Комфорт в офисе: как его добиться

В среде топ-менеджеров и HR-специалистов продолжаются споры о том, насколько опенспейсы эффективны для работы. С одной стороны, с помощью организации подобных офисов руководители компании стараются повысить качество корпоративного общения. С другой, все больше исследований говорит о том, сотрудники не готовы к открытой коммуникации с коллегами в течение всего рабочего дня и испытывают ненависть к опенофисам.

Как обустроить офис, чтобы ваши подчиненные полюбили свои рабочие места? Разбираемся вместе с экспертами.

Гибкость границ

Open space изначально создавались с прицелом на открытость и взаимодействие. Однако на деле эффект получился противоположный: люди, чувствуя недостаток личного пространства и избыток шума, уходят в себя, демонстративно надевают наушники и всем своим видом пытаются показать нежелание вступать в диалог. Но, несмотря на то, что open space не оправдал возложенных надежд, возвращение к традиционной кабинетной нарезке уже маловероятно - это дорого и не вписывается в современную открытую и гибкую рабочую культуру. Вадим Журдан, директор по развитию в конструкторе смарт-офисов KIT утверждает, что проблему может решить нечто среднее между кабинетами и open space - так называемые space-in-space офисы, пространства, состоящие из выделенных зон внутри большого помещения. “Они позволяют, с одной стороны, сохранить открытое ощущение open space, с другой, обеспечивают комфортную и эффективную работу сотрудников” - утверждает Вадим. В таком офисе сотрудники, получают оптимальные условия, под конкретные потребности и в то же время не мешают друг другу.

Вадим также отмечает, что имеет значение не только наличие уединенных мест, но и то, как они распределены, - “Одно из самых эффективных решений, увеличивающих комфорт офиса - организация пространства по методу activity based workspace, то есть, зонирование, основанное на типах активности сотрудников. Разные департаменты и даже позиции внутри них отличаются по типам своей деятельности и каждому из них подходят разные условия. Сотрудникам, занятым сфокусированной тихой работой, нужны изолированные зоны с традиционными рабочими столами. Коммуникаторам удобнее проводить встречи в переговорных купе. Продавцам и тем, кто часто проводит приватные звонки, оптимально подходят индивидуальные скайп-кабины. Командам, работающим по методологии agile, требуются места для частых митингов, и так далее” Использование этого подхода напрямую влияет на продуктивность и лояльность, Вадим уверен, что люди, работающие в оптимальных условиях, больше успевают и лучше относятся к своему работодателю.

Бизнес на диване

В условиях open space или кабинета, в котором располагаются рабочие места сотрудников разных отделов, очень сложно генерировать идеи: “Отвлекает постоянный фоновый шум, рабочие звонки коллег и другие факторы. Для креативного мышления нужны особые условия, поэтому лаунж-зоны необходимы в таких отраслях, как реклама и маркетинг, дизайн, ивент-сфера”, - считают в компании “Цвет диванов”, где разрабатывался проект по созданию удобного офисного лаунж пространства.

“Крупные компании, связанные с IT и маркетингом, оборудуют офисы таким образом, чтобы сотрудники могли получить все необходимое, не уходя из офиса. В штаб-квартирах Google и Yandex кроме диванных лаунж-зон и мест для кофе-брейков предусмотрены даже спортивные зоны, в которых установлены тренажеры. Но в большинстве офисов площадь ограничена, не всегда есть возможность выделить под зону отдыха отдельное помещение. Но даже в маленьком офисе можно поставить несколько пуфов-мешков или небольшой угловой диван рядом с кулером. Даже такой небольшой штрих поможет создать ощущение свободы в офисе. Коллективы, в офисах которых есть небольшой «мягкий уголок» для сотрудников, легче воспринимают авральные ситуации, требующие задержаться в офисе. Это повышает их лояльность, а кратковременные перерывы помогают решать небольшие, но многочисленные рабочие задачи, требующие быстрой и не долговременной концентрации на рабочем процессе”, - объясняет Юлия Харитонова, ведущий дизайнер «Цвета диванов».

При оформлении лаунж-зон, можно смело отойти от общей стилистической линии офисного пространства. “Поскольку цель внутренней лаунж-зоны – предоставить работникам место, отличающееся от основного офисного помещения, в ней можно создать обстановку, приближенную к домашнему комфорту и уюту, - советует дизайнер, - Основными предметами мебели здесь будут мягкие диваны, кресла, пуфы. Уместны также полки или шкафы с книгами или печатной периодикой, аквариум, декоративные растения, и даже телевизионная панель. Такую лаунж-зону можно использовать также и для рабочих целей, как альтернативное рабочее пространство”.

Кофе в офисе

Как известно, чтобы проснуться и быть бодрым в течение дня, большинство людей прибегают к такому напитку, как кофе. Он дает энергию и заряжает на весь день. Некоторые владельцы бизнеса заботясь о внутреннем духе и настрое работников, ставят в офисах кофемашины. Если в бизнес центре есть кофейная точка, нужна ли кофемашина в офисе?

"По идее, кофе в офисе – это хорошо. Кофе стимулирует мозговую активность. Помогает взбодриться или просто не заснуть. За кофе можно обсудить деловые вопросы. Но по факту – это просто повод отвлечься и поболтать, формально находясь на рабочем месте. Поэтому кофемашина в офисе – это враг руководителя. Мы заботимся о мотивации сотрудников? Не хотим на них давить? Ок, тогда можно официально разрешить им кофе-брейки в кофейне бизнес-центра, комментирует Владислав Петлюк, основатель франшизы кофеен Coffee in". Так или иначе включить оплату кофе в мотивационный пакет. Давайте решим для себя: стоит ли создавать шумный и беспокойный «центр притяжения» для сотрудников или лучше изначально вынести все нерабочие вопросы за пределы офиса? Кстати, хорошая рожковая кофемашина действительно адски шумит и оставляет после себя немало мусора. Даже скромная капсульная работает не бесшумно.

Тут есть и важный денежный аспект: любая кофемашина обходится в эксплуатации довольно дорого. К ней приходится покупать расходники, ее необходимо чистить и ремонтировать. При этом приемлемые оптовые расценки на кофейные зерна, капсулы или другие расходники возможны, только если у вас в офисе не меньше 50 сотрудников и машина загружена полностью. Только тогда можно говорить о формальной окупаемости. В любом другом случае ваша машина работает в чистый минус.

Не забудем, что постоянно работающая кофемашина (особенно если вы вначале сэкономили на марке) быстро износится и потребует замены, что тоже может неприятно удивить.

Не лучше ли доверить все эти вопросы профессионалам? Что такого эксклюзивного есть в офисной машине, чего нет в кофейне бизнес-центра? В конце концов, можно заключить договор с управляющей компанией, которая поставит одну кофейную точку сразу на несколько офисов или на целый этаж. Такие мини-кофейни эргономичны и удобны, а профессиональный бариста приготовит кофе на любой вкус, в том числе и «с собой». А главное – никакого шума в офисе!

Исключение из правил или тенденция?

И все-таки: комфортный офис: необходимость или преференция? Сможет ли он стать тенденцией, или это все-таки исключение? Крупные российские работодатели пока не спешат заявлять об универсальности.

“Российский рынок труда достаточно консервативен, рабочая среда формирует единые требования к персоналу и ответственности, и ждать масштабных изменений в ближайшее время не стоит, - считает Виктор Жидков, председатель правления VestaBank, - при этом существует множество сфер и профессий, не связанных с креативом и созданием продуктов для молодой целевой аудитории. И у них есть требования к безопасности, к дисциплине, контролю за данными и так далее. В таких отраслях как, например, банковское дело, не стоит ждать кардинального изменения подходов. Может быть, здесь нужно немного скорректировать требования к персоналу, но в целом большинство из них являются естественными для данного сектора. Маловероятно, что в ближайшее время работодатели начнут массово модернизировать свои офисы для сотрудников поколения Z. Комфортный, современный офис, в первую очередь, необходим для инновационных компаний, в которых важен креатив. Их офисное пространство должно располагать к реализации творческих, нестандартных идей. По такому пути идут IT-гиганты Google, Mail.ru, Яндекс. В работе остальных секторов столь ярко выраженная креативная среда пока не является необходимостью”.