Как работает реферальная программа в Playgendary

30-40% принятых офферов — это рекомендации, которых мы получаем по 200-300 ежемесячно. Рассказываем, как пришли к такому результату.

Впервые задумались о реферальной программе в 2018 году. Ситуация на ИТ-рынке поменялась, многие сильные специалисты уже не ищут работу сами: переходят из одной компании в другую, получив предложение. Недостаточно было опубликовать вакансию и ждать: времени на закрытие уходило все больше, поэтому работать по рекомендациям показалось хорошей идеей. Знали, что такую программу применяют во многих компаниях, и решили посмотреть, что из этого выйдет. Ведь у нас работает 200 человек, и они точно будут активно рекомендовать, думали мы.

Провели общую встречу для менеджеров проектов, рассказали о важности рекомендаций и об открытых позициях. Потом стали раз в месяц писать в общих чатах о вакансиях и создали табличку, куда нужно было внести контакты. Не было никакой системы. Практически не проводили ресерча, как лучше отладить процесс. Просто дали сотрудникам ссылку, чтобы они могли оставлять контакты рефералов.

• Количество сделанных офферов по рекомендациям было небольшим — 5-10%.
• Сотрудники просто «забывали» о программе.
• Не было регулярности в коммуникациях, разработанной документации.

В 2019 году компания начала работать с распределенной командой. Стали думать, как улучшить показатели найма по реферальной программе.

В этот раз более детально изучили рынок: как программа работает в других компаниях. Стало понятно, что нужен системный подход. Предстояло отстраивать коммуникации и организовывать встречи с сотрудниками.

Подготовили правила для команды, в которых обозначили:

• Цель реферальной программы: выявить сильных кандидатов среди окружения наших сотрудников.
• Правила сбора рекомендаций для HR&Recruiting команды: подробно расписали, какие задаем вопросы; какие рекомендации не засчитываем; что делаем, если одного и того же кандидата рекомендовало несколько человек и т.д.
• Реферальный бонус: изменили сроки выплаты. Ранее придерживались правила — перечислять бонус после того, как рекомендованный сотрудник проходит испытательный срок. Сейчас мы выплачиваем премию через месяц.

В правилах рекомендаций постарались прописать все спорные моменты:

• Работает ли рекомендация, если мы связались с человеком, он отказался от вакансии, а через год сам откликнулся на HeadHunter.
• Рекомендации, которые мы не засчитываем. Стараемся не ставить жестких рамок, чтобы не перекрывать поток, но иногда не получается отработать рекомендации.
• Если указывают заведомо слабого кандидата. Например, если на позицию нужны определенные хард скиллы, а нам дают контакты специалиста без релевантного опыта. Если человек уже откликнулся сам на нашу вакансию, мы общаемся или, тем более, сделали оффер. Если нет никаких контактов и о человеке мало информации.
• Что делать если одного кандидата рекомендуют два сотрудника (и больше). Несколько рекомендаций обычно случаются, когда хантишь топ-специалистов. В таких ситуациях нужно разбираться в индивидуальном порядке. Если рекомендации пришли с небольшой разбежкой, бонус делится пополам. Если специалист уже на этапе оффера, и тут на него приходит еще одна рекомендация, бонус получит только первый сотрудник. Чтобы все было честно, подключаем рекрутеров, выясняем, от кого пришли рекомендации и в каком порядке. Также можно спросить у самого кандидата, кто из сотрудников компании рассказал ему про вакансию.

Подготовили план беседы с сотрудниками и расписали правила, как работать с рекомендациями. Продумали много нюансов, чтобы максимально отладить процесс.

Драфт выглядит так:

• Рассказываем про цели реферальной программы.
• Предлагаем посмотреть список контактов в соцсетях, подумать, с кем учился и работал.
• Рассказываем об открытых вакансиях.
• Делаем упор на том, что нужны сильные кандидаты. И даже если сейчас нет подходящей вакансии, сможем вернуться к рефералу через время.
• Заранее продумываем, что отвечать на возражения из разряда «мои знакомые не ищут работу». Говорим, что никто не будет тревожить кандидата просто так. Если сотрудник просит, не ссылаемся на него, тогда кандидату сообщаем, что про него нам нашептал рынок, например.
• Предлагаем оставить контакты рефералов, даже если они не ищут работу. Знакомимся со специалистами, получаем пул на будущее, ведь рынок труда динамичен, и кандидаты могут к нам прийти позже.

Организовали встречи со всеми новыми специалистами: рассказываем о программе. Повторно общаемся с рекомендателями, если информации недостаточно для рекрутинга.

На регулярной основе стали делиться успехами проекта: сколько рекомендаций получили, сколько новых специалистов наняли. Не остались в стороне и менеджеры, они публикуют посты о том, кого ищут на свои проекты, подробно рассказывают о позиции в общих каналах связи.

Коммуникации об открытых позициях сопровождаем веселым и красивым визуалом в стиле наших игр. Тут подключается целая креативная команда. Это важно, чтобы привлечь внимание и получить больше рекомендаций. Как игровая компания мы стараемся во всем удерживать элемент фановости. На важные позиции иногда делается серия креативов.

Сделали форму для прямой подачи рекомендаций. В ней необходимо указать ФИО кандидата, на какую позицию и какое направление его можно пригласить, а также контакты. Так сотрудник может в любой момент оставить рекомендацию, и мы быстро ее обработаем. Это удобно и для внутренних коммуникаций: делаем пост о реферальной программе и закрепляем в нем форму. Как правило, в первые минуты публикации сотрудники оставляют от пяти до десяти рекомендаций сразу.

Эти действия помогли нам организовать системное информирование о проекте «Реферальная программа» и вовлечь в него всю команду.

Не только рассказываем про успехи программы, но просим сотрудников поделиться обратной связью, как можно улучшить программу. Так нам сообщили, что не прозрачны ответы по кандидатам, неясно на каком этапе рассмотрения находится реферал. Когда поток рекомендаций вырос, из-за отсутствия автоматизации мы не всегда успевали отписаться сотрудникам, которые давали рекомендации.

В результате подготовили ТЗ и автоматизировали выдачу обратной связи. Теперь каждый рекомендатель получает всю информацию о статусе реферала через задачу в таск-трекере.

Также обрабатываем обратную связь от команды рекрутинга. Например, столкнулись с тем, что поток рефералов вырос, но данных о рекомендуемых кандидатах часто недостаточно. Переработали встречи с сотрудниками, стали акцентировать внимание на том, что чем больше мы получим информации о кандидате, тем качественнее пройдет работа с ним. Подкорректировали форму для быстрой подачи рекомендаций: сделали обязательными для заполнения поля с контактами и информацией о кандидате (проект, место работы, где пересекались ранее и т.д.).

Вторая итерация программы оказалась гораздо более жизнеспособной и эффективной. И это закономерно, ведь в этот раз мы опирались на опыт индустрии и нашей команды. Можно выделить несколько моментов, которые помогают поддерживать и развивать реферальную программу.

Сопричастность. Человек помогает команде расти, делать компанию круче, когда приводит сильных специалистов.

Органичность. У нас не только посты от HR-специалистов по горящим позициям, но и менеджеры сами напоминают про вакансии в команде, причем их не приходится об этом просить. Лиды хотят, чтобы их команда была дружной и сильной, и, конечно, стремятся закрывать вакансии, поэтому призывают рекомендовать Playgendary своим знакомым.

Регулярность. Встречи с новыми сотрудниками, чтобы рассказать им о программе. Посты в корпоративных каналах общения (мессенджер, соцсети).

Успешность программы. Люди видят, что на регулярной основе к команде присоединяются специалисты, которых кто-то порекомендовал. И это стимулирует интерес к программе.

Денежный бонус. Весь скептицизм пропадает, когда человек получает первое реферальное вознаграждение.

Отсутствие жестких рамок. Можно привести человека на любую позицию: не важно топ-менеджер к нам придет или линейный спец. Плюс принимаются рекомендации не только на открытые вакансии.

Креативы. Стараемся делать веселые иллюстрации, используем арт и стиль наших проектов, подключаем дизайнеров и художников.

Форма для подачи рекомендаций. Важно продумать все поля и не забывать указывать ссылку на форму в постах.

Никакой rocket science тут нет, но все эти наработки помогают продвигать программу, поддерживать интерес сотрудников.

• Экономим время на поиске кандидатов. Наши сотрудники знают о программе и если в их отделе открываются какие-то вакансии, сразу рекомендуют своих знакомых. Некоторые позиции получается закрыть еще до публикации на внешних сайтах.

• Находим редких кандидатов, которые не в поиске работы. Такие специалисты не заходят на сайты с вакансиями, а благодаря программе получается предложить условия, которые могут их заинтересовать.
• Нетворкинг: больше людей узнает про нас. Нас рекомендуют, рассказывают про плюсы работы в Playgendary. Даже если кандидат не готов сменить работу сейчас, выше вероятность, что он придет к нам в будущем.

• Из-за большого потока рекомендаций, они не всегда качественные. Иногда приходится полноценно заниматься сорсингом, чтобы выйти на кандидата. Для этого детализировали форму для подачи рекомендаций, чтобы получить больше информации о человеке.

Плюсы точно перекрывают минусы. И все минусы мы стараемся проработать, чтобы процесс не стопорился. Вот почему так важно собирать фидбек и, отталкиваясь от него, продумывать, что еще можно сделать.

Все показывает статистика. Ежемесячно мы получаем по 200-300 рекомендаций, и 30-40% позиций закрывают рефералы. А в декабре 2021 было даже 45%. По сравнению с первой итерацией, где на рекомендации 5-10% офферов, рост значительный.

Реферальная программа стала частью нашей рабочей культуры. Менеджеры проектов и HR активно участвуют в сборе рекомендаций внутри команд. Сотрудники на регулярной основе оставляют рекомендации не только после наших дайджестов об успехах и анонсов об открытых позициях, но и просто так.