Планирование и управление IT-бюджетом: как оптимизировать расходы

Отсутствие планирования ИТ-бюджета обходится компании излишними тратами, либо наоборот приводит к простою, потому что необходимое оборудование, услуги, ПО не были заложены в смету. Помимо планирования важной задачей является обеспечение централизованного управления ИТ-активами. Два этих мероприятия помогают оптимизировать расходы на ИТ.

Этапы планирования ИТ-бюджета компании:

На этом этапе нужно оценить не только имеющиеся активы компании, но и выделить то, что она планирует приобрести в будущем периоде: лицензии на ПО, оборудование, расходники, платные ИТ-услуги, сервисные контракты.

Кроме того, необходимо провести ревизию информационных технологий, учесть все, чем пользуется компания: облачные сервисы, электронная почта, системы безопасности, CRM-системы, чат-боты, бизнес-приложения и т.д. Также на этапе сбора информации описываются планы и задачи на ближайший период: вероятность реорганизации, расширения штата, возникновение новых задач, связанных с масштабированием бизнеса.

На этом этапе анализируют препятствия, которые мешают достижению поставленных задач. Необходимо оценить хватает ли ИТ-ресурсов для обеспечения стабильной работы компании, надежна ли система безопасности, решают ли приложения бизнес-задачи.

Необходимо разделить расходы на категории: операционные расходы, капитальные вложения, расходы на развитие. Далее представить всю собранную информацию и аналитику в удобном и наглядном для принятия решения виде.

Централизованное управление ИТ-ресурсами экономит деньги компании за счет исключения ненужных трат, сведения к минимуму простоев, позволяет отслеживать все этапы от закупки до утилизации. Одним из решений может стать внедрение ITAM-системы — программного продукта для управления ИТ-активами, который будет регистрировать все имеющиеся ресурсы, их перемещение и утилизацию, а также контролировать сроки действия договоров на обслуживание. Как следствие, облегчит планирование бюджета и оптимизирует расходы на содержание ИТ-инфраструктуры.

ГК Финрул