Умножьте прибыль юридической компании: ДО и ПОСЛЕ автоматизации процессов

Что если бы я сказала вам, что существует способ сократить затраты и увеличить прибыль вашего бизнеса, о котором вы даже не подозревали? Автоматизация - это ключ, который открывает двери к новым возможностям и успеху.

В мире, где каждая минута имеет свою цену, предприниматели и бизнес-лидеры ищут способы оптимизировать свои процессы и достичь максимальной эффективности. И здесь на помощь приходит автоматизация - мощный инструмент, который помогает сократить время, снизить затраты и извлечь дополнительную прибыль.

Представьте себе, что вы можете освободить своих сотрудников от рутинных и повторяющихся задач, позволяя им сосредоточиться на более важных и стратегических задачах. Ваша команда может работать более эффективно, клиенты получат более высокий уровень обслуживания, а вы сможете сэкономить время и деньги.

Автоматизация не только сокращает время, но и помогает снизить затраты на персонал, улучшить качество работы и повысить общую эффективность бизнеса. Она позволяет вам оптимизировать процессы, улучшить коммуникацию, автоматизировать маркетинговые кампании и многое другое.

Многие предприниматели боятся инвестировать в автоматизацию, считая это излишними расходами. Однако, на самом деле, автоматизация является инвестицией в будущее вашего бизнеса. Она позволяет сократить затраты, увеличить производительность и получить дополнительную прибыль.

В этой статье мы рассмотрим конкретные примеры, как автоматизация помогает предпринимателям экономить время и деньги. Мы расскажем о различных инструментах и решениях, включая CRM систему Битрикс24, которые помогут вам внедрить автоматизацию в ваш бизнес и достичь новых высот.

Не бойтесь инвестировать в автоматизацию своего бизнеса. Это решение, которое окупится и принесет вам значительные выгоды. Готовы ли вы открыть дверь к новым возможностям и увидеть, как автоматизация помогает вам экономить время и деньги? Давайте начнем этот увлекательный путь вместе!

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

В этой статье мы сосредоточимся на микро бизнесе, который включает до 15 сотрудников в юридической сфере. Мы рассмотрим, как автоматизация с помощью платформы Битрикс24 может помочь вам сократить время, улучшить эффективность и повысить прибыль вашего бизнеса.

Прежде чем мы начнем, давайте вспомним, что такое Битрикс24. Это мощная CRM-платформа, которая объединяет в себе инструменты для управления клиентскими отношениями, коммуникации внутри компании, управления проектами, маркетинга и многое другое.

Если вам интересно узнать больше о структуре и процессах компании, рекомендуем обратиться к предыдущей статье, где мы подробно рассмотрели эти аспекты.

В этой статье мы сосредоточимся на том, как автоматизация с помощью Битрикс24 может преобразить ваш микро бизнес и помочь вам достичь новых высот эффективности и успеха.

В соответствии с описанной организационной структурой юридической компании, можно настроить следующие воронки в системе Битрикс24:

1. Воронка в Сделок "Привлечение клиентов" (для менеджеров по продажам)

Этап 1: Генерация потенциальных клиентов
Этап 2: Первичный контакт
Этап 3: Консультация и предложение услуг
Этап 4: Заключение договора

2. Воронка в Сделках "Обработка заявок" (для менеджеров по сопровождению или для юристов, если нет менеджеров по сопровождению)

Этап 1: Получение заявки
Этап 2: Проверка информации и требований клиента
Этап 3: Передача информации юристам
Этап 4: Обсуждение основных условий договора

3. Воронка в Смарт-процессах "Заключение договоров" (для менеджеров по продажам и менеджеров по сопровождению)

Этап 1: Подготовка документов
Этап 2: Согласование условий
Этап 3: Подписание договора
Этап 4: Завершение процесса

Каждая воронка будет иметь свои этапы и задачи, которые могут быть назначены на соответствующих сотрудников. Например, менеджер по продажам будет отвечать за этапы привлечения клиентов и заключения договоров, а юристы - за этапы обработки заявок и обсуждения условий договора.

Эти воронки в системе Битрикс24 позволят структурировать и автоматизировать процессы работы с клиентами и договорами, упростить передачу информации между сотрудниками и повысить эффективность работы отдела продаж и юристов.

4. Воронка в Смарт-процессах "Подготовка документов" (для юристов, адвокатов, помощников юристов)

Этап 1: Сбор необходимых данных и документов
Этап 2: Подготовка черновика документа
Этап 3: Согласование и внесение изменений
Этап 4: Финальное оформление и подписание документа

5. Воронка в Смарт-процессах "Судебное представительство" (для юристов, адвокатов, помощников юристов)

Этап 1: Подготовка и подача искового заявления
Этап 2: Сбор и анализ доказательств
Этап 3: Представительство в суде
Этап 4: Исполнение решения суда

6. Воронка в Смарт-процессах "Консультации и юридические услуги" (для юристов, адвокатов, помощников юристов)

Этап 1: Прием и анализ запроса клиента
Этап 2: Предоставление юридической консультации
Этап 3: Подготовка документов и соглашений
Этап 4: Завершение процесса и обратная связь с клиентом

Каждая воронка в смарт-процессах будет иметь свои этапы и задачи, которые могут быть автоматизированы и назначены на соответствующих сотрудников.

Например, воронка "Подготовка документов" может включать задачи по сбору информации, согласованию и подписанию документов, которые будут автоматически генерироваться и назначаться на юристов.

Эти смарт-процессы в системе Битрикс24 помогут юристам структурировать и упростить свою работу, автоматизировать рутинные задачи и повысить эффективность процессов в юридической компании.

Но это еще не всё!

Вот несколько примеров воронок в системе Битрикс24, которые могут быть полезными для директора юридической компании при найме персонала.

7. Воронка "Подбор кандидатов"

Этап 1: Размещение вакансии и привлечение кандидатов
Этап 2: Просмотр резюме и отбор потенциальных кандидатов
Этап 3: Проведение собеседований и оценка навыков
Этап 4: Выбор и прием на работу

8. Воронка "Онбординг* новых сотрудников"

Этап 1: Подготовка документов и оформление трудового договора
Этап 2: Введение в компанию и знакомство с коллегами
Этап 3: Обучение и адаптация на новой должности
Этап 4: Оценка и поддержка нового сотрудника

*Онбординг - это процесс интеграции и адаптации новых сотрудников в компании. Целью онбординга является помощь новым сотрудникам быстро освоиться в новой рабочей среде, понять организационную культуру и ценности компании, а также ознакомиться с ролями и обязанностями, связанными с их новой должностью.
Онбординг обычно начинается с первого дня работы нового сотрудника и может продолжаться в течение нескольких недель или месяцев, в зависимости от сложности и особенностей работы.

9. Воронка в смарт-процессах "Оценка производительности и развитие сотрудников" (для директора)

Одна из неожиданных воронок, но если настроить этот процесс в смарт-процессах, то можно вывести качество оказания услуг на новый уровень. Что запланировано, что отрадено в системе - то не останется без внимания. Уделяете внимание обучению сотрудников - повышается качество работы. А соответственно ваша репутация, количество положительных рекомендаций, выручки.

Этап 1: Установление целей и ожиданий
Этап 2: Регулярные оценки производительности и обратная связь
Этап 3: Планирование развития и обучения
Этап 4: Карьерное развитие и повышение

Каждая воронка будет иметь свои этапы и задачи, которые помогут директору эффективно управлять процессом найма персонала. Например, воронка "Подбор кандидатов" может включать этапы размещения вакансии, отбора резюме, проведения собеседований и выбора кандидата.

С помощью этих воронок в системе Битрикс24, директор сможет структурировать и автоматизировать процесс найма персонала, упростить принятие решений и повысить эффективность работы при формировании команды.

Чётко. Рассчитаем и посмотрим, сколько сэкономим.

ДО АВТОМАТИЗАЦИИ

Менеджер по продажам, Александр, ранее тратил около 20 минут на каждого потенциального клиента, чтобы вручную заполнить информацию о клиенте в таблице Excel или в табличке Google и написать сообщение в мессенджер для юриста. Затем он отправлял электронное письмо с деталями клиента юристу. Предположим, что в среднем Александр обрабатывал 10 новых клиентов в неделю.

Таким образом, Александр тратил 200 минут (20 минут * 10 клиентов) в неделю на выполнение этого процесса.

Автоматизируем процесс с помощью Битрикс24! Что используем? Используйте это Техническое задание:

1. Робот-задача на этапе передачи информации юристам или на этапе консультации
Автоматически создает задачу для юриста по назначенной встрече с клиентом и передает информацию о клиенте и его проблеме. Информация содержится прямо в задаче. Предположим, что этот робот-задача сокращает время, затрачиваемое на передачу информации, на 5 минут.

2. Робот по созданию Смарт-процесса в воронке "Консультации и юридические услуги", там можно будет отслеживать, сколько консультаций провели юристы и с каким результатом

3. Робот-уведомление
Напоминает о важных событиях и задачах в рамках воронки "Привлечение клиентов".

Например:
- Напоминание о предстоящей встрече с клиентом для менеджера по продажам.
- Уведомление о необходимости обновления информации о клиенте перед встречей с юристом.
- Напоминание о сроках выполнения задачи по обработке клиентской заявки.

Предположим, что робот-уведомление сокращает время, затрачиваемое на напоминания и уведомления, хотя бы на 5 минут.

ПОСЛЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Теперь, с помощью воронки "Привлечение клиентов" в Битрикс24, информация о клиенте автоматически регистрируется в системе, и робот-задача создает задачу для юриста по назначенной встрече с клиентом, передавая информацию о клиенте и его проблеме.

Робот-уведомление в рамках воронки "Привлечение клиентов" может напоминать о предстоящей встрече с клиентом, обработке клиентской заявки и т.д.

Такие уведомления помогут сотрудникам быть в курсе важных событий и задач, что позволит им более эффективно управлять процессом привлечения клиентов и не упустить важные моменты.

ОБЩАЯ ВЫГОДА В МИНУТАХ НА ОДНОГО СОТРУДНИКА В МЕСЯЦ

Теперь рассчитаем экономию времени для Александра.

Экономия времени на создание задачи: 5 минут * 10 клиентов = 50 минут в неделю.

Экономия времени на напоминания и уведомления: 5 минут * 10 клиентов = 50 минут в неделю.

Общая экономия времени для Александра в неделю: 50 минут + 50 минут = 100 минут.

В месяце 4 недели. То есть общая экономия времени для Александра в месяц составляет: 100 минут * 4 недели = 400 минут.

Таким образом, благодаря автоматизации процесса привлечения клиентов, Александр сэкономил 400 минут (или 6 часов и 40 минут) своего рабочего времени в месяц.

Это позволяет ему более эффективно управлять клиентскими отношениями и сосредоточиться на более важных задачах, что в конечном итоге повышает производительность и успех компании.

До автоматизации

Предположим, что на этапе заключения договора менеджер по продажам, Александр, тратил около 30 минут на каждого клиента, чтобы вручную подготовить документы, отправить их на согласование и следить за процессом согласования.

Предположим, что в среднем Александр заключал 5 договоров в неделю.Таким образом, Александр тратил 150 минут (30 минут * 5 договоров) в неделю на выполнение этого процесса.

Автоматизация

1. Создание карточки смарт-процесса "Заключение договора":

- Автоматическое создание карточки смарт-процесса при достижении этапа заключения договора в воронке "Привлечение клиентов".
- Заполнение необходимых данных о клиенте и деталях договора.

2. Робот-задача:
- Автоматическое создание задачи для юриста по согласованию договора.
- Передача информации о клиенте и деталях договора в задаче.

3. Робот-уведомление:
- Напоминание о сроках согласования договора.
- Уведомление о необходимости обновления статуса согласования.

После автоматизации

С использованием автоматизации Александр теперь тратит всего 10 минут на каждый договор, чтобы проверить и подтвердить информацию в системе, отправить на согласование и следить за процессом согласования.

Теперь, при заключении 5 договоров в неделю, Александр тратит всего 50 минут (10 минут * 5 договоров) на выполнение этого процесса.

Общая выгода в минутах на одного сотрудника в месяц составляет:

(150 минут - 50 минут) * 4 недели = 400 минут.

Таким образом, благодаря автоматизации процесса заключения договора, каждый сотрудник компании может сэкономить 400 минут (или 6,67 часов) рабочего времени в месяц.

Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и повысить общую производительность отдела продаж.

До автоматизации

В юридическом отделе компании "Юристы Соломина и партнеры" процесс судебного представительства требовал значительных усилий и времени.

Юрист, Екатерина, тратила около 2 часов на каждое дело, включая подготовку документов, сбор и анализ доказательств, представительство в суде и исполнение решения.

В среднем Екатерина работала над 5 делами в месяц.

Таким образом, Екатерина тратила 10 часов (2 часа * 5 дел) в месяц на выполнение этого процесса.

Что автоматизируем?

Автоматизация в воронке "Судебное представительство" с использованием смарт-процессов в CRM:

1. Автоматическое создание карточки Смарт-процесса при достижении этапа "Судебное представительство" в воронке.

2. Заполнение необходимых данных о деле и судебных процедурах.

3. Робот-задача:
- Автоматическое создание задачи для юриста по подготовке и подаче искового заявления.
- Передача информации о деле и необходимых документах в задаче.

4. Робот-уведомление:
- Напоминание о сроках подачи документов и представительства в суде.
- Уведомление о необходимости обновления статуса дела и исполнения решения суда.

После автоматизации

С использованием автоматизации Екатерина теперь тратит всего 1,5 часа на каждое дело, благодаря более эффективной подготовке документов, автоматическому созданию задач и напоминаниям о сроках.

Теперь, при работе над 5 делами в месяц, Екатерина тратит всего 7,5 часов (1,5 часа * 5 дел) на выполнение этого процесса.

Общая выгода в минутах на одного сотрудника в месяц:Предположим, что в месяц в компании работает 4 недели.

Тогда общая выгода в минутах на одного сотрудника составляет:(10 часов - 7,5 часов) * 60 минут * 4 недели = 600 минут.

Таким образом, благодаря автоматизации процесса судебного представительства, каждый сотрудник компании может сэкономить 600 минут (или 10 часов) рабочего времени в месяц.

Это позволяет сотрудникам более эффективно управлять делами, сосредоточиться на качественном представительстве в суде и повысить общую производительность юридического отдела.

В результате автоматизации различных процессов в юридической компании с использованием Битрикс24, мы можем сэкономить следующее время:
1. Процесс привлечения клиентов в воронке "Привлечение клиентов":
- Экономия времени на одного сотрудника: 400 минут (или 6 часов и 40 минут) в месяц.
2. Процесс заключения договора в воронке "Привлечение клиентов":
- Экономия времени на одного сотрудника: 400 минут (или 6 часов и 40 минут) в месяц.
3. Процесс судебного представительства в воронке "Судебное представительство":
- Экономия времени на одного сотрудника: 600 минут (или 10 часов) в месяц.

Давайте пересчитаем экономию денег, учитывая зарплаты и количество сэкономленного времени.
Предположим, что средняя зарплата менеджера по продажам составляет 50 000 рублей в месяц, а юриста - 70 000 рублей в месяц.
Для расчета стоимости одной минуты времени специалиста, разделим его месячную зарплату на количество рабочих минут в месяц. Предположим, что в месяц в среднем 160 рабочих часов, что составляет 9,600 минут.
Стоимость одной минуты менеджера по продажам: 50,000 рублей / 9,600 минут = 5.21 рубля/минута

Стоимость одной минуты юриста: 70,000 рублей / 9,600 минут = 7.29 рубля/минута

Теперь рассчитаем экономию для одного менеджера по продажам и одного юриста в месяц.

Экономия для одного менеджера по продажам

Средняя экономия времени на одного менеджера в месяц:

400 минут * 5.21 рубля/минута = 2,084 рубля

Экономия для двух менеджеров по продажам = 2,084 рубля * 2 менеджера = 4,168 рублей

Экономия денег для 4 менеджеров = 2,084 рубля * 4 менеджера = 8,336 рублей

Здесь мы тоже сэкономили 400 минут на менеджера по продажам. То есть плюс еще 2,084, 4,168 или 8,336 на 1,2 или 4 менеджеров соответственно.

Тут мы экономили до 600 минут на работу юриста.

Экономия денег на одного юриста из расчета заработной платы в размере 70 000 рублей в месяц = 7.29 рубля/минута * 600 минут = 4,374 рубля

Экономия денег на 2 юристов = 4,374 рубля * 2 = 8,748 рублей

Экономия денег на 4 юристов = 4,374 рубля * 4 = 17,496 рублей

Экономия денег на 8 юристов = 4,374 рубля * 8 = 34,992 рубля

Если мы учитываем экономию денег на всех трех процессах (привлечение клиентов, заключение договоров и судебное представительство) для 2 менеджеров и 4 юристов, то общая экономия в месяц составляет:
4,168 рублей + 4,168 рублей + 11,664 рублей = 20,000 рублей
Чтобы рассчитать экономию в год, умножим эту сумму на 12:
20,000 рублей * 12 = 240,000 рублей

Описанная автоматизация будет стоить до 80 000 руб. В проект войдет настройка 3х воронок, карточек с нужными вам полями и от 20 до 40 роботов, а также обучение сотрудников и подключение всех каналов коммуникаций к CRM-системе.

Соответственно, зная, что вы сэкономите за год 240 000 руб., то можете ответить, когда же окупится автоматизация.

Через 4 месяца.

И потом вы будете извлекать из бизнеса ту прибыль, которую вы тратили на рутину без автоматиазции.

Вуаля! Это мэджик! Автоматизируйте юридический бизнес вместе с Битрикс24 и зарабатывайте больше!

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#автоматизация #эффективность #сокращениезатрат #увеличениеприбыли #юридическийбизнес #инновации #управлениебизнесом #экономиявремени #битрикс24 #успехвбизнесе #bitrix24 #crm #битрикс24срм #срм #экономическийэффект #эффектотвнедрениясрм #кейсыбитрикс24