Комплексный подход к S&OP. Как автоматизация планирования помогает бизнесу больше заработать

В последние несколько лет на российском рынке возрос интерес к методологии S&OP (Sales and Operations Planning). Компании начали активно внедрять в ИТ-инфраструктуру инструменты, которые помогают выстраивать гибкие прогнозы продаж с учетом различных бюджетных сценариев и финансовых показателей. Рассказываю о том, как использовать передовые аналитические инструменты для роста показателей бизнеса.

В общих чертах можно определить S&OP как методологию управления бизнесом, которая позволяет наладить взаимодействие и синхронизировать между собой работу различных департаментов компании. Чтобы на выходе не получалось как в басне «лебедь, рак и щука». Для этого формируется совместный план достижения финансовых и организационных целей компании. Однако S&OP-планирование — это сложный кроссфункциональный процесс. Без автоматизации он может стать хаотичным и неэффективным.

Для иллюстрации посмотрим на типовой цикл S&OP планирования.

На первом его этапе отдел продаж готовит план — demand planning — исходя из прогнозов спроса. Эти прогнозы основаны на предыдущей динамике продаж (baseline) и корректируются исходя из планируемых маркетинговых активностей. План продаж оценивается советом директоров и «скидывается» на производство. Те, в свою очередь, могут заявить, что тот или иной товар в таком количестве произвести не могут – например, из-за недостаточного объема сырья. В ходе новых поправок рассчитывается оптимальный производственный план.

Теперь к процессу подключается отдел закупок. Они видят, что, например, один поставщик ушел с рынка, а у другого изменились сроки доставки. Это становится причиной очередных корректив. Наконец, логисты, которые отвечают за все коммуникации между каналами поставок и каналами сбыта, добавляют свои издержки в этот план.

Важнейшим элементом планирования является отчет о прибылях и убытках (P&L, profit and loses). И если процесс планирования не автоматизирован, компания увидит его только в самом конце цикла – как правило, через пару недель. Во многих ситуациях этого недостаточно. Например, отдел маркетинга при планировании промо-акции хотел бы сразу понимать, насколько маржинальной окажется эта активность и нужно ли вообще ее делать. Поэтому каждое подразделение пытается вручную готовить какие-то свои выкладки в условном Excel, но никто до последнего не видит общий результат и не имеет возможности влиять на принятие решений.

При использовании S&OP бизнес может сразу опираться на оперативные данные. Даже при незапланированном резком изменении какого-то показателя аналитическая система за короткий срок пересчитывает модель и может предложить несколько актуальных сценариев. Не бывает идеальных планов. Поэтому возможность быстро оценить ситуацию, оптимизировать вводные под обеспечение продаж, синхронизировать деятельность всех отделов, максимально сжать цикл планирования и перепланирования – это важнейшая цель компании. Цифровые решения позволяют сократить срок подготовки данных для планирования, с нескольких дней до нескольких часов – тем самым оставить бизнесу больше времени на принятие решений.

В 2010-е годы основной интерес российских компаний к планированию был сосредоточен на бюджетировании и консолидации финансовой отчетности. Сегодня же он очевидно переходит на S&OP. Это обусловлено двумя ключевыми факторами.

Первый фактор – большое количество кризисных ситуаций и нестабильность на рынке. Всё это добавило сложностей в прогнозировании. Так, закрытие кафе и ресторанов во время пандемии сильно ударило по поставкам алкогольной и других видов продукции. Кроме того, аномальные данные о продажах невозможно учитывать при построении дальнейших прогнозов.

Отрасли E-commerce и FMCG в целом преодолели эти вызовы с большей стабильностью благодаря тому, что продукты общего пользования востребованы всегда. Однако и здесь существенно менялись цепочки поставок. По данным наших заказчиков, цена ошибки на этапе supply chain в 2023 году по сравнению с прошлым годом повысилась с 0,1-1% до 5-10% от прибыли. Теперь это очень ощутимый фактор. Меняются и привычки покупателей: например, снижается спрос на отдельные категории товаров люксового класса в пользу среднего класса. Стремясь к максимальной экономии, потребители активнее отслеживают различные промо-акции.

В связи с этим сегодня для логистов и других участников цикла планирования главная ценность S&OP заключается не в точности расчетов, а в скорости принятия решения. Им нужно уметь моделировать будущее, а не составлять какую-то одну, пусть и максимально точную, «версию правды». Должна быть возможность быстро оценить разные варианты и гибко реагировать на изменения.

Второй фактор – цифровая зрелость российского бизнеса. Методологию S&OP, как и автоматизацию в целом, нельзя внедрить без выстроенных внутренних процессов. Культуру S&OP «взрастили» в нашей стране крупные глобальные компании, такие, как PepsiCo, Mars, Unilever. Ее широкое распространение происходит по мере того, как в компаниях появляется соответствующая экспертиза, приходят опытные специалисты, которые твердо нацелены на выстраивание процесса. Создается регламент планирования, синхронизированный между различными функциями компании, а уже затем внедряется автоматизация – например, такие решения, как система бизнес-планирования Optimacros.

Ниже мы рассмотрим примеры таких внедрений в компаниях разных направлений деятельности, а также полученный ими эффект.

Каким бы идеальным ни было планирование, рынок меняется быстрее. Скорость реакции на эти изменения зачастую оказывается для компаний важнее, чем точность планов. Важно оптимально и в короткий срок согласовать планы продаж и производства, чтобы спрос на определенный товар всегда был обеспечен его наличием в магазинах и, наоборот, склады не были заполнены товаром с низкой оборачиваемостью.

Российским производителям крепкого алкоголя западные санкции сыграли на руку: многие известные зарубежные бренды покинули рынок, и спрос на отечественную продукцию существенно возрос. Многие предприятия планируют расширение производства и увеличение оборотов. В связи с этим им необходимо оптимизировать планирование, учитывая в нем как потенциальную необходимость увеличения закупок сырья, так и риск возвращения на рынок иностранного бренда. То есть – оценивать одновременно оптимистичный, пессимистичный и реалистичный прогнозы.

Кроме того, одному из наших заказчиков из данной отрасли требовалось заменить западную систему планирования производства на отечественное решение, а также объединить многочисленные источники данных в единую общую базу. Специалисты Navicon предложили заказчику новую методологию для оптимизации планов производства, вариативный подход к планированию выпуска разных категорий товаров и полностью прозрачную методологию расчета производственных планов. Внедренная система рассчитывает оптимальный по издержкам план производства за считанные минуты – тогда как ранее на решение подобных задач уходили часы. Компания теперь может при необходимости быстро перепланировать производственные процессы и корректировать объемы закупок сырья.

Производителю пищевых продуктов особенно важно планировать объемы выпуска продукции так, чтобы очередная партия товара была реализована полностью до истечения срока годности. Поэтому другой наш клиент, ранее занимавшийся планированием с помощью Excel, внедрил промышленное автоматизированное решение с целью оптимизации процесса планирования, эффективного распределения бюджета и повышения маржинальности.

В результате компания ускорила процесс планирования до 30%, увеличила точность планов и получила возможность прогнозирования региональных продаж с использованием технологии машинного обучения. Также заказчик пользуется системой поддержки промо-продаж, запуская более 10000 акций в год.

Однако эффективное планирование – это прерогатива не только пищевых производств. Например, компания, занимающаяся созданием косметических средств, также задумалась над оптимизацией этого процесса, чтобы учесть все возможные факторы для формирования корректного плана продаж. В результате она получила 100% автоматизацию расчетов план-факта и сокращение временных затрат на планирование на 40%.

Итак, если компания не обеспечивает продажи производством, то упускает выгоду. А если неэфффективно продает то, что производит, то заполняет продукцией склады, и замораживает капиталы. Автоматизируя процессы планирования с помощью методов S&OP и современных цифровых инструментов, мы можем максимально быстро реагировать на изменения и наиболее эффективно «подружить» продажи и производство.