Черный ящик расходов на печать: как понять, куда уходят деньги?
Расходы на печать улетают в космос? Рассказываем, как в сети «О'КЕЙ» удалось создать систему контроля печати — (почти) бесплатно, без регистрации и смс.
Почему затраты на печать сложно контролировать?
Для любого крупного ритейлера печать — это критически важный процесс, без которого невозможны основные бизнес-операции. В сети «О'КЕЙ» ежедневно распечатывают тысячи листов: ценники, акционные таблички, чеки, этикетки, накладные, товарные акты, отчеты, документы для поставщиков и многое другое. При такой интенсивной эксплуатации печатное оборудование достаточно часто выходит из строя, требуя постоянного обслуживания и замены расходников.
Именно поэтому многие ритейлеры (в том числе «О'КЕЙ») предпочитают использовать аутсорсинговые сервисы покопийной печати, которые подразумевают не покупку, а аренду оборудования у поставщика. В этом случае по фиксированному прайсу оплачиваются только фактически отпечатанные страницы, а оборудование, расходники и сервис обеспечивает подрядчик. У такой модели есть свои преимущества:
компания не тратит деньги на покупку устройств и расходных материалов;
не нужно содержать штат технических специалистов для обслуживания принтеров;
поломка печатного оборудования — проблема поставщика, а не клиента.
Идеально? Не совсем. У аутсорсинговой печати есть обратная сторона: в оптимизации процесса никто не заинтересован. Сотрудники магазинов и распределительных центров, зная, что сервис уже оплачен, часто распечатывают документы с запасом или делают лишние копии на всякий случай. А поставщик, прибыль которого напрямую зависит от объема печати, никогда не предложит убрать малоиспользуемый принтер или усовершенствовать затратные процессы. В результате компания, рассчитывающая на прозрачные и предсказуемые расходы, сталкивается с неконтролируемым ростом затрат на печать.
Платить только за отпечатки, а покупку и обслуживание печатного оборудования отдать на аутсорс — хорошее решение, но не без подводных камней.
Что с этим можно сделать?
Получается, что даже при использовании сервисной модели не обойтись без системы учета и контроля, позволяющей анализировать объемы печати по отделам, пользователям и устройствам. Такой подход помогает выявить избыточную печать, оптимизировать затраты и устранить ключевой недостаток — отсутствие экономической дисциплины, сохранив при этом все преимущества аутсорсинга.
Для контроля печати есть два очевидных решения:
Коммерческие системы (PaperCut, MyQ, Web JetAdmin, PrintXpert). Они удобны, функциональны и отлично справляются с задачами контроля, но их внедрение требует инвестиций в лицензии, интеграцию и поддержку, что делает их недоступными для многих компаний.
Опенсорсные решения — бесплатные, мощные и гибкие инструменты. Но у них есть два больших недостатка: избыточный для базовых задач учета функционал и сложные настройки, требующие высокой квалификации персонала.
«Выбор оптимального решения для контроля печати уперся в дилемму между функциональностью и сложностью внедрения. Поэтому мы разработали собственный подход, принципиально меняющий принципы контроля благодаря экономической и операционной эффективности».
Ни одно из этих решений для «О'КЕЙ» не подошло, поэтому IT-команда намеренно отказалась от сложных дорогостоящих платформ и пошла по третьему, не самому очевидному пути. Был предложен собственный метод контроля, основанный на встроенных возможностях Windows: в журнале операционной системы выбираются события с ID 307, фиксирующие успешную печать, — так можно получить информацию обо всем, что печатает пользователь на конкретном принтере. Эта схема полностью исключает лицензионные затраты, использует существующую инфраструктуру, не предъявляет дополнительных требований к серверам или ПО и запускается почти мгновенно — без обучения сотрудников или длительной адаптации процессов.
Разработчики «О'КЕЙ» написали простой скрипт, который ежедневно собирает ключевые метрики: имя документа, логин пользователя, количество страниц, размер файла и точное время операции. Собранные данные экспортируются в CSV-файлы — формат, удобный для дальнейшего анализа.
Как использовать полученные данные?
Предложенный метод контроля печати доказывает, что эффективные инфраструктурные решения не обязаны быть сложными или дорогими. Его истинная ценность — в создании фундамента для управления, основанного на данных: собранные логи формируют структурированный датасет, готовый к интеграции в big data – экосистему компании.
«Разработанный нашей командой метод дает практический результат здесь и сейчас: пока альтернативные решения проходят стадии согласования и внедрения, скрипт уже собирает данные для первых оптимизаций. Он фокусируется на базовой, но критически важной задаче — преобразовании сырых логов печати в структурированные отчеты для принятия решений».
Дальнейшее развитие системы контроля печати лежит в плоскости предиктивной аналитики. Например, с помощью алгоритмов машинного обучения можно выявлять аномалии печати (внезапные всплески объемов, признаки нецелевого использования) и прогнозировать нагрузку на оборудование с привязкой к бизнес-циклам.
Автоматизация решений станет следующим шагом: нейросети, обученные на собранных данных, смогут рекомендовать оптимальное расположение принтеров или автономно инициировать их замену при превышении порога стоимости отпечатка. Такой эволюционный путь превращает локальную утилиту в элемент стратегической системы оптимизации затрат.