Гибридный офис и работа будущего: инсайты от российских бизнес-лидеров

30 октября 2020 года прошла онлайн конференция «Гибридный офис: формат работы будущего», которую организовали Webinar Group, People Innovations и Mozlab.ru. В рамках встречи представители компаний-лидеров ИТ, банковской и других индустрий делились опытом перехода в дистант и давали прогнозы на будущее сферы организации труда.

Мы собрали самые интересные факты, мнения и инсайты.

При калькуляции бизнес-кейса по переходу на гибридный формат фокусироваться нужно не столько на финансовых подсчетах, сколько анализировать упущенные в случае сохранения статус-кво возможности. Лиана Шалев, директор BCG Москва, уверена, что каждой компании нужно ответить на вопрос: «А что будет, если не гибритизироваться?». Например, может пострадать часть бизнеса из-за потери коммуникации с клиентами, или компания утратит статус привлекательного работодателя.

Методика разработки уникального гибридного формата работы начинается с анализа бизнес-модели: куда она движется, где сейчас находятся клиенты. Только после этого стоит искать пути адаптации процессов, включая офисные. На этом этапе важно провести два мероприятия:

Только после этого можно переходить к дизайну офиса и разработке технологической платформы. Аналогичный путь перехода в гибрид применила ИТ-компания «Крок». Она создала рабочие группы, которые пересмотрели все сферы жизнедеятельности компании и разобрали все рабочие пространства как конструктор с точки зрения функциональности в гибриде. Любовь Трунина, директор по административно-кадровым вопросам и социальной политике, отметила, что под цель подстраиваются все аспекты, включая бизнес-процессы, информационные инструменты, культуру и информационную безопасность.

Информационная безопасность занимает особое место в гибридном формате, так как с переходом на дистанционную работу возрастает масштаб угроз. Максим Пустовой, операционный директор Positive Technologies заметил, что в начале пандемии компании снижали бюджет на ИБ, пытаясь сократить издержки. Но на фоне мобилизации атак во второй половине года тренд изменился в позитивную сторону. Он выделяет несколько мер по обеспечению ИБ в гибридном офисе:

Несмотря на многочисленные плюсы удаленной работы, члены команд все же хотят иногда приходить в офис.

Такие же данные получил и Росбанк. Слушатели конференции тоже прошли онлайн-опрос: из них 78% предпочитают смешанный формат, а чуть больше 40% хотели бы менять его в любое время.

Спикеры не отказываются от идеи того, что в будущем работа в офисе частично сохранится. HR-директор SAP CIS Вера Соломатина считает, что на физической локации будут проходить стратегические встречи для генерации идей и обмена инсайтами. При этом, возможно, компании станут использовать ПО для навигации и управления потоками сотрудников в офисе. Среди участников конференции 15% уже используют такие программы, 42% только планируют, 43% - исключают. Ольга Махова, директор по инновациям Росбанка призналась, что компания занимается в данный момент разработкой графика посещения офиса.

Для того, чтобы определить эффективный подход к организации работы, Mail.ru Group запустила несколько пилотов в разных подразделениях. Например, в одном из них есть четкий график присутствия в офисе, а в другом – формат коворкинга (сотрудники приходят по желанию). Некоторые члены команды работают удаленно, при этом не отказываясь от рабочих мест. Лия Королёва, директор по организационному развитию Mail.ru Group, уточнила: «Даже их тапочки и кружка должны быть на месте. Однако мы поняли, что вещи, которые мы храним на рабочем месте в тумбочках, нам не нужны. Это скорее привычка, а не необходимость». Правда, с этим мнением согласны не все: 40% слушателей конференции считают, что у сотрудника должны быть персональные тумбочки и секции в шкафу для хранения личных вещей.

В качестве KPI Mail.ru Group планирует использовать обратную связь от руководителей и сотрудников, которые будут оценивать:

Есть и интересные кейсы. Например, Лия Королева выделила одно подразделение, которое оценивает эффективность работы сквозь призму физического присутствия в офисе: частое появление сотрудников говорит о том, что что-то идет не так.

В рамках конференции также обсуждался вопрос личной встречи при найме. Многие спикеры уверены, что нужна хотя бы одна очная беседа с кандидатом. С этим мнением согласились и слушатели.

Анна Шапиро, директор по персоналу МВС ГРУП, считает, что в период неопределенности важно управлять смыслами:

По мнению Натальи Бехтеревой, руководителя направления коучинга BIOCAD, сейчас компании активно переосмысливают свои цели и формат работы. Это не только объединяет, но и помогает самоорганизоваться при дистанционной занятости.

Лиана Шалев, директор BCG Москва, заметила

Но как проявлять эмпатию, если мы намного реже видим коллег? Это потребность, над которой надо работать. Например, SAP разработал гайды по онлайн коммуникации. Так, все встречи теперь на 10 минут короче, чтобы позволить сотрудникам сделать техническую паузу между звонками. А «КРОК» запустил центр информационно-организационной поддержки сотрудников по COVID-19, HotLineCROC. В результате в компании отметили эффект повышенной сплоченности, вовлеченности и лояльности сотрудников.

Максим Пустовой отмечает: «Мы ушли за границы того, что раньше считали заботой о сотруднике». Например, к ней можно отнести и помощь в оборудовании рабочего места дома, что влияет на уровень удовлетворенности и, как следствие, эффективность бизнеса.

Оказывается, такая практика достаточно популярна: 37% опрошенных участников конференции предоставляли оборудование сотрудникам для организации удаленного рабочего места, тогда как 33% - готовы принимать такие меры при переходе на гибрид.

Спикеры также затронули темы ментального благополучия подчинённых. «Мы можем информировать, или дать возможность обратиться к коучу. Но что сотрудник будет с этим делать – его ответственность», – высказала мнение Наталья Бехтерева. Также она отметила, что нужно разделять роли руководителя и «понимающего» коуча, чтобы сотрудник не получал вторичную выгоду от выгорания. В противном случае, он может манипулировать начальником, не выполняя задачи из-за стресса.

Как показал опрос слушателей конференции, многие предоставляют помощь персоналу: 44% только информируют, 22% дают возможность бесплатно обратиться к психологу, а почти 14% - к коучу.

К глобальным эффектам гибридной работы можно отнести оптимизацию уровня заработной платы на высококонкурентных рынках труда. Леонид Новожилов, руководитель разработки цифровых продуктов корпорации «Ростелеком» отметил, что сейчас зарплата ИТ-специалистов не дифференцируется, как раньше, в зависимости от локации. «Многие московские и питерские компании набирают таланты из регионов за московские зарплаты. Возможно, через 5-10 лет мы будем платить за скилы, а не за то, где находятся специалисты», - считает эксперт. Однако слушатели не разделили его мнение: 39% не наблюдают тренд на выравнивание зарплат, еще треть – ощущают лишь незначительно.

Среди бизнес-эффектов гибридного формата респонденты из числа руководителей и сотрудников недавнего опроса BCG и Microsoft назвали три выгоды:

Производительность увеличилась и в SAP. Вера Соломатина призналась, что из-за этого компания настаивает на дистанционной работе с клиентом при ведении проекта.

Несмотря на накопленный опыт цифровой организации работы и общую готовность к гибридному формату, настоящего принятия микса онлайн и оффлайн пока еще нет. Это доказывает тот факт, что бизнес пытается применять авторитарную модель управления, контролируя человека. Однако, тренд на свободу сотрудников уже зарождается.

#гибридныеофисы #пандемия #hr