Как мысли влияют на ваш тайм-менеджмент?
Почему наши тщательно спланированные дела идут не так, как хотелось бы? Зачем вместо работы над важными задачами мы отвлекаемся на мелочи? От чего конфликты кажутся сложнее, чем они есть на самом деле? Ответы на эти вопросы скрыты в особенностях работы нашего мозга.
Когнитивные искажения — это внутренние ловушки восприятия, которые искажают наше понимание реальности и влияют на принятие решений.
Почему мы воспринимаем время неточно
Время — ресурс, который мы часто недооцениваем или распределяем неправильно. Есть несколько когнитивных искажений, которые играют в этом важную роль:
- Ошибка планирования (Planning Fallacy) – склонность переоценивать свою скорость выполнения задач. Например, человек может быть уверен, что подготовка к важной встрече займёт пару часов, но на деле на это уходит гораздо больше времени. Людям свойственно быть излишне оптимистичными, не закладывать резервы времени на возможные препятствия.
- Временное дисконтирование (Time Discounting): временами мы придаем большее значение сиюминутным удовольствиям и выгодам, нежели будущим. Это объясняет, почему люди часто выбирают отдых сейчас, игнорируя долгосрочные последствия. Например, откладывают работу над проектом до последнего момента.
- Закон Паркинсона: работа имеет тенденцию занимать всё доступное для неё время. Это значит, что если вам дают месяц на выполнение задачи, скорее всего, вы будете работать над ней вплоть до самого дедлайна. Даже если её можно выполнить быстрее.
Чтобы справиться с этими искажениями, полезно декомпозировать задачи – разбивать большие задачи на более мелкие – и устанавливать реалистичные сроки. Это помогает объективно оценивать, сколько времени требуется на каждую часть работы.
Что мешает вам ставить правильные приоритеты?
Когда дело доходит до расстановки приоритетов, мозг может сбивать вас с толку следующими когнитивными искажениями:
- Смещение к настоящему (Present Bias): человеку проще заняться текущими делами, которые кажутся важными здесь и сейчас, забыв о более значимых задачах в долгосрочной перспективе. К примеру, когда вы тратите время на мелкие поручения, не думая о стратегических планах.
- Прокрастинация – это хроническая привычка откладывать важные задачи на потом. Даже когда человек понимает, что работать нужно над чем-то значимым, он находит себе оправдания, чтобы отложить это на более поздний срок.
Для борьбы с этими искажениями важно составлять четкий план и придерживаться его. Расстановка приоритетов и концентрация на важных задачах помогут справиться с тенденцией откладывать дела. Если вам трудно правильно расставить приоритеты, попробуйте использовать метод Кано и разделить потребности на три основные категории.
Преодоление когнитивных искажений в конфликтных ситуациях
Конфликты — тоже часть нашей жизни, а следующие когнитивные искажения могут осложнять их разрешение:
- Эффект якоря: люди часто склонны полагаться на первую полученную информацию, даже если она не точная. Например, в ходе переговоров первое названное число может сильно повлиять на дальнейший ход обсуждения, даже если оно далеко от реальной стоимости.
- Предвзятость подтверждения (Confirmation Bias) – склонность людей искать информацию, подтверждающую уже сложившиеся убеждения, и игнорировать всё, что им противоречит. Периодически это приводит к ошибочным суждениям в конфликтных ситуациях, когда мы видим только ту часть информации, которая подтверждает нашу точку зрения.
- Эффект первичности (Recency Effect): при оценке ситуации люди придают большее значение недавним событиям. Это может искажать восприятие конфликта, если последние события не отражают всей картины.
Чтобы лучше справляться с конфликтами, важно быть объективными и собирать всю доступную информацию перед принятием решения. Это поможет избежать влияния первых впечатлений и предвзятых мнений.
Методы борьбы с когнитивными искажениями
Осознание когнитивных искажений — первый шаг к их преодолению. Вот методы, которые помогут найти такие искажения у себя и справиться с ними:
Осознанность
Практика осознанности помогает замечать моменты, когда ваши решения подвержены влиянию искажений. Медитация и регулярная саморефлексия способствуют более осознанному отношению к своим мыслям и поступкам. Для ясности восприятия периодически нужно фокусироваться на текущих задачах, не забегая в будущее и не зацикливаясь на прошлом.
Для повышения осознанности можно использовать таймер Помодоро. Он поможет сфокусироваться на работе. После включения таймера важно не отвлекаться на мессенджеры и почту. Небольшие перерывы дают возможность работать эффективно и не переутомляться.
Этот инструмент удобно использовать в специальных приложениях для планирования, например:
В планировщике Shtab есть встроенный таймер. Его можно запустить как отдельно, так и в задаче. Когда она будет выполнена приложение покажет сколько «помидорок» у вас ушло. Так вы избежите искажений при оценки времени, потраченного на выполнения задачи.
Обратная связь
Для сохранения объективной картины мира. Нам порой необходим взгляд со стороны. Если вы сомневаетесь в своем плане или действиях, спросите совета. Вы можете поделиться своими сомнениями с друзьями или коллегами. Постоянное получение и анализ обратной связи позволит корректировать свои действия и избегать ошибок. Это помогает объективно оценивать ситуацию и принимать взвешенные решения.
В сервисе Shtab удобно отслеживать, на каком этапе находится задача. Это облегчает анализ и дает возможность увидеть общую картину, минимизируя влияние искажений. В комментариях под каждой карточкой пользователи могут общаться и решать все вопросы оперативно, что помогает справляться с конфликтами и упрощает коммуникацию.
Анализ и оценка принятых решений и перспектив
Регулярный анализ своих решений и действий помогает лучше понять, как когнитивные искажения влияют на вас. Ведение дневника или регулярный самоанализ помогают выявить закономерности поведения и работать над их изменением. Проведите ретроспективу — проанализируйте задачи, выполненные за день. Подумайте, что могли сделать лучше и где потратили дополнительное время. Это поможет актуализировать ваш план на следующий день.
В приложениях планировщиках, например, SingularityApp и Shtab вы можете создать задачу для саморефлексии. Добавить в нее чек-лист с вопросами, которые помогут оценить насколько продуктивным был ваш день.
Использование этих методов поможет вам не только выявлять когнитивные искажения, но и эффективно бороться с ними. Понимание когнитивных искажений — ключ к улучшению продуктивности и качества жизни. Осознавая их влияние и применяя описанные методы борьбы, можно значительно повысить свою способность управлять временем, приоритетами и конфликтами.
В следующий раз, когда вы заметите, что сталкиваетесь с трудностями в этих областях, помните: ваш мозг работает по своим правилам, но теперь вы их знаете, а значит можете его обыграть.
Единственная проблема с моим тайм менеджментом это тикток и ютуб, главное ни под каким предлогом не включать их на телефоне или ПК иначе весь день на смарку)
На собственном опыте убедился, что мысли и установки напрямую влияют на продуктивность. Когда в голове бардак, планировать время бесполезно. Потому что сейчас, анализирую себя 5-летней давности, понимаю, как можно было все оптимизировать, но первоначально все надо решить у себя внутри, то же принятие решений...круто конечно, когда ты рассчитываешь все за и против, но плохо, когда имея эти данные, ты сомневаешься в своем решении. Если сомневаешься, уже лучше просто отложить эту идею и идти дальше, а потом если что вернуться.