Создание отчетов из Битрикс24 в Google Sheets. 400 000 API-вызовов? Легко!

Расскажем, как настроили большой компании в сфере торговли кастомизированные отчеты в Google Таблицах с возможностью выборки за определенный период, почему другие интеграторы не справились с этой задачей и как такие отчеты можно и нужно визуализировать в виде дашбордов.

Google Spreadsheets, или табличка в Excel, является простым и доступным инструментом для создания табличных отчетов. Он полезен не только руководителям, но и рядовым менеджерам для отслеживания статистики, а еще его можно использовать для хранения резервной информации из CRM. Давайте рассмотрим на примере нашего клиентского кейса, как можно выгрузить данные из Битрикс24 в Таблицы Гугл с помощью платформы Пинкит.

Клиент обратился в Пинол за настройкой Битрикс24. Ему понадобилось настроить два расширенных отчета по задачам Битрикс24, в которые выгружается большой массив данных по всем сотрудникам. Напомним, что компания большая, и нагрузку такая разработка должна выдерживать тоже немаленькую.

Приложим краткое описание запроса:

1.1.1. Отчет должен формироваться на текущий момент.

1.1.2. Необходима возможность формировать отчет по всем сотрудникам, выбранным сотрудникам, отделам или сотрудникам, состоявшим в какой-то выбранной группе.

1.1.3. В автоматический отчет выгружать следующие данные:

Визуально это выглядит так:

1.2.1. Отчет должен формироваться за заданный период (по умолчанию 1 неделя, но можно задавать любой от 1 дня). Конец периода всегда равен дате формирования отчета.

1.2.2. Сделать возможность формировать отчет по всем сотрудникам, выбранным сотрудникам, отделам или сотрудникам, состоявшим в какой-то выбранной группе.

1.2.3. В автоматический отчет нужно выгружать следующие данные:

Как видите, этот отчет более широкий:

2.1 Дела

Отслеживание дел в компаниях, контактах и сделках, а также их крайнего срока — это важная часть отчета. У наших инженеров возник вопрос, как отследить, что дело завершено? Допустим, мы выгрузили контакт с пометкой, что в нем есть незавершенные дела, затем сотрудник завершил дело, но это действие не является изменением сущности, поэтому интеграция не сработает, чтобы внести изменение в таблицу о том, что у контакта нет просроченных дел.

Решением стала отдельная интеграция для отслеживания изменений по делам: мы добавили в ней фильтр по времени завершения, и если приходит какое-нибудь завершенное дело, интеграция ищет его сущность среди сохраненных и обновляет по ней ячейку. Эту интеграцию вместе с интеграцией по выгрузке данных в Таблицы Гугл мы настроили клиенту в рамках подарочных часов бонусной техподдержки.

2.2. Комментарии

В отчет также нужно выгружать количество задач на конец периода в статусе "Ждет выполнения" или "Выполняется", в которых за период не было добавлено ни одного комментария любым сотрудником (кроме системных пингов). Здесь возникает проблема, как определить, комментарий "живой" от настоящего сотрудника или системный пинг, например, о том, что задача просрочена. Мы решили реализовать задачу так: в отдельной интеграции получить весь массив комментариев и обработать его инструментом Пинкит "Фильтр массива":

2.3 Дашборды

Чтобы отслеживать данные в динамике, а также сравнивать статистику по отделам и сотрудникам, мы предложили настроить интерактивные дашборды. Они наглядно представляют информацию в виде графиков и диаграмм, так что не нужно выполнять подсчеты вручную, а еще ими удобно пользоваться, например, с телефона или планшета на совещаниях. Для руководителя крупной компании это незаменимое решение:

Выгрузка данных из Битрикс24 в таблицы Гугл — это довольно частый запрос среди наших клиентов, ведь благодаря такой интеграции вы можете без больших затрат (напомним, мы дарим нашим клиентам большой объем часов бонусной техподдержки) расширить свои возможности: создать резервную копию данных, сконструировать сложный отчет и вывести на любое устройство динамическую информацию в виде дашбордов. Мы не ограничиваем клиентов в количестве API-вызовов, если им требуется выгружать большие массивы данных.

Отправьте нам заявку, и мы проведем для вас бесплатную презентацию сервиса Пинкит: чем раньше вы начнете автоматизировать, тем больше времени освободится от рутинных задач. Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит и занимайтесь стратегией, а не рутиной!

#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амоцрм #амо_црм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #googlesheets #таблицыгугл #дашборды #пинкит_gs_битрикс24