реклама
разместить

Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Невозможно навсегда отказаться от офиса за пару дней. Но если использовать приёмы удалёнщиков, то получится сохранить продуктивность на месяц-полтора — этого как раз хватит, чтобы сотрудники вышли с карантина.

Не думайте, что вас это не коснётся — уже сегодня Сергей Собянин призвал московских работодателей перевести 15-30% офисных работников на удалёнку. Кто знает, какой процент будет через неделю.

Я директор компании Ratio, а также консультирую предпринимателей и менеджмент в других фирмах. В Ratio мы разрабатываем сайты и веб-сервисы, при этом все наши сотрудники работают удалённо.

Здесь я расскажу, как временно перевести офис на удалёнку — но не потому что удалёнка круче, просто из-за коронавируса это может стать необходимой мерой. Стоит поберечь нервы сотрудников и организовать всё так, чтобы в ближайшие пару месяцев они могли нормально работать.

Мои советы точно подойдут для команды из 20-30 человек, но их могут использовать и более крупные организации.

Максим Панфилов

Что сделать перед уходом на карантин

Эта статья поможет быстро наладить работу и сохранить продуктивность на короткой дистанции, но чтобы построить идеальную удалённую компанию — этого недостаточно.

К счастью, идеально работающая удалёнка сейчас не нужна. Главная задача: продержаться до конца карантина и вернуться к привычному офлайн-офису с небольшими потерями.

Перед выходом на карантин вам нужно подумать о пяти вещах:

  • как держать связь
  • как контролировать задачи и рабочее время
  • как сделать так, чтобы люди не простаивали и не выгорали
  • как организовать документооборот
  • как успокоить клиентов

Связь с сотрудниками

В офисе общение организовывается само собой, но на удалёнке это так не работает. Перед уходом на карантин придётся объяснить подчиненным правила, по которым вы будете взаимодействовать в ближайшие месяцы.

Глобально нужно проработать два вопроса: как переписываться и как созваниваться.

Выберите мессенджер, в котором будете вести рабочие переписки. Он должен быть один на всех. Желательно, чтобы большинство сотрудников не использовало его для личных переписок — это поможет им сфокусироваться на работе.

Так вместо телеграма лучше взять, например, Slack. У него есть мобильное приложение и бесплатный тариф, который сохраняет в переписке ограниченное количество сообщений — на месяц этого должно хватить.

Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Первый делом создайте в мессенджере общий чат и добавьте туда всех сотрудников компании или отдела. Чат нужен для оргвопросов: попросите сотрудников отписываться в нём каждый раз, когда они покидают рабочее место в течение дня. Они в любом случае будут отвлекаться из-за детей, родственников или домашней атмосферы, но так вы хотя бы будете в курсе.

Чтобы было где обмениваться новостями про коронавирус, создайте также чат-флудилку.

Под каждый проект организуйте отдельный рабочий чат. Добавьте туда всех сотрудников, занятых на проекте. Попросите людей вести рабочие дела только в чатах, не в личке — это поможет избежать хаоса в переписках. Вся информация будет на виду.

Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Установите понятные правила по скорости ответа. В Ratio во время рабочего дня сотрудник должен ответить на сообщение в течение 15 минут. Зная это правило, люди быстрее решают рабочие вопросы.

Выберите сервис, в котором будете проводить созвоны. В большинстве случаев вам подойдёт обычный Skype. Если по каким-то причинам не можете его использовать — попробуйте бесплатный Jitsi Meet.

Помните о безопасности. Попросите сотрудников не отправлять пароли в мессенджерах и по почте, а также не хранить их в гуглдоках или других файлах.

Конечно, хранилище паролей вы ради карантина вряд ли заведёте, так что вот простой и относительно безопасный способ поделиться данными аккаунта: отдельно сообщите логин во время звонка, а пароль пришлите в мессенджер. Не забудьте удалить сообщение, когда сотрудник его прочтёт.

Также проверяйте, не расшариваете ли вы рабочие документы в веб, когда делитесь ими. Такое случается чаще, чем кажется.

Задачи и рабочее время

Для удалённой работы сотруднику нужна самодисциплина. Люди в вашем офисе скорее всего не готовы к переходу на удалёнку, поэтому не оставляйте их одних, пусть они ощущают ваше присутствие и поддержку.

По утрам проводите стендап по каждому проекту. Это поможет вам быть в курсе происходящего и даст сотрудникам понимание, что им нужно отчитываться за проделанную работу.

В долгосрочной перспективе такой плотный контроль скорее всего приведёт к выгоранию половины офиса, но на протяжении месяца всё должно работать хорошо.

Во время стендапа каждый участник команды рассказывает:

  • что сделал за прошлый день
  • что планирует сделать сегодня
  • с какими проблемами он столкнулся

Не тратьте на созвоны слишком много времени. Большинство вопросов можно решить в рабочем чате, а онлайн-звонки — это всегда лишний стресс и потеря концентрации. В некоторых случаях они всё же необходимы, но не забывайте контролировать расписание — например, в Google Календаре (есть бесплатный пробный период).

Это поможет вам заметить момент, когда команда начинает тратить много времени на малополезные обсуждения.

Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Помните, что у сотрудников должно быть время на спокойную работу — по возможности, не дёргайте их с созвона на созвон.

Не контролируйте рабочее время трекерами. Ваши сотрудники не привыкли работать удалённо, поэтому график всё равно не будет соблюдаться. Лучше скажите, когда нужно быть онлайн, а непосредственно работать позволяйте в любое время дня. Если будете грамотно распределять задачи, на продуктивности это не скажется.

Загруженность сотрудников

Чтобы работа шла эффективно, сотрудники должны ясно видеть задачи и понимать приоритеты.

Попросите каждого создать доску с задачами. Для этого подойдёт сервис вроде Trello.

На каждой доске нужно завести четыре списка:

  1. «План»: место, где менеджер ставит сотруднику новые задачи.
  2. «Принято»: сюда сотрудник перемещает задачи, с которыми он ознакомился и согласился — проверил, что все вводные на месте и он может выполнить эту работу.
  3. «В работе» — что сотрудник делает прямо сейчас.
  4. «Сделано» — выполненные задачи.

В Ratio мы собираем более сложные доски, используя Notion. Мы адаптируем их под задачи конкретного сотрудника, но ради месячного перехода с такими мелочами можно не заморачиваться.

Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Хотя бы раз в неделю проходитесь по всем доскам и назначайте задачам приоритет. Перетаскивайте важные задачи к началу списка и сообщайте сотрудникам, что их нужно закрыть в первую очередь. При необходимости задавайте приоритет чаще — желательно в момент, когда ставите задачу.

Попросите сотрудников сообщать вам, если что-то идёт не так. Слишком много созвонов, непонятный приоритет и другие проблемы — это повод обратиться к руководству. Помогите людям разобраться, им и так непросто.

Раз в пару дней проводите созвоны 1:1 с непосредственными подчинёнными. На них устраивайте разбор полётов по проектам и намечайте планы на ближайшие дни.

Документооборот

Это самый сложный момент перехода на удалёнку — к сожалению, у меня нет рекомендаций, которые подойдут в любой ситуации. Если внутри организации вы обмениваетесь бумажными актами, то вам придётся трудно.

Однако если вы обмениваетесь документами в основном с клиентами, это упростит задачу. Включите в договор новый пункт и приравняйте скан с печатью и подписью к бумажной копии документа.

Если вы настроены более решительно, то вместе с контрагентами переходите на электронный документооборот, вроде Конткур.Диадок. Карантин — отличная возможность убедить клиента в необходимости этого шага и упростить бумажную волокиту в будущем. В договор добавлять ничего не нужно: документы, прошедшие через сервис, приравниваются к бумажным на уровне законодательства.

Работа с клиентами

Для вас удалёнка — это новый опыт, неизбежно будут возникать косяки. Главное в этой ситуации: не молчать и держать связь с клиентом, предупреждая его обо всем.

Напишите душевное письмо, а лучше созвонитесь. Расскажите о карантине и не забудьте объяснить, как теперь общаться с менеджерами и следить за ходом проекта. Подчеркните, что качество работ не пострадает — и сроки вы постараетесь соблюдать.

Выберите отдельный мессенджер для общения с клиентами. Так удобнее, сотрудники не будут путаться в чатах.

В этом случае нужно выбрать что-то популярное, чтобы у клиента этот мессенджер наверняка был. В Ratio мы используем Telegram.

Создайте отдельное обсуждение под каждый проект, как в вашем основном мессенджере, но теперь добавьте клиента в чат. Не забудьте добавиться сами, чтобы следить за проектом. Если телефон разрывается от уведомлений — отключите их.

Расскажите про свой опыт

В статье я постарался затронуть основные моменты, но если у вас есть предложения или уточнения — напишите об этом в комментариях. Давайте вместе сделаем этот материал ещё полезнее.

Не болейте!

55
реклама
разместить
Начать дискуссию
Суд арестовал имущество группы «Домодедово» по иску Генпрокуратуры

И запретил вносить изменения в ЕГРЮЛ, кроме тех, что инициировало Росимущество.

Источник: городской округ Домодедово
1919
44
44
Вот и отжали ,посмотрим кому достанется
реклама
разместить
Сервис «нейродубляжа» ElevenLabs привлёк $180 млн при оценке в $3,3 млрд

Оценка выросла втрое за год.

1111
Как планировать закупку из Китая, чтобы не терять деньги при задержке груза
Как планировать закупку из Китая, чтобы не терять деньги при задержке груза

В бизнесе на товарах из Китая механизм закупки должен работать как часы. Никаких проволочек, простоев и пустых складов. Как этого добиться, рассказала Надежда — руководитель направления «Маркетплейсы» в ChinaToday.

11
В открытом доступе появилась нейросеть для дубляжа LipDub — она может «заставить» героя видео говорить заданный текст

В 2024 году с её помощью Уилл Смит «заговорил» на португальском в рекламе Nomad.

1212
88
22
В ИИ-сервис Suno добавили редактор текста сгенерированных песен

Теперь нейросеть можно попросить переписать фрагмент или исправить текст самостоятельно.

Нейросеть переписала строчку после просьбы подобрать рифму к слову «план»
1919
1111
33
11
10 частых вопросов об отделе продаж и ответы из личного опыта (вторая часть)

• По какой причине мог уволиться весь отдел продаж вместе с руководителем?
• Можно ли найти отдел продаж на аутсорсе за процент от сделок?
• Что можно делегировать ассистенту отдела продаж?
В этой статье я постарался интересно и вдумчиво ответить на следующую партию частых вопросов об отделе продаж

Кадр из фильма <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fwww.kinopoisk.ru%2Ffilm%2F1047883%2F&postId=1784086" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">«Однажды в… Голливуде»</a>
2323
33
11
11
11
Как я провел встречу-диагностику для OZON.ru: неожиданный опыт и потенциал развития

Здравствуйте! Меня зовут Максим Гинзбург, я ИТ-директор и владелец компании X-On. Уже более 20 лет я занимаюсь аналитикой, разработкой и внедрением решений, которые помогают бизнесу достигать новых высот. Сегодня я хочу рассказать вам о моем опыте работы с онлайн-магазином — одной из крупнейших платформ электронной коммерции в России.

11
Исследователи Wiz Research нашли в открытом доступе базу данных DeepSeek с историей чатов пользователей — компания уже её удалила

После того, как специалисты Wiz сами сообщили ей об уязвимости.

База данных ClickHouse. Источник: Wiz Research
1919
1010
Две великие вещи, которые держат трафик на vc - DeepSeek и продажи рекламы в телеграме.
[]