Как превратить списание в возможность для роста: реформа управления потерями в сети «О’КЕЙ»
В розничной торговле списание товаров означает не только испорченный продукт или поврежденную упаковку, но и финансовые потери. Рассказываем, как с этим работают в сети гипермаркетов «О'КЕЙ».
Раньше в сети «О'КЕЙ» списание товаров воспринималось как неизбежность. Магазины несли ответственность за все убытки, даже если списание случилось не по вине сотрудников — например, когда товар приходил с браком от поставщика или портился из-за сбоев в логистике. Все это увеличивало расходы, искажало отчетность и мешало выявлять слабые места в операционных процессах.
Команда «О’КЕЙ» решила изменить подход к управлению потерями и запустила целую реформу — проект «Новые коды списаний». Его цель — превратить списания из абстрактной статьи расходов в инструмент для оптимизации бизнеса.
От «черного ящика» к прозрачности
В первую очередь команда занялась выявлением, детализацией и классификацией причин списания. Были выделены четыре основные категории потерь, разбитые на 12 конкретных причин: от порчи в магазине и истекшего срока годности до брака при приемке и ошибок в e-commerce. Каждой из причин был присвоен свой код, который в обязательном порядке стали указывать при списании товаров.
Как происходило создание системы кодов? Сначала были определены самые распространенные причины списания, на которые магазин не может влиять самостоятельно.
Вот простой пример: из распределительного центра приехали яблоки непопулярного калибра. На привезенный объем нет спроса, продажи падают — и яблоки становятся кандидатами на списание. Каждый такой кейс проектная команда прорабатывала совместно с департаментами — на это ушло огромное количество времени, так как договориться было непросто. Но в итоге у каждого вида списания появилась своя «фамилия» — код.
Классификация и кодирование позволили распределить ответственность между подразделениями и создать прозрачную управленческую отчетность. Теперь, если товар, скажем, испортился из-за сбоя в логистике, это отображается в системе и не списывается на ошибку магазина.
«Во время разработки системы кодирования ожидаемо возросло трение между командами. Дело в том, что отслеживание причин списания подсвечивает ответственность, которую люди обычно очень неохотно берут на себя. Например, магазин может напрямую указать, что коммерческий департамент сделал приемку тех самых яблок непопулярного калибра в распределительном центре и отправил их в розницу. Но в итоге мы договорились и все заработало».
Автоматизация: меньше рутины, больше эффективности
Сейчас каждое списание товаров в сети «О’КЕЙ» фиксируется в учетной системе с анализом причины: например, покупатель разбил товар, порвалась упаковка или палета упала во время транспортировки. Именно анализ причин помогает присвоить списанию правильный код. Все сотрудники, ответственные за списание, обучены кодированию и мотивированы снижать показатели потерь в магазине, поэтому в кодах не путаются и очень четко понимают, что делают.
«Благодаря новым кодам магазины видят, где именно возникают проблемы: в магазине, на складе или у поставщика. Это позволяет корректировать операционные процессы».
Новая система аналитики потребовала и нового подхода к процессам. Первоначально детализация причин увеличила нагрузку на сотрудников, поэтому следующей задачей стала автоматизация процессов списания. Их перенесли на мобильные терминалы сбора данных (ТСД), что избавило сотрудников от дополнительной нагрузки.
Количество действий удалось сократить вдвое: теперь код списания указывается непосредственно при переносе товара в системную зону брака, а акты формируются автоматически с учетом типа продукции. Сложнее всего было наладить работу с акцизными и маркированными товарами: их приход и выбытие в магазинах требует обязательной фиксации, что потребовало доработки прослеживаемости внутри нашей ERM-системы. Но и с этим команда справилась: теперь система сама определяет, какие типы актов списания нужны.
Что удалось выяснить (и оптимизировать)
Внедрение кодов позволило собрать подробную статистику списаний в гипермаркетах «О’КЕЙ». Например, удалось выяснить, что больше половины (64 %) происходит из-за истечения сроков годности, а на втором месте (33 %) — порча и бой товара. Остальные причины влияют на списание гораздо меньше — например, некачественные товары, поступившие из распределительного центра, составляют всего 2 %. Да, такое разделение причин было вполне ожидаемым, но кодирование позволило точнее оценить масштабы и понять, на чем надо сосредоточиться в первую очередь. В результате начался масштабный процесс работы с товарами с истекающими сроками годности: появились новые правила проведения уценки, а главное — была запущена система контроля «Шелфи» (подробнее об этом можно почитать тут).
Благодаря системе кодирования выяснилось, что 64 % списаний происходит из-за истечения сроков годности — этим команда и занялась в первую очередь. Благодаря коррекции операционных процессов, в июне 2025 года в сети списали на 8,7 % меньше товара (в штуках) по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.
Что дальше: полный отказ от ручных операций
Проект уже приносит плоды, но команда «О’КЕЙ» продолжает оптимизацию и внедрение новых функций. Завершается интеграция сканирования акцизных и маркировочных кодов на этапе переноса товара в зону брака. Параллельно идет замена ТСД с Windows Mobile на современные Android-терминалы (рассказали об этом здесь). Благодаря новым устройствам сотрудники смогут фиксировать брак, делая фото прямо с ТСД, что позволит полностью отказаться от стационарных рабочих мест и десктопной ERP-системы.
«Внедрение цифровых технологий приносит результаты, только когда происходит комплексное улучшение всех процессов совместно с модернизацией оборудования».
Почему это важно?
Проект внедрения кодов списания меняет подход к управлению потерями. Благодаря кодированию списание перестало быть «неизбежным злом» и превратилось в инструмент анализа. Теперь у команды достаточно данных, чтобы понимать причины списания и корректировать их: улучшать логистические процессы, оптимизировать работу с поставщиками, совершенствовать управление товарными запасами.