с разработкой с нуля это стоит копейки
Комментарий недоступен
Комментарий недоступен
Комментарий недоступен
"Старое железо — убытки для компании" да ладно, вона станок качалка десятилетиями работает , а ваша хрень почему так не может? ;-)
В IT компаниях все же обычно гибкий график, можно до работы в 9-10 утра прийти на собес а можно и вечером после, ну или вообще скайпом с переговорки рабочей.
Комментарий удален модератором
знания не растут аддитивно в этой отрасли
кейс заполонивших все девопс-эникеев подтверждает эту мысль
джун-питоняшка, требующий на уровне энтерпрайз-админа с 15-летним опытом, дополняет картину
'Во многих компаниях айтишники считают руководителей жадными'
Знаете, с одной стороны действительно есть такой стиль работы 'на дровах' и экономия на спичках, когда оборудование закупается б/у , постоянно ремонтируется и тд. Это не хорошо или плохо, просто такой подход к бизнесу.
С другой - ни разу не видел чтобы какое-либо ИТ-решение само по себе давало какой-либо профит. Обычно бывает наоборот: приходят сотрудники с опытом работы в системе ХХХ, поэтому нужно им дать этот ХХХ для работы.
Переучиваться они не хотят а работать без ХХХ не особо умеют. Отсюда возникает необходимость, при которой стоимость внедрения ХХХ становится вторичной ( понятно что в разумных границах).
Как-то так волнами по ИТ расползались всякие шины данных, BI, аналитические и отчетные системы.
Раньше еще была 'мода' , когда внедрение той или иной системы влияло на оценку бизнеса независимыми аудиторами и соответственно рейтинг и возможности кредитования ( да это все про SAP) но кому такое было надо уже все давно внедрили.
Вообщем тема 'Как айтишникам выбить нужный ИТ-бюджет у руководства' уже наверное несколько устарела, актуальнее про то как сократить и урезать а затем поддерживать что осталось :)
Да дело даже не в айтишник ах. И не в жадности руководителей. Дело просто в деньгах и если их у предприятия нет то и на железо их тоже нет.
на майбах деньги всегда найдутся
на ИТ - вы меня не убедили, вы слишком тихо сказали, вы слишком громко сказали, вы сказали не тогда когда надо, надо было говорить Орану Гутанговичу а вы об этом сказали Брониславу Пупкову - надо понимать всю глубину наших глубин корпоративного менеджмента мы же на закрытом совещании о котором вы не знаете решили что Оран Гутангович со вчерашнего дня этим не занимается.
ну да все опять навернулось но давайте мы не будем искать виноватых и вы потными ночами будете это исправлять - денег ? нет, не дадим - исправляйте как есть - Оран Гутангович ни в чем ниванават - он работает в нашей компании 100500 лет и пережил 4 кризиса.
Конечно, кладовщики и айтишники всегда лучше всех знают, как и на что потратить деньги компании, да и вообще, как рулить бизнесом...
да куда уж им
они же не обосновали необходимость резервного копирования. ну это типа не убедили. давайте вместо резерного копирования наймем сотню питоняшек и они будут пилить велосипед. это модно стильно молодежно.
а резервное копирование это скучно. да и пацанам не покажешь.
а велосипед на питоне за миллиард долларов - вот он. можно на конференции со смузями попрыгать. рассказать как мы меняем мир. и вообще я не какой-то бандит из солнцевской братвы, а повелитель цифровой вселенной. а на оставшиеся деньги купим майбах.
а эти пидоры в свитерах с катышками, ноющие про бекапы, совсем неубедительны. еще бы кладовщики пришли меня бизнесу учить. да я в их годы на москворецкой овощной базе по 10 концов каждый месяц поднимал. я бизнесмен успешного успеха, а вы все неудачники.
Я считаю что нельзя экономить на IT отделе потому что за it технологиями будущее спасибо за статью
согласен с Тимофеем нельзя ограничивать IT отделы не в чем
особенно в словариках и буквариках
Беллаааацццццццц супер отлично контент маладец всегда перввыйй яяяяяяя😍😍😍😍
Комментарий удален модератором
Ситуация очень даже распространённая. Я работаю в частной компании - наш директор в части ведения бизнеса конечно умница...но, готов приобретать что угодно для производства, но не связанное с IT, хотя вся финансовая, бухгалтерская, аналитическая и др. система фирмы завязана на этом. Ему сложно объяснить важность этих позиций, говорит - скачайте где-то, найдите и т.п., со скрипом выбиваем((( и то после того, как приведём примеры с фактами, что такой-то субъект пострадал, понёс убытки, потерял финансы. Ну ещё под настроение выцыганиваем что-нибудь, после удачных сделок.
о это еще одна проблема
готовы тратить на модных клоунов, а не на дело
Мне кажется что это не их проблема просто их заставляют за это отвечать!
мне кажется что экономить на железа глупо,ведб это окупится рано или поздно.Как по мне это глупо
Комментарий удален модератором
васе дам на резервное копирование, а коле не дам. не нравится мне коля поэтому не дам _ему_ (на этом месте должен быть закадровый смех) денег
ой ёёё чтош стряслось-то. вот ты коля виноват в том что ты мне не понравился тьфу ты в том что ты не убедил меня в необходимости резервного копирования. ну и что что ты 1000 раз уже говорил. денег же нет тьфу ты опять значит был неубедительным.
так. пиши заявление по собственному - не справился. вот мы сейчас пригласим системного интегратора шарашмонтажпоставка они нам за 3 копейки бекап в облако azure сделают. все по-научному RPO там RTO и disaster recovery plan напишут. наймем более лучшего админа который мне будет нравиться тьфу ты опять попутал который будет более еще профессиональным, а не такой как коля, а то ходит здесь нудит сказано же было что денег нет.