Где искать и как правильно снять офис? Гайд Ключа
Если 2020-й вошёл в историю как Год удалёнки, великой и ужасной, то 2021 планирует стать Годом возвращения в офисы. На что обратить внимание при выборе и какие могут быть подводные камни в офисной аренде — рассказываем в гайде.
Шаг первый. Как понять, что мне нужен офис?
- У нас в команде работает от 4 и больше человек, и мы устали висеть друг с другом в Zoom и назначать встречи в кафе.
- Оставаться дома нет больше сил, плюс сильно упала эффективность — а нам как раз MVP запускать.
- Нам нужно иногда встречаться с заказчиками, партнерами и клиентами. Звать в ближайший Старбакс уже как-то неудобно, особенно сейчас, когда на половине столов — предупреждение «Соблюдайте дистанцию».
- Мы давно думаем о рабочем месте, удобном для всех сотрудников: рядом с метро, в центре или тихом районе недалеко от ТТК. И чтобы рядом было куда сходить на обед и за кофе.
- И не бизнес-центр, пожалуйста. Никаких кабинетов-коробок и туалетов в конце коридора.
Окей, офис точно нужен. Где искать?
Самый простой способ — запрос в Google: снять офис Москва. Предупреждаем сразу: с таким расширенным поиском будет множество вариантов, не всегда подходящих под ваш запрос — например, на одной странице будут и бизнес-центры, и офисы на продажу.
Сужайте запросы: офис с мебелью в центре. Смарт-офисы Москва — это если хотите офис нового формата, где всю коммуналку, платежи и быт берёт на себя арендодатель. Офис коворкинг Москва — под таким несочетаемым (на первый взгляд) запросом прячутся так называемые гибкие офисы. По сути, это отдельные кабинеты на площадках коворкингов. Хотите — работайте в офисе или выходите в опенспейс в общие зоны, пользуйтесь переговорными, зонами отдыха и кухней. Всё это уже включено в стоимость аренды.
Не останавливайтесь на первых страницах поиска — бизнес есть бизнес, и чаще всего первые строки заняты оплаченными объявлениями. Дайте себе ещё большую свободу поиска: листайте ниже или идите на агрегаторы коммерческой недвижимости. Самый известный сервис — ЦИАН.
Неочевидный, но классный вариант поиска — карты: Google, Яндекс и 2ГИС. Там ещё удобнее: сразу видны все филиалы офисов, если это сеть, удобно представлены основные предложения и часы работы.
Помните про вездесущую силу фейсбука — спросите со своей страницы совет, где арендуют офисы ваши знакомые. В списке сотен онлайн-друзей 100% найдутся те, кто когда-нибудь снимал офис и готов поделиться рекомендациями.
На что обращать внимание?
Цена за аренду даётся уже с НДС? Или нужно доплачивать?
Обращайте внимание, включен ли в стоимость НДС — это должно быть прописано в договоре. Цена без него может быть подозрительно низкой, а потому и привлекательной. Узнайте заранее у вашего арендодателя, чтобы не было неприятных сюрпризов с переплатой.
Что входит в стоимость аренды?
Коммуналка, счета на интернет, охрана — всё это оплачивает ваш арендодатель или остаётся на вас? По возможности выбирайте варианты, где в стоимость аренды всё включено. Так можно избежать лишних хлопот с оплатой квитанций и непредвиденных расходов.
Есть ли юридический адрес и сколько это стоит?
Для многих это одно из главных преимуществ при выборе офиса. Узнайте, поможет ли вам арендодатель с оформлением юр.адреса и цену услуги, если она не включена в стоимость (что для Москвы совсем редкость).
Как добраться до офиса? Удобно ли идти от метро и где там можно парковаться?
Комфортно ли дойти пешком или, может, есть корпоративный транспорт от метро? И всё про парковку, если приезжаете на машине: городская или обособленная, сколько стоит в месяц, нужен ли залог.
Мебель — входит в цену или платно?
Что входит в набор, кроме стандартного стола и кресла? Нужно ли платить за дополнительную мебель, если в офисе появятся новые сотрудники?
Что есть на площадке, кроме офисов?
Например, зона кухни или кофемашина. Или, может, вендинговые автоматы с едой. Дополнительные бонусы, если важны: зоны отдыха, переговорные или душевые. Пользоваться переговорными можно и бесплатно: в Ключе мы даём арендаторам такую возможность утром, вечером и в выходные, а всё остальное время — со скидкой 50%.
Многие IT-компании спрашивают о наличии серверной для размещения серверов. Для кого-то важный фактор — ресепшн и администратор, хранитель площадки, кто мог бы принять почту и посылки, когда вас нет на месте.
На какой минимальный период можно снять помещение под офис?
В классических БЦ срок договора аренды начинается от 11 месяцев. Если вы вдруг захотите расторгнуть договор раньше, то арендодатель может ввести уплату неустойки или не вернуть залог. Кроме того, предупреждать о переезде многие требуют как минимум за 60 календарных дней. В пандемию 2020-го эти жёсткие условия для многих обернулись большими денежными потерями.
Мы пошли навстречу всем арендаторам, по которым ударил кризис, и ввели удобные гибкие договора с коротким сроком аренды. Никаких неустоек, штрафов и офисной кабалы.
Нужно ли платить залог?
Как правило, вся аренда офисов устроена так: с подписанием договора вы вносите не только оплату за первый месяц, но и депозит — обычно в размере месячной арендной платы. Но бывают и исключения. В конце 2020 года мы в Ключе отменили залог на офисы, чтобы бизнес мог возвращаться к работе на комфортных условиях, и ввели систему hot-desk.
Это когда компания из 30 человек арендует офис на 10 мест — ровно столько, сколько нужно именно сейчас. Так она сокращает площади в аренде, платит за них меньше, а сотрудники ходят на работу в разные дни — а это +100 к безопасности после пандемии.
Это самые частые вопросы, которые нам задают, когда ищут офис в первый раз. И на последний вопрос: «Когда мы сможем заехать?» — отвечаем: хоть в тот же день. Подписываете договор аренды, получаете смарт-карты на всех сотрудников и въезжаете в тот самый офис, который так давно искали.
Переезд в офис — это проще и легче, чем смена квартиры и даже путешествия. Не бойтесь делать это прямо сейчас: когда многие арендодатели предлагают хорошие скидки и есть из чего выбрать. А проверка всех этих вопросов поможет вам в будущем избежать лишних трат и подводных камней.