Разработка формальной организационной структуры: ключевые моменты и мысли

При разработке формальной организационной структуры важно подходить к процессу с ясностью и намерением. Ниже приведены основные вопросы и соображения, которые помогут вам в этом процессе, а также рекомендации для повышения эффективности и устойчивости вашей организации.

Ключевые вопросы:

На первом этапе важно прояснить организационную движущую силу, которая привела организацию к необходимости исследования. В чем заключается текущая ситуация, и почему она имеет значение? Главный запрос также должен быть четко сформулирован, чтобы он отражал реальную ситуацию. Например, запрос может быть связан с развитием организации для того, чтобы адаптироваться к росту и создать структуру, которая позволит ей функционировать максимально эффективно и продуктивно в будущем.

Ясность на этом этапе обеспечивает общее понимание цели изменений всеми участниками и создает основу для принятия решений. В отношении самого процесса стоит рассмотреть коллективны подход, например, использовать шаблон формирования предложений (Proposal Forming Pattern), чтобы эффективно вовлечь в процесс всех необходимых участников.

При разработке формальной организационной структуры важно подходить к процессу с ясностью и намерением. Ниже приведены основные вопросы и соображения, которые помогут вам в этом процессе, а также рекомендации для повышения эффективности и устойчивости вашей организации.

Ключевые вопросы:

На следующем этапе, если это ещё не сделано, необходимо четко определить цель организации. Опишите основную движущую силу и главный запрос, который организация стремится удовлетворить, а также её общую стратегию. Стратегия представляет собой общее направление, в котором организация и её сотрудники работают для достижения цели.

Важно определить, кто принимает решения по стратегии и кто уполномочен пересматривать и изменять её при необходимости. В некоторых случаях целесообразно использовать коллективный подход, в других — логичнее, чтобы инициатива принадлежала тем, кто несёт общую ответственность за результаты. Независимо от подхода, открытость к возражениям и мнению других участников может выявить возможности для непрерывного улучшения.

Ключевые вопросы:

Уточнение полномочий и владения включает в себя оценку плюсов и минусов традиционных подходов, например, сохранения иерархии подотчетности и полномочий. Важно понимать, что привлечение новых участников с четко определенными ограничениями — распространенная и эффективная практика. Пока ожидания ясны, а обмен ценностями воспринимается как справедливый, не обязательно, чтобы каждый имел влияние на все аспекты организации в любое время.

Если есть стремление к более полному распределению влияния внутри организации, избегайте фрагментарного подхода. Вместо этого тщательно изучайте возможные варианты и рассматривайте, как их можно интегрировать в соответствии с целями и структурой организации.

Владение и ответственность должны распределяться таким образом, чтобы поддерживать цели организации, ее стратегию и юридическую структуру. Устранение ненужных зависимостей и четкое определение доменов помогают индивидуумам и командам работать автономно, при этом выявляя неизбежные зависимости и назначая за них ответственность.

Хотя такие принципы, как равенство и инклюзия, важны, при принятии решений о структуре организации приоритетом должны оставаться её цель и резултиативность. Например, подход «Steward Ownership» (управляющее владение), где организация «принадлежит самой себе», может быть более подходящим для одних контекстов, чем для других.

Ключевые вопросы:

Одной из основных задач, стоящих перед организациями, является процесс принятия решений и чёткое определение того, кто за что отвечает. Чтобы сохранять гибкость и эффективность, полезно рассматривать организацию через призму доменов (домен - это определённая зона ответственности и полномочий внутри организации) — от общего домена всей организации до различных поддоменов внутри него.

Когда в организацию приходят новые участники, ясность в отношении их обязанностей и доменов должна стать неотъемлемой частью их трудового договора. Это помогает всем быть в курсе, задавать ясные ожидания и осознанно принимать решения о сотрудничестве.

Организации, которые с самого начала не устанавливают четких ожиданий, часто сталкиваются с проблемами, связанными с границами, полномочиями и ответственностью. Проясняя и формализуя эти аспекты на раннем этапе, вы снижаете неопределенность и создаёте основу для дальнейшего анализа и эволюции, по мере того как люди приобретают опыт.

Чем больше автономии у участников, тем больше ясности требуется в отношении их обязанностей и пределов этой автономии. Проектирование доменов создает условия, позволяющие людям эффективно выполнять свои обязанности.

Ключевые вопросы:

Завершающий этап — это определение принципов (ценностей организации) и соглашений (внутренних правил), которые будут направлять поведение и принятие решений. Принципы создают этические и практические рамки, а соглашения определяют ожидания и процессы для решения вопросов, таких как конфликты, дисциплинарные меры или отстранение участника от работы в организации.

Доверие без четких ограничений может привести к проблемам в будущем. Вместе с определением доменов, принципы и соглашения становятся частью формальных договоров для новых участников организации. Они проясняют, что произойдет в случае нарушения границ или обязанностей, и поддерживают процессы, такие как разрешение конфликтов или применение дисциплинарных мер.

Хотя создание этих структур может показаться трудоемким, оно предотвращает будущие трудности и задает рамки для эффективного решения возникающих вопросов. Первый вариант уточненных ожиданий, ограничений в поведении и процессов на случай нарушений — это отличный старт для создания устойчивой и адаптивной организации.

Автор: Джеймс Прист, со-автор социальной техонлогии Социократия 3.0.

Перевод: AI, корректор перевода: Ваня Молчанов.

Мы в нашей компании "Фасилитация и сотрудничество" опираемся на эти идеи, создаём и проводим групповые сессии для организаций по прояснению предназначения организации, ценности, которую она создаёт для клиентов и межкомандных соглашений, которые фиксируем в наглядном и ясном виде для каждой команды. Пишите в телеграмм https://t.me/ivanmol.