Оптимизация процессов на производстве — личный опыт

Я поняла, что блог я завела, а познакомиться не познакомилась.

Всем привет, меня зовут Александра Гостева и я частный консультант по оптимизации бизнес-процессов. Часто я слышу сразу три вопроса – кто такие консультанты, что такое оптимизация и бизнес-процессы?

Важность моей практики можно описать как:

Я начала работать лет в 16, подрабатывала летом секретарем. Со второго курса Экономического факультета СПбГУ работала экономистом в строительной компании. Эта же компания меня отправила на заочное обучение на инженера-строителя и по ночам я учила сопромат. Помню тогда любимой фразой была цитата из Кафки "Америка":

К 23 годам я завершила оба высших образования, имела уже года 4 опыта экономистом и стала финансовым директором. К финансовым навыкам добавились управленческие.

Юная я думала, что все идет по плану и так будет всегда, что вот она стабильность. Я любила свою работу, свой коллектив, любила стройку (надо отдать должное и сейчас люблю). Кстати вчера нашей компании "СУ-11" исполнилось 70 лет и мы собрались всем нашим старым коллективом, вечер воспоминаний и эмоций.

Из декрета я решила немного сменить деятельность и пошла в управление проектами. Конечно же, это снова была стройка, структура технического заказчика и мы строили завод. Кстати успешно, завод построили в срок и в бюджет.

Где-то через 1,5 года стройки меня пригласили запускать завод в эксплуатацию, вести строительные проекты и ... внедрять lean. Слово я не знала, погуглила, что lean – это бережливое производство, купила – «Цель» Голдратта и согласилась.

Первая часть моей деятельности – строительство и эксплуатация, хоть и была сложной, была мне понятной – организовала отдел, подобрала людей, наняла подрядчиков, выстроила работу, запустила два новых строительных проекта.

А вот что делать с бережливым производством я тогда не очень знала. Я прочитала все книжки, которые нашла в России. Поехала на очное обучение в Германию в консалтинговое подразделение, которое оптимизирует процессы. И вот передо мной новый цех, свежие сверкающие производственные линии, 20 человек сотрудников и 2 немецких консультанта, которые приехали к нам в помощь, запускать производство и внедрять lean.

Завод мы запустили (кстати в срок и в бюджет), сборка началась, немцы уехали, мы с Руководителем производства начали проводить ежедневные планерки на производстве и ... вот тут началось самое интересное.

Очень быстро стало понятно, что вот этими инструментами бережливого производства мы навели внешний лоск на плохо работающие процессы.

И я решила, что начнем мы внедрение бережливого производства с оптимизации процессов.

Начала я с самой главной, на мой взгляд, темы - внедрения планирования. После стройки я не понимала, как можно не распределять объем работы перед бригадой, какой тогда результат можно получить. Я съездила в командировку в Голландию, Финляндию и Германию, посмотрела на других заводах алгоритм планирования, составила ТЗ и мы приступили. Мне выделили сотрудников, мы описали процесс, программы, составили подходящий нам алгоритм, оттестировали его на excel и он заработал даже на excel! Срок размещения заказов сократился, мы могли видеть загрузку производственных участков позаказно на две недели вперед, у нас появился план работы на день, мы могли контролировать факт исполнения плана, мы перестали срывать сроки сборки на производстве. Я была воодушевлена нашей работой!

Что я была наивна, я поняла чуть позже. Абсолютно не все хотели что-то менять. Скажу даже по-другому - почти все не хотели хоть что-то менять.

Кто-то просто хотел "оставаться в зоне комфорта", как открыто говорил, кто-то откровенно саботировал, видимо боясь потерять свою значимость, что какие-то данные раньше были доступны только ему, а теперь все прозрачно, понятно и справится может любой, кому-то не понравилось, что теперь работу легко было контролировать.

Кто-то просто недовольно на меня посматривал, кто-то молча игнорировал нововведения, кто-то меня откровенно добавил в мысленный черный список. И, положа руку на сердце, я была к этому не готова и было тяжело.

Я понимала, что планирование обязательно должно быть и что мы должны достичь результата, но работа с людьми потребовала от меня больше сил, чем разработка самого алгоритма. Понадобилась и поддержка со стороны руководства, и наш стойкий характер, что мы не спасовали и не откатили назад, а неизменно, изо дня в день проводили планерки, ставили задачи на день, проверяли факт исполнения, разговаривали с сотрудниками, но и некоторые перераспределения обязанностей – часть задач была передана тем сотрудникам, которые поддерживали изменения, особо упертых мы не смогли, да и не стали переубеждать.

Честно скажу, первый опыт был тяжелым, очень тяжелым. Год я заходила в цех с тяжелым сердцем. Но этот опыт меня многому научил – изменения должны исходить от людей. Это про вовлеченность. Если сотрудники сами предложили, они не будут потом сопротивляться, когда придет время внедрять изменения. А наша задача направить их и подвести к этим изменениям. Так мы потом определили вместе с сотрудниками (!) ряд проблем, разбивались на рабочие группы и уже в группах генерировали идеи, а я была как project-manager по изменениям, вела разом несколько проектов по оптимизации процессов.

Сначала было производство, потом складские процессы, логистика и наконец дошли до сервисного подразделения, которым я итоге руководила последние 1,5 года, к этому времени я уже набила руку и шишки.

И вот на сервисе от работы я получила прямо удовольствие. А знаете почему? Ребята 3 года смотрели, как вокруг них выстраиваются процессы, работать становится все удобнее, понятнее, результаты становятся лучше, удовлетворенность растет и им тоже хотелось.

Это были первые сотрудники, которые сами подходили и говорили: «Александра, вы вот это сделали на производстве, мы себе такое тоже хотим».

И, когда я думала, как подступиться к новому подразделению, я узнала о национальном проекте "Производительность.рф", подала на него и нас одобрили! Это была огромная работа и огромный опыт. Нам выделили консультантов, которые помогали нам провести проект по оптимизации сервиса.

В рамках этого проекта я прошла обучение на бизнес-тренера в Москве в офисе Федерального центра компетенций и в декабре 2022 года сдала экзамены по программам и стала сертифицированным бизнес-тренером.

И результаты были колоссальные - за 4 месяца активной работы мы с командой выстроили ручную CRM на базе excel с контролем сроков на каждом этапе, внедрили планирование (не автоматизированное, а на информационном стенде в цеху), внедрили стандарты рабочих мест, 5С на рабочих участках, оптимизировали узкий участок в сервисном процессе и наладили процессы со смежными отделами - производство, логистика, закупки, склад. Мы упорядочили работу сервисного подразделения. И все теми же людьми.

На протяжении всех этих лет, когда я занималась процессами, я поняла две вещи:

Сначала идея помогать малым и средним предприятиям возникла в голове, потом мне ее стали зеркалить знакомые и коллеги - тебе надо заниматься внедрением изменений и я решила, что пора. Тем более, когда такая обстановка на рынке: компаниям надо быстро приспосабливаться к меняющимся условиям, дефицит кадров – надо учиться более рационально использовать имеющиеся, а времени на это нет, держать бизнес-аналитиков в штате могут далеко не все компании, а необходимость выстраивания процессов стали понимать все большее и большее число руководителей.

В планах:

Открыть небольшое консалтинговое бюро с красивыми окнами где-нибудь на Петроградке и получать от любимого дела и эстетическое удовольствие.

Сделать так, чтобы консалтинг перестал казаться людям бесполезной тратой денег и времени.

Помочь как можно большему количеству малых и средних компаний и стать, как говорил Стивен Кови, "проводником перемен". И, мне кажется, сейчас - самое время. А Вы как думаете?

Подписывайтесь на Телеграм-канал

Александра Гостева