Удаленка не приговор: как эффективно управлять сотрудниками вне офиса

Пандемийная реальность формирует новое отношение к рабочим процессам. Согласно исследованию «Делойт» и X5 Group 97% компаний-респондентов ввели удаленный и гибридный режим работы, поэтому даже после снятия ковидных ограничений сотрудники могут частично или полностью работать из дома.

Сформировалась новая тенденция: бизнес охотнее нанимает людей из регионов и переходит к работе с удаленными командами. Но как управлять ими и где искать специалистов, которые смогут эффективно работать вне офиса? Расскажет Василий Алексеев, генеральный директор технологической образовательной компании для предпринимателей Like Центр.

Вынужденный массовый перевод на удаленку показал и бизнесу, и людям, что работа вне офиса реальна и может стать новой нормой. Если процессы выстроены грамотно, если у команды и менеджмента есть четкое понимание направления развития, целей и результата, то конкретный формат не важен. Более того, у home office есть свои преимущества.

Для сотрудника — это экономия времени и денег на дорогу и бизнес-ланчи, работа в привычной обстановке и удобной одежде (или даже без нее: согласно опросу «Лаборатории Касперского» на удаленке 11% россиян трудятся голыми). Также из дома можно эффективнее распоряжаться временем. Кстати, как показывает практика, эффективные до перехода на удаленку сотрудники вне офиса стали работать еще быстрее и продуктивнее. У малоэффективных — скорость и качество работы снизились.

Главные преимущества удаленки для бизнеса — более широкий выбор специалистов, не ограничивающийся одним городом или даже страной, и сокращение расходов на аренду и содержание офисов. Некоторые надеются сэкономить еще и на зарплатном фонде: существует убеждение, что жители регионов согласны на меньшие суммы. Однако сейчас такой подход работает не всегда, например, в IT зарплаты уже практически сравнялись.

Вне зависимости от режима работы важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль в достижении общей цели и отвечал за результат в рамках своей зоны ответственности. В удаленной команде для этого особое внимание нужно уделить коммуникациям. Конечно, удаленно люди общаются не так, как в офисе. С одной стороны, сотрудники меньше отвлекаются на разговоры и обсуждения сериала около кофемашины. С другой, необходимо правильно выстроить взаимодействие, чтобы все знали о текущих задачах и приоритетах, понимали, на какой стадии проект и когда он должен быть завершен. Как это сделать?

1. Продумать коммуникации на разных уровнях

Регулярные общие встречи — must-have для удаленных команд. На наших еженедельных собраниях мы собираемся всей командой (500+ человек) и подводим итоги прошедшей недели: делимся рекордами, разбираем «узкие места», хвалим тех, кто особенно себя проявил, говорим о миссии компании, наших ценностях, целях и результатах — это дает всем эмоциональный подъем, которого хватает на всю неделю.

Конкретные задачи обсуждаются на встречах в рамках подразделений. В некоторых командах планерки проходят каждый день.

Периодически (раз в месяц или квартал) сотрудник может встречаться с руководителем один на один. Здесь уместно давать обратную связь, обозначать точки роста и обсуждать планы по развитию. Интересно, что удаленные работники реже жалуются на то, что им не хватает обратной связи (всего 13% против 22% офисных сотрудников). Возможно, причина в том, что для удаленной команды коммуникация продумывается более тщательно, включая фидбэк.

Не стоит забывать и об отчетных совещаниях. Их организуют раз в полгода или год и обсуждают итоговые показатели: чего уже удалось достичь и каковы дальнейшие шаги для достижения цели. Здесь уместно напомнить команде о миссии бизнеса и о том, как он планирует развиваться в долгосрочной перспективе.

В Like Центре мы проводим стратегические офлайн-сессии — собираем подразделения на корпоративном выезде. Например, в январе 2022 г. мы вместе с топ-менеджерами и чемпионами департаментов были в Дубае. Сотрудники оказываются в новой обстановке и абстрагируются от текущих задач. Это помогает по-новому взглянуть на проблемы, выработать неординарные решения и наметить преобразования для всей команды. Обычно такие сессии организуются руководителями направлений под конкретный запрос: когда нужно справиться со сложной ситуацией или разработать новую стратегию.

2. Выбрать подходящие инструменты

Таск-менеджеры, Scrum- и канбан-доски применяются во многих компаниях, но особенно важны они для удаленных команд. Эти инструменты помогают сотрудникам ориентироваться в задачах по проекту и сроках, понимать, кто и за что отвечает. Наглядное представление позволяет равномерно распределять нагрузку и оценивать ресурсы. А если что-то пойдет не по плану (например, если специалист заболеет), будет проще понять, как исправить ситуацию.

В Scrum проект разбивается на временные промежутки (спринты), и доска отражает задачи текущего спринта. Важно быстро получать обратную связь, поэтому летучки проводятся ежедневно. Канбан же рассматривает проекты целиком (без деления на спринты), а задачи распределяются по колонкам: «В работе», «На согласовании», «Согласовано заказчиком».

Выбор между Scrum, канбаном и другими методиками зависит от компании, особенностей работы над проектами и сферы деятельности (например, разработчики и программисты часто предпочитают Scrum). Эти инструменты, как и регулярные видеовстречи, избавят от потенциальных недопониманий по задачам и сделают процессы более прозрачными и эффективными.

3. Организовать неформальное личное общение

Чтобы команда чувствовала себя командой, необходимо неформальное общение. Некоторые коллективы встраивают обсуждение личных новостей в еженедельные встречи. Это может быть обязательной частью совещаний или small-talk-элемент в ожидании, пока все соберутся. Другие варианты: регулярно играть в квизы, проводить интеллектуальные викторины или создать чаты по интересам и флудилки, где люди будут общаться о том, что им интересно.

По возможности раз в полгода–год стоит устраивать общие офлайн-мероприятия. Например, мы проводим корпоративы, коллективные выезды (в декабре 2021 г. были в Белгороде), тимбилдинги на свежем воздухе и экскурсии. Такой формат общения сближает, помогает лучше узнать друг друга и, конечно, улучшает атмосферу в коллективе.

Также у нас в Like Центре проходят неформальные встречи, которые веду я лично, они называются «Другой разговор». Это не планерки, это общение на нерабочие, но влияющие на развитие темы, где мы с командой вместе прокачиваем мышление и обсуждаем абсолютно всё: мотивацию, выгорание, отношения, лидерство, а иногда подарки и даже секс. Мы стараемся проводить такие встречи ежемесячно в конце недели, чтобы разгрузиться и перезагрузиться перед выходными.

4. Учесть особенности команды

Важно, чтобы между людьми не было недопониманий (как по задачам, так и культурных, если команда многонациональная). Скажем, шутки на те или иные темы один человек сочтет совершенно неуместными, а другой не увидит ничего крамольного. Понятная всем корпоративная культура и политика, прописанные правила делового этикета сгладят подобные различия, если они возникают.

Улучшат взаимодействие общая база знаний и справочник с контактами и описанием основных задач сотрудников. Мы используем «Битрикс24» и на этапе онбординга обеспечиваем заполнение подробной информации о себе каждым членом команды. Также стоит вести календарь, где отмечены дни рождения, профессиональные праздники и другие важные даты. И, конечно, время для совещаний стоит выбирать с учетом часовых поясов.

Как и работа из дома, онлайн-собеседования более комфортны и для соискателя, и для рекрутера. Соискателю не нужно тратить время на дорогу в офис, да и в знакомой обстановке он чувствует себя увереннее и спокойнее. Рекрутеру же удаленный формат позволяет записывать звонки (чтобы при необходимости их пересмотреть) и лучше распределять время: на видеовстречи кандидаты не опаздывают из-за пробок, поэтому можно закладывать на них меньший запас. А если форс-мажор всё-таки произошел, перенести созвон в Zoom гораздо проще, чем реальную встречу.

При отборе людей для удаленной команды HR-специалисту рекомендую обращать внимание не только на экспертизу и знания, но и на самостоятельность, уровень мотивированности и заинтересованности. О них расскажут опыт работы в таком формате или, например, детали из резюме: если человек сам овладел каким-то навыком или у него есть четкий план по самообразованию и саморазвитию.

Для 70% сотрудников возможность работать из дома является важным мотивирующим фактором. Для бизнеса удаленный и гибридный формат работы — это отличный способ повысить эффективность. Например, для решения задач, требующих большей концентрации, можно поработать дома, а, чтобы пообщаться с коллегами и поднять уровень энергии, можно приехать в офис. В приоритете должно быть не то, где именно работают сотрудники (дома или в офисе). Важнее всего ориентация на результат, четкое понимание роли каждого члена команды и общее движение к единой цели.

#удаленный_офис #удаленка #удаленная_работа #онлайн #online