Учет в небольшом розничном магазине- зачем нужен и с чего начать

В статье о том, как внедряю учет в розничных магазинах

Привет, меня зовут Алексей. Занимаюсь автоматизацией торговых и производственных компаний. Здесь пишу заметки о работе с клиентами, проектах и немного продаю.

Список услуг для ритейла и производств на моем сайте

Расскажу о том, с чем сталкивается собственник небольшого магазинчика, который решает перейти в следующую "лигу"- тех, кто видит свой магазин в цифрах. Да да, таких магазинов, в которых учет не ведется вообще или ведется в тетрадке (буквально) - полно.

Один из сегментов моей базы клиентов- цветочные магазины. Вот на этом примере и покажу, с чем сталкивается собственник.

Обычно небольшие магазины появляются в тех нишах, где очень низкий порог входа. Вложил немного денег, много времени- и получил немного денег. С них заплатил немного расходов, и немного осталось на кармане. Иногда даже чуть больше, если бы работал в найме. Но не всегда.

Обычно маленькие цветочные магазины открывают бывшие флористы, работавшие в другом цветочном. Логика тут очень простая. Сотрудник работает в магазине и видит все продажи, обороты. Мысли такие- "хм, да я и сам(а) так могу. Зачем мне работать за 3 000 в день на тетю, если могу на себя и будет 20 000 в день". Прикинув в голове расходы и доходы, сотрудник в голове запускает процесс формирования предпринимателя.

Путь открытия точки и становления предпринимателя здесь описывать не буду и перейду сразу к моменту, когда магазин работает несколько месяцев.

Итак, продажи идут. И даже есть прибыль. Вернее, оборот. Потому что прибыль собственник не может точно назвать. Почему так происходит?

Часто не ведется самый базовый учет- финансов. Закрывается смена, видно сколько денег в кассе, на счету. Оборотка есть. Но расходы не ведутся.

Часто этот этап длится до тех пор, пока не появляется 2-3 наемных сотрудника, потому что когда собственник работает один, все доходы воспринимаются как личные, и к учету расходов он подходит "спустя рукава".

Но вот в какой-то момент становится понятно, что нужны цифры. А сколько мы заработали за месяц? А сколько мы тратим на закупки всего? А сколько вообще у нас прибыль? и тд.

Вы скажете "блин, ну можно по отчетам кассы посмотреть, делов-то". Так, да не так)
Мелкий бизнес на то и мелкий, что много доходов и расходов мимо кассы идет. Например, пришел знакомый в магазин и говорит "Наташ, мне нужен на 1 сентября букет недорогой, давай я тебе на карту скину оплату". Так проходят продажи мимо кассы. Так делают все, когда начинают. Да, так делать нельзя. Но все же делают.
А еще бывают продажи через разные маркетплейсы, когда деньги за товар приходят на счет через несколько дней, да еще за вычетом комиссии.
И сводить все данные в общие отчеты собственник просто не умеет.

Добавим к этому, что часто в розничной точке нет учетной программы.

Про CRM я даже и говорить не буду.

Но что такое учет? Что именно считать? Как считать? И что делать с этой информацией? Как ее превратить в продажи?

Наводить порядок в небольшом магазине лучше всего поэтапно и системно, чтобы все сделанное далее можно было использовать для последующего учета.

Учет в маленьком розничном магазине, это:

Сколько денег пришло, сколько ушло, сколько на счетах, в разных магазинах. Сколько нам должны, сколько мы должны. Сколько денег в товаре. Прибыль до налогов, после налогов. сколько тратим на постоянные и переменные расходы. И тд

Сколько товара по позициям на складе, сколько в разных точках, как долго хранится, сколько брак. И тд

Данные о клиентах (те, что важно собирать, например, имя, телефон , дата рождения), бонусная программа, сегментация. Количество покупок, частота покупок. И тд.

Сколько продаж, с какого источника, что продано, средний чек. и тд.

Это важные метрики, которые нужно и можно собирать, даже если в магазине работает один сотрудник (собственник). Далее эти данные будут также собираться с увеличением количества сотрудников и розничных точек.

Как начать ведение учета?

Первый шаг- принять для себя решение, что только вы (собственник) сможет навести порядок в своем магазине.

Второй шаг - установить учетную программу (рекомендую "Мой склад") и CRM (тут несколько вариантов- нужно смотреть на сам бизнес)

Третий шаг-пройти обучение и внедрить Регламенты по ведению учета.

По факту нужно внедрять системный менеджмент. Да, звучит очень серьезно и важно. Может, у собственника по продаже овощей и фруктов сейчас появилась легкая усмешка, но по факту без регламентов (самых простых) в вашем магазине работать будете только вы. Видел такое много раз - просто поставить программу мало, нужно еще сделать так, чтобы сотрудники в них работали. Саботаж- обычное дело в таких проектах.
Да, будут вопросы, сложности, но это простой и проверенных путь наведения порядка в розничном магазине. Справится с ним вполне реально.

Если в вашем магазине стоит задача по внедрению учета и нужна помощь специалиста- напишите мне в Телеграм . Помогу подобрать и настроить программы, проведу обучение, окажу техподдержку.