Как мы построили бухгалтерию по принципу конвейера: 30 сотрудников на более чем 600 клиентов

Разрешите представиться: Владимир Зинин, профессиональный финансист с многолетним и многогранным опытом работы. Ныне предприниматель — основатель и управляющий партнёр бухгалтерской компании Mako, первого в России «бухгалтерского конвейера». О том, что это и как это, сейчас расскажу.

В моём понимании финансист — собирательный термин, включающий в себя целый ряд специализаций: экономист, бухгалтер, казначей и финансовый аналитик.

Не может именоваться финансистом тот, кто никогда не разрабатывал регламент бюджетирования, лично не составлял БДР (возможно, для него даже непонятен смысл этой аббревиатуры).

Недоспециалистом будет тот финансист, который не знает, какой проводкой отражается уступка права требования или реализация продукции, переданной на комиссию. Бледный вид будет иметь «спец», никогда не составлявший БДДС и не обивавший пороги кредитных учреждений в поисках финансирования.

И уж вовсе бесполезен тот, кто глядя в отчётность (в широком её понимании), видит в ней лишь перечень оборотов и сальдовок, лишённых единого, цельного и внутренне непротиворечивого смысла.

Предприниматель, он же бизнесмен, в моём понимании — это не социальный или юридический статус, не вид занятости… это образ жизни, в котором нет отпуска и двух выходных в неделю, в котором за ошибки и неудачи можно винить только себя, а цена неудачи — банкротство.

Но за всё это полагается награда, за которой, несмотря на все страшилки, изо дня в день устремляются всё новые и новые соискатели. Ищут они то, что может дать в капиталистическом обществе только бизнес: богатство и самореализацию.

Реализовать себя как личность в капиталистическом обществе можно лишь в качестве производителя товаров, услуг или интеллектуальной собственности (произведений искусства, науки, литературы и тому подобного). Но чтобы что-то производить, нужно организовать процессы, отстроить систему производства, привлечь наёмный персонал, найти рынок сбыта, продвигать себя на этом рынке, то есть заниматься бизнесом.

Вот и выходит, что только бизнес, успешный и крепкий, может открыть путь к большим деньгам, настоящему богатству. Чаще, конечно, приводит к нищете и подорванному здоровью, но риск того стоит, правда?

Теперь немного о том, что сделал я.

На последнем курсе Санкт-Петербургского политехнического университета, в 2004 году, передо мной во весь рост встал вопрос оплаты пропитания и жилья (мест в общежитии для меня не нашлось).

Учился я в политехе на экономиста. Меня всё время смущала эта формулировка «экономист из политеха» — как сантехник из института культуры, резало слух. Смущало не без оснований, так как факультет являл собой коллектив преподавателей, собранный наспех в угоду сложившейся тогда конъюнктуре: экономист и юрист — самые востребованные у абитуриентов специальности того времени.

Самое яркое воспоминание из учебного процесса — это когда престарелый преподаватель по мировой экономике (был такой предмет, а о чем он был, я так и не понял) пытался вспомнить название страны Сербия и Черногория. Как он её только ни называл: Сербия и Хорватия, Сербия и Герцеговина, Сербия и Македония… и смех и грех.

Естественно, что с таким образовательным бэкграундом и без опыта работы я был нафиг никому не нужен. Об устройстве по профессии и мечтать не мог, да и не понимал, с чего в этой профессии начинать.

Выход нашёлся быстро — «Макдоналдс». Не нужно ни опыта, ни знаний (даже лучше, если всего этого нет — не придётся переучивать), а нужно только свободное время и желание работать. Плюс — там накормят и даже что-то заплатят.

Именно на кухне «Макдоналдса» я увидел, насколько эффективным может быть разделение труда. Всё производство там налажено по принципу конвейера. Один бутер (сэндвич, если угодно), к примеру, делает четыре человека: один на тостере жарит хлеб (и больше ничего!), другой мажет на булку соус и заправку, третий жарит мясо и укладывает его на булки с заправкой, четвёртый — упаковывает готовый бутер в бумагу и выкладывает на прилавок («бин»).

Делалось это всё без перерыва, все всегда были при деле, бургеры готовились быстро и с постоянным качеством. Ошибок — минимум, потому что каждый выполняет свои операции, и операции эти до идиотизма простые.

Мало того, несмотря на их примитивность, на каждую операцию в «Макдоналдсе» есть детальная инструкция, с простым «разжёванным» описанием и картинками — как будто для детей коррекционной школы.

Инструкции там есть вообще на всё: как мыть руки, как мыть полы, как солить картошку, как раскладывать продукты в местах хранения, как говорить с покупателями, как одеваться и как за собой следить и так далее.

В «маке» я проработал чуть больше года и, увольняясь, ещё не осознавал в полной мере глубину приобретённого опыта, но принципы промышленного подхода к организации труда усвоил на всю жизнь.

Следующим этапом была работа бухгалтером за опыт, то есть за запись в трудовой книжке — бесплатно. Далее — Балтийский судомеханический завод. Уже настоящая, полноценная работа, где я с позиции рядового сотрудника за пару лет вырос до главного бухгалтера.

Затем была должность аудитора на выездных проверках в аудиторской компании. Потом работа внутренним аудитором в крупной холдинговой компании. После этого я двинул в финансовые директоры, на чём и закончил свой путь в роли наёмного работника.

А именно: определяешь весь процесс от начала до конца, делишь его на малые части, чтобы каждая часть представляла собой осмысленный и логически законченный процесс, подбираешь специалистов, психологически и профессионально подходящих под этот процесс, обучаешь их, контролируешь — всё!

Если система (компания) растёт, то и количество малых процессов растёт, набираются новые специалисты. Если система сокращается, то сокращается и количество малых процессов, люди увольняются.

Это просто процесс разделения труда, применённый в конкретных условиях — организация финансовой службы на предприятии. Точно так же, как в «Макдоналдсе» реализовано разделение труда на производстве сэндвича.

Финансы любой компании от замшелого ИП до транснациональной корпорации всегда состоят из трёх частей: планово-экономическая часть (планирование доходов и расходов, сопоставление плана и факта), финансовая часть (управление и непосредственное распоряжение деньгами, планирование денежных потоков) и бухгалтерская часть (фиксация свершившихся фактов хозяйственной деятельности).

Каждая из этих частей естественным образом разделяется на другие фрагменты, этапы, участки, операции. Делить можно бесконечно, пока позволяет система, ибо процесс разделения труда ограничен лишь объёмами системы, в которой он функционирует.

Если предприятие маленькое — всю работу осилит один человек. Если побольше, то выделяют общие направления. Поэтому, кстати, часто встречается тандем финансового директора и главного бухгалтера. В больших компаниях эти сферы естественным образом делятся на отделы и (или) департаменты — планово-экономический отдел, финансовый департамент и подобные.

Если внимательно присмотреться непосредственно к бухгалтерскому учёту, станет совершенно очевидно, что это законодательно формализованный законченный технологический процесс. С точки зрения бизнеса — тот же самый продукт, который можно производить и продавать. Надо только отстроить производство и определиться с рынком сбыта.

Закончив карьеру наёмных работников, мы с моим партнёром и по совместительству другом детства Александром Лыковым начали строить свою компанию — «Мако».

Изначально мы решили строить бухгалтерию именно как промышленное производство. Даже сам процесс непосредственного осуществления бухгалтерских услуг мы именовали не иначе как производственный процесс. Так вот, производственный процесс мы решили разделить на четыре части: первичная документация, банк, заработная плата и налоговый учет.

Александр занялся производством, я — продажами и продвижением. Точно по канонам принципа разделения труда. Все участки производства Александр поначалу вёл один, равно как и я в одно лицо занимался и маркетингом, и продажами, и PR.

Расположились мы в кабинете площадью 15-17 м² в одном из петербургских бизнес-центров класса «Ж» (арендодатель настаивал на том, что это «Б»). В кабинете было три стола (от прошлых арендаторов) и два стула (хватило поначалу только на два, остальные деньги ушли на оргтехнику и канцелярию). Александр перманентно занимал один из стульев, так как когда тащишь весь учёт один, задницу от стула без особой нужды не оторвать.

Когда приходил клиент — его усаживали на свободный стул, а я садился на стол и рассказывал, какая мы продвинутая, перспективная и нестандартная бухгалтерская компания.

Развитие шло тяжело, потому что мы не пошли по проторённому пути. Реализация нашей уникальной модели оказалась занятием крайне дорогим. Право слово, проще было поступить как все: взять главного бухгалтера, который без лишнего обучения сам знает, что ему делать.

Платишь ему 70 тысяч рублей в месяц, вешаешь на него клиентов так, чтоб получалось 100–120 тысяч рублей в месяц — и вот успех! По мере роста бухгалтеру можно добавить помощников на банк и (или) первичку, расходы возрастут до 100–150 тысяч рублей в месяц, но и выручку на него можно замкнуть до 200–250 тысяч рублей в месяц — идеально! Однако в определённый момент масштабировать бизнес будет уже невозможно, да и качество оказываемых услуг остаётся на уровне фрилансера-одиночки — но кого это волнует?

Мы же строили систему так, как считали правильным: никаких главбухов-универсалов, только чёткое разделение труда, все процессы разбиты на участки и операции. Обучаем бухгалтера на первичке заносить документы, на зарплате — начислять зарплату и работать в ЗУПе, на «банке» — показываем, как оперативно разносить выписку с минимум ошибок, как проводить эквайринг, в налоговом учете — учим разбирать требования, объясняем нюансы импорта из таможенного союза. Параллельно занимаемся увязкой процессов между отделами, чтобы каждый отдел не жил автономно сам по себе, а работал на общее дело… и так без конца.

Работа по принципу конвейера обеспечивает высокую скорость работы и бешеный КПД. По сравнению с обычной аутсорсинговой бухгалтерской конторой, «Мако» — как технологичное крупносерийное производство в сравнении с артелью мастеров-ремесленников.

Наш бизнес полностью независим от человеческого фактора — люди легко заменяемы и быстро обучаются. Исключена ситуация, характерная для обычной бухгалтерии: когда ведущий вас специалист заболел, ушел в отпуск или уволился — и вся работа встала, пока пришедший ему на смену человек во всём не разберётся и не освоится.

Для нормального, эффективного функционирования нашего промышленного бухгалтерского «производства» мы изначально установили несколько принципов, совершенно нетипичных для обычных аутсорсинговых бухгалтерских компаний.

«Мако» работает как авиакомпания-лоукостер: строго ограниченный спектр услуг за крайне небольшие деньги. Бухгалтерский учёт, налоговый учёт, кадровый учёт — и на этом всё. Основной принцип: делаем всё, чтобы у вас не было проблем с налоговой! Для подавляющего большинства малых и даже средних бизнесов этого боекомплекта на 100% достаточно для комфортного существования.

Став клиентом «Мако», вы не сможете свалить на бухгалтерию складской или управленческий учёт, изготовление каких-то диковинных документов лично для вас и другие смежные темы, не относящиеся к бухгалтерии.

Если ваш бухгалтер раньше брал на себя все подряд задачи, даже не связанные с бухучётом, — мне очень жаль его. Можете нанять себе в штат человека и грузить его всем, чем хотите, пусть он даже полы у в офисе моет — ваше право. Но мы занимаемся только бухучётом, и точка.

Зато делаем это максимально эффективно. Гарантированно эффективно. И максимально дёшево. Причём гарантированно дёшево — дешевле нас бухгалтерию под ключ со сравнимым качеством вы не найдете.

Вы ведь не сможете прийти в «Макдоналдс» и затребовать блюдо по вашему рецепту? Вас пошлют. В другие рестораны. Аналогично и лоукостер, какой-нибудь «Райанэйр» или та же «Победа» пассажирам с особыми запросами («Хочу взять двух толстых котов и огромный чемодан в ручную кладь!») вежливо порекомендует идти в другие авиакомпании. Где более широкий спектр услуг, но и ценники существенно выше.

Средний чек клиента нашей компании составляет 8000 рублей в месяц. А сдача нулевой отчётности вообще стоит от 1000 рублей в месяц. Даже фрилансеры-одиночки обычно берут больше — хотя качество у них гораздо ниже, чем у нас на «крупносерийном производстве».

Ещё на первых этапах работы мы поняли и взяли за правило самый важный, ключевой принцип: чтобы человек качественно выполнял своё дело, его нельзя отвлекать. Да, бухгалтер-фрилансер, может, и располагает временем часок в день потратить на разговоры с клиентами о том, о сём. Но наши люди, занятые «на конвейере», по уши загружены именно своей работой и дёргать их нельзя ни в коем случае. Личных менеджеров и консультантов в «МАКО» не было, и до сих пор мы стараемся решать все вопросы в переписке — менеджеры из «клиентского» отдела подключаются только при необходимости.

Главные же критерии качества работы бухгалтера — надёжность и ответственность. Вероятность ошибки нашего специалиста, специализирующегося конкретно на своей узкой нише, близка к нулю. В то же время бухгалтер-фрилансер или сотрудник аутсорсинговой компании, ведущий одновременно несколько клиентов целиком «под ключ», легко может ошибиться и даже подставить компанию клиента под штрафные санкции.

Ответственность нашей компании застрахована — в случае, если ошибка специалиста «МАКО» приведёт к штрафам, мы оплачиваем 100% санкций. Фрилансер или штатный бухгалтер в такой же ситуации просто развёл бы руками — чего с него возьмёшь?

Вся сложность начальных этапов нашего бизнеса заключалась в том, что поначалу под совсем небольшое количество клиентов и, как следствие, скудную выручку, нужно было формировать целые отделы, что очень дорого. Так что первое время мы с Александром работали бесплатно, на перспективу.

Перспектива не заставила себя ждать: не прошло и двух лет, как мы заняли уже несколько этажей в другом бизнес- центре. Отделы сформировались, появились начальники отделов, писались и шлифовались инструкции, компания активно росла. И вдруг наступил кризис.

Первый кризис роста случился где-то на уровне 100-150 клиентов. Наша схема на тот момент не учитывала, а точнее, полностью игнорировала процесс обратной связи и общения с клиентом: дескать, пишите на почту и вам ответят… Отвечали оперативно, но люди не понимали сухих формальных ответов, подчас не могли сформулировать вопрос, а когда формулировали, путали термины, и в ответ получали, естественно, абракадабру. Короче, коммуникация не строилась.

Итог кризиса закономерный — остановка развития, что в бизнесе можно сравнить с клинической смертью: ты еще не мёртв, но, если срочно ничего не предпринять, тебе конец.

Выход нашёлся, был создан ещё один отдел — для работы с клиентами. Отдел занимается только профессиональным общением и переводом с бухгалтерского языка на человеческий и обратно.

Одновременно мы укрепили техническую составляющую: закупили новый сервер размером с маленькую комнату, обзавелись полноценным архивом размером уже с немаленькую комнату, ещё несколько доработок и… развитие возобновилось.

У «МАКО» открылся второй офис — в центре Москвы, мы стали работать не только по Ленинградской области, но и по Москве и Подмосковью. На данный момент наш «бухгалтерский конвейер» почти разогнался на полную мощность: 30 сотрудников обслуживают свыше 600 компаний-клиентов. Преимущественно малый и средний бизнес. Всё так же по принципу промышленного производства, с высоким КПД и постоянным качеством — всё по заветам изобретателя конвейера Генри Форда.

На данный момент в планах новое расширение производства, за счёт которого мы сможем без потери качества обслуживать в несколько раз больше клиентов.

Данный текст — приветственная статья, первая в цикле материалов, который я планирую опубликовать на данном ресурсе. Не ждите в моих статьях сетований на негуманность отечественного налогового, бухгалтерского и т.п. законодательства, ибо таковая хоть и имеет место, но оправданием для провала быть никак не может. Не найдётся у меня универсальных рецептов, идеально подходящих как продуктовому магазину, так и бригаде рабочих на стройке. А будет…

Будет опыт — как собственный, так и десятков предпринимателей, которые ведут неравный бой с «бездушной системой», клиентами/покупателями, собственной ленью, налоговой и прочими государственными органами, собственным персоналом и массой других проблем.

Найдётся место и разоблачениям «схем оптимизации» всевозможных налогов наподобие ухода от НДС с помощью агентских договоров или экономии на страховых взносах за счёт производственного кооператива.

Поделюсь опытом: как организовать управленческий учёт так, чтобы оперативно держать под контролем финансы — видеть откуда приходят и куда уходят деньги (сколько бы очевидным это не казалось), какова прибыль и где она находится.

В общем, много практики, достаточно теории и немного мемуаров. Приходите, будет интересно!

Буду очень благодарен за любые комментарии — всё прочитаю, на дельные комментарии обязательно отвечу. Ссылка на сайт компании «МАКО» есть в самом начале текста — приходите посмотреть.