5 причин обратить внимание на гибкие офисы во время кризиса

Казалось бы, российскому бизнесу сейчас не до переездов в новые офисы. Но гибкие офисные пространства помогают компаниям перестроиться и, если нужно, сильно сэкономить. Рассказываем, почему они популярны в периоды кризисов и нестабильности.

По данным консалтинговой компании Knight Frank, в прошлом году каждый четвертый арендатор в мире планировал переехать в новый офис после пандемии. Около 30% хотели расширить занимаемые площади в течение трех лет. Почти половина (47%) — повысить качество помещений.

Скорее всего, большую часть этих планов российскому бизнесу придется корректировать. Но это не значит, что новые офисы совсем не понадобятся.

Мы не знаем, сколько будет стоить рубль, как и с кем компании из РФ смогут торговать и каких еще импортных товаров мы лишимся. Но можно предположить, что ориентированным на внешний рынок компаниям придется сильно ужаться или поменять бизнес-модель. А те, что нацелены на внутренний спрос, с большой вероятностью будут расти.

Поэтому первым, скорее всего, понадобится меньше людей и, соответственно, офисных площадей. А вторым — больше. И даже компаниям, которые сохранят прежнюю численность, придется перестраиваться на ходу — переформировывать команды, пересматривать проекты и подходы.

Гибкие офисные пространства подходят для этого лучше, чем традиционные офисы. Вместо закрепленных рабочих мест и стационарной рассадки здесь есть зоны для командной работы, переговоров и встреч. Их можно быстро менять под нужды компании, не тратясь на переоборудование помещений.

В понятие гибких рабочих пространств входят разные типы помещений — от обычных коворкингов до сервисных офисов со сложной IT-начинкой и полным обслуживанием оператора. Но если оценивать стоимость аренды в расчете на одного сотрудника, то практически любое из этих помещений будет стоить дешевле традиционного офиса.

В прошлом году корпоративный офис категории A с хорошей отделкой, IT и мультимедиа стоил 38-48 тыс. рублей в месяц без НДС в расчете на одного сотрудника.

Посмотрим, во сколько обойдутся гибкие пространства в зависимости от отделки и оснащения.

Коворкинг: 18-28 тыс. рублей на сотрудника в месяц. Как правило, это низкобюджетный продукт для небольших компаний.

Стандартный сервисный офис (Flex Office): 30-40 тыс. рублей на сотрудника в месяц. Такие помещения планируются без учета требований арендатора, включают базовые материалы, мебель и базовое IT-оснащение.

Сервисный офис Build-To-Suit: 30-45 тыс. рублей на сотрудника в месяц. Планируется с учетом требований компании, но по-прежнему включает только базовые материалы, отделку и цифровую начинку.

Мультифункциональный гибкий офис Multispace: 20-42 тыс. рублей на сотрудника в месяц в зависимости от используемых пространств и набора услуг. Это готовое решение представила в начале 2021 года компания Pridex - один из крупнейших игроков российского рынка fit-out (услуг по проектированию, отделке и оснащению офисов).

Такой офис включает в себя гибкую рабочую среду, качественные материалы и единую цифровую экосистему – в частности, сотрудники могут управлять многими функциями с помощью мобильного приложения (выбор рабочего места, свет, климат и др.). И даже такой вариант обойдётся примерно на 15-40% дешевле корпоративного офиса класса А.

При этом во всех вышеперечисленных гибких пространствах оператор берет на себя полный спектр задач по обслуживанию.

Стоимость отделки и оснащения увеличивается с каждым годом.

По оценке Pridex, в 2010-м затраты на fit-out и годовую аренду офиса класса А были примерно одинаковыми. В 2015-м соотношение составляло уже 1 к 1,3. То есть отделка обходилась на 30% дороже аренды. В прошлом году соотношение достигло 1 к 2: из-за роста капитальных затрат отделка и оснащение офиса стоили вдвое больше, чем годовая аренда.

Основных предпосылок для такого подорожания две. Во-первых, росли требования к корпоративному интерьеру со стороны подразделений и сотрудников. Во-вторых, увеличивались затраты на IT-системы и инфраструктуру.

Кроме того, раньше офис рассматривался просто как помещение, где можно поставить стол и стул для сотрудника. Теперь это часть имиджа компании, инструмент повышения лояльности и развития HR-бренда, удобства и комфорта для команды.

Поскольку материалы и IT-системы в основном импортные, из-за ослабления рубля они подорожают еще сильнее. Кроме того, российских строительных и отделочных материалов просто не хватит на всех, пока рынок не перестроится на импортозамещение – об этом, в частности, говорил вице-премьер Марат Хуснуллин в ходе Российской строительной недели в марте этого года. А значит, самостоятельно проектировать, отделывать и оснащать офис будет не только дорого, но и крайне сложно.

При этом сами по себе проекты тоже усложняются. Чтобы создать комфортный современный офис, качественных материалов и оборудования уже недостаточно. Нужны специалисты с правильными компетенциями. Их можно вырастить внутри компании, но чаще всего удобнее привлечь на аутсорс. Таких людей всегда не хватало на российском рынке, а с учетом последних событий их может стать еще меньше.

Точно спрогнозировать ситуацию с ценами на рынке офисной недвижимости сейчас практически невозможно. Скорее всего, материалы и инженерное оборудование вырастут в цене как минимум вдвое. Но стоимость аренды операторы постараются удержать на прежнем уровне. По крайней мере, в течение ближайшего года.

Еще до начала нынешнего кризиса компании и предприниматели признавались, что их горизонты планирования сокращаются. На фоне пандемии пяти- и десятилетние планы и стратегии быстро теряли актуальность. Бизнес научился принимать решения здесь и сейчас.

Раньше большинство арендаторов подписывали контракты сроком на три-пять лет. Но теперь мало кто представляет, что будет делать через три года. Поэтому многие компании стараются сократить сроки аренды.

Гибкие офисы дают альтернативу длительным контрактам. Здесь арендаторам не нужны капитальные вложения: они получают готовое для работы пространство. Поэтому могут заключать контракты на комфортный для них период.

Ситуация на банковском рынке — еще один аргумент в пользу готовых гибких решений. Если раньше компании могли достаточно свободно брать кредиты на отделку и оснащение пространств, то теперь это проблематично и очень дорого. Ключевая ставка ЦБ растет, а вслед за ней — ставки корпоративного кредитования.

Возвращая сотрудников в офисы после острой фазы пандемии, многие работодатели стали иначе использовать рабочие пространства. На первый план вышла коммуникативная функция: офисы превратились в места для общения, презентаций и переговоров.

В гибких офисных пространствах делать все это проще и удобнее. Вместо того, чтобы «привязывать» людей к столу и стулу, здесь начинают более активно использовать незакрепленные рабочие места.

Если раньше сотрудники с утра до ночи просиживали в замкнутом пространстве в окружении своего отдела, то теперь они могут проводить день в той зоне, которая больше подходит для выполнения сегодняшней задачи. И при этом общаться с людьми, которых могли бы никогда не встретить, работая в своем кабинете.

В 2021 году — после того, как сотрудники Pridex переехали в гибкий офис Multispace — мы провели несколько внутренних исследований. Оказалось, что благодаря переезду коммуникация между отделами выросла на 82%, уровень вовлеченности – на 74%.

Кроме того, участники опроса отметили улучшение условий труда, повышение уровня комфорта, и в конечном итоге, уровня счастья. А в ситуации полной неопределенности и высокого эмоционального напряжения всё это оказалось очень кстати.