Как позаботиться об офисе для сотрудников по всему миру
В 2022 году сотни бизнесов по всей России столкнулись с релокацией – как целых подразделений, так и отдельных специалистов. Но если у крупных корпораций релокацией могут заниматься сотрудники из нескольких десятков человек, то малый и средний бизнес часто нуждается в помощи для организации рабочих мест своим сотрудникам в других городах и за рубежом. Мы в Icowork. co придумали, как помочь и организовать этот процесс для небольших команд до 100 человек. Как снять офис или рабочие места для специалистов, которые находятся в разных городах и странах – рассказываю наш опыт от идеи до реализации.
Впервые с запросом на аренду рабочих мест для отдельных сотрудников мы столкнулись в России: просьба исходила от компаний, предоставляющих возможность для удаленной работы из других городов, но желающих повысить лояльность коллег. По задаче HR мы провели отбор и определили в желаемых регионах присутствия площадки, соответствующие требованиям компании – и через наш сервис Icowork. coдали возможность указанным сотрудникам регистрироваться и самостоятельно бронировать для себя рабочие места в рамках определенного компанией депозита.
С осени 2022 года участились запросы на аналогичное размещение сотрудников за рубежом. Мы собрали предсказуемую географию — страны СНГ, Турция, Сербия, Израиль, и стали подключать к сервису локации в этих популярных для переезда и удаленной работы локациях.
Сама по себе услуга не имеет четко ограниченной целевой аудитории, но мы определили для себя диапазон компаний по численности сотрудников. Как правило, это либо небольшие стартапы до 20-30 человек, либо компании или отдельные подразделения до 100 человек с сотрудниками в разных городах или странах. Еще одна аудитория – компании со штаб-квартирой в Москве, нанимающие фрилансеров из регионов и других стран под свои задачи или проекты. Возможность аренды рабочего места для сотрудника в данном случае становится HR-инструментом привлечения ценных специалистов и сохранения связей с коллегами.
Как это работает
Компания – чаще всего HR, административный персонал – предоставляет нам информацию о том, сколько сотрудников нужно разместить и какой будет география рабочих мест. Далее мы предоставляем тайминг закрытия задачи и согласовываем договор: в нем фиксируется стоимость подписки сотрудника на сервис (сейчас это 1500 руб. за специалиста в месяц), а также размер депозита, который компания ежемесячно готова предоставлять коллегам. Мы не выставляем специальные тарифы для клиентов и исходим от предложений площадок, поэтому вся стоимость для клиента прозрачна и обоснована.
При этом компания перекладывает задачи по оплате иностранным юридическим лицам на нас и получает доступ к рабочим местам в любой стране: на то, чтобы подключить новую страну или новый город к площадке по задаче клиента, у нас уходит в среднем около месяца. Весь документооборот происходит с российским юрлицом.
Задачи по интеграции сотрудников в систему мы берем на себя – и в том числе снабжаем памяткой и инструкциями персонал внутри компании. Специалисту достаточно получить идентификатор в системе и далее под свой запрос бронировать рабочие места с помощью платформы – выбирая для себя часы, дни, или недели (период использования определяется работодателем). Мы контролируем средства на депозите и вовремя сообщаем о приближении лимита. На бронирование рабочего места уходит 10 минут, а на площадке в коворкинге специалист называет свой номер бронирования и начинает работу – дополнительных оплат в местной валюте от него не требуется.
Таким образом, компания при использовании гибких услуг по размещению получает три ключевых преимущества. Первое – оптимизирует расходы на офис, используя только то время, которое реально нужно сотруднику, и не раздувая штат за счет административного персонала. Второе – упрощает документооборот, работая с российским агрегатором в рублях. Третье, что является плюсом для сотрудника – удобная и быстрая аренда и решение вопросов с живым человеком, а не ботом.
Удаленный контроль
Самое сложное в работе с локациями в разных уголках мира – это контроль качества площадки. Здесь мы ориентируемся не только на данные самих локаций, но и на обратную связь от пользователей.
В первую очередь мы сами знакомимся с местным рынком и подписываем площадку исходя из требований наших клиентов. Но если, к примеру, в Израиле или в крупных городах Турции московский бизнес может получить сопоставимый по уровню сервис и локацию, то в странах СНГ рынок гибких офисов сейчас находится в стадии своего становления. Поэтому наша задача – отобрать лучшие предложения в необходимой географии и проверить их соответствие запрашиваемому качеству, а также грамотно донести до сотрудника особенности площадки. Дальше он сам принимает решение об аренде.
При взаимодействии с оператором мы используем видеотуры по объектам, обрабатываем данные по предоставляемым услугам и прописываем их в агентском договоре с локацией. А на уровне сотрудников – постоянно запрашиваем обратную связь, чтобы понимать, все ли условия договора выполняются. Регулярный фидбек лежит в основе сотрудничества: при несоответствии локации заявленным требованиям, ее отключают от сервиса, а клиенту оперативно предоставляют альтернативу.
Сейчас мы, подключив больше 120 площадок в России и за рубежом, видим, что партнерам эта схема тоже выгодна и понятна: от нас они получают долгосрочных стабильных клиентов и расширяют свою базу, а также упрощают свою операционную деятельность: с партнерами мы взаимодействуем с помощью иностранного юридического лица.
В будущем мы планируем автоматизацию услуги на уровне личного кабинета, но решили двигаться в этом направлении только от запросов клиентов. Пока автоматизация не является первым приоритетом: мы видим, что компании стремятся к живому общению с человеком, помогающим им решить свой вопрос. То же самое касается локаций: такие страны, как Израиль и Турция, готовы и используют западные решения, но в странах СНГ это делают единичные операторы локаций.
Масштабирование
Меньше чем за полгода сервис Icowork стал доступен в пяти новых странах. В ближайших планах – подписание новых локаций в Грузии, Азербайджане и Казахстане: государствах, принявших наибольшее количество российских специалистов, работающих удаленно. В перспективе нескольких месяцев – старт работы с площадками в Сербии, на Кипре, в Израиле.
В долгосрочной перспективе года мы планируем охватить Юго-Восточную Азию, ОАЭ, Португалию. И далее закрепляться в Восточной и Западной Европе и США – мы движемся, исходя из задач и запросов наших клиентов. Сейчас, охватывая ближнее зарубежье, мы работаем с временной потребностью российского бизнеса. Однако по мере развития планируем выходить в иностранные организации с аналогичным решением: на западных рынках существуют несколько компаний, предлагающих аналогичные услуги, поэтому данная среда достаточно конкурентна, а формат аутсорса услуги распространяется все больше.