Чат-боты: как быстро автоматизировать коммуникацию с кандидатами и сотрудниками

На рынке труда в России рекордный дефицит кадров, а удержание – главное HR-слово 2024 года. В условиях борьбы за кандидатов компании при помощи технологий стремятся автоматизировать процесс рекрутмента и коммуникации, чтобы найти и сохранить лучшие кадры. Эффективным инструментом для этого стали чат-боты.

Чат-боты: как быстро автоматизировать коммуникацию с кандидатами и сотрудниками

На бизнес-завтраке, который Skillaz провел совместно edna и chatme.ai, мы обсудили с ведущими экспертами отрасли, как автоматизировать общение между кандидатами, сотрудниками и HR-специалистами. Делимся главными инсайтами!

Зачем нужны чат-боты?

Чат-боты – это виртуальные помощники, которые могут отвечать на вопросы, выдавая решения либо по загруженному сценарию, либо с помощью ИИ. По данным chatme.ai, без умных ботов 70% времени HR-сотрудников отнимают однотипные рутинные задачи, например, ручные публикации вакансий или сбор откликов. Удобство в том, что их можно использовать на всем пути EJM.

В Skillaz есть интеграции с несколькими чат-ботами для разных целей. Так, решение от HR Messenger сопровождает кандидата и сотрудника на всём пути. В него встроено более 380 готовых сценариев, благодаря чему на создание бота к любому HR-процессу уходит 30 секунд. Продукт от Friday HR также автоматизирует путь сотрудника в компании от найма и адаптации до увольнения. Помимо этого, клиенты могут подключить чат-бот от EORA, который автоматизирует и удешевляет процессы внутри компаний с помощью технологий ИИ.

В подборе:

  • «Продажа» вакансии в диалоге с ботом;
  • Скрининг кандидатов на вакансии и лидерские программы;
  • «Догоняющие» рассылки, чтобы кандидат прошел интервью до конца;
  • Согласование даты и времени собеседования, напоминания о собеседовании;
  • Уведомления о результатах прохождения этапов отбора.

На этапе отбора кандидатов чат-боты могут служить как фильтром для входящих резюме, так и инструментом для работы с холодной базой кандидатов. Например, можно искать новые кадры через бота, который будет делать рассылки о новых вакансиях студентам ведущих профильных вузов. Также он может поднять активность в старой базе кандидатов: спросит, ищут ли они работу, и при положительном ответе пришлет список актуальных вакансий.

В онбординге:

  • Рассылки для знакомства с компанией и командой;
  • Сбор и заполнение документов;
  • Получение доступов в корпоративные системы;
  • Знакомство с ценностями и tone of voice, консультирование по частым вопросам;
  • Опросы о качестве приема на работу и в середине и конце испытательного срок.

В HR-сфере поддерживается тренд на человекоцентричность: в компании важно поддерживать диалог – у сотрудников могут возникать вопросы. В онбординге чат-боты помогают HR-менеджерам сократить количество инфошума в личных сообщениях, в любое время ответить на волнующие вопросы и оставаться в контексте общения.

В обучении:

  • Отправка по клику разнообразного контента: текст, видео, изображения;
  • Прямые эфиры с отложенным просмотром;
  • Автоматический сбор и проверка тестов, домашних заданий;
  • Добавление элементов геймификации в процесс.

Для эффективного обучения сотрудников можно использовать как мобильные приложения, так и мессенджеры. WhatsApp и Telegram – это привычные инструменты, которые не требуют дополнительного обучения для пользователей. Интерактив в них существенно проще и дешевле в разработке, чем собственное приложение.

Для запуска такого чат-бота нужно составить персональный план обучения. К каждому модулю должны быть готовы материалы в виде коротких статей или видео, отправляемых в привязке к расписанию или прохождению заданий. Помимо этого, необходимо контролировать качество ответов на открытые вопросы с агрегацией результатов во внешней системе. Если такой вариант невозможен, нужно предусмотреть возможность перевода диалога на реального менеджера.

В поддержке:

  • Консультирование и заявки на получение справок, пропусков;
  • Проверка остатка дней отпуска, больничные, ДМС;
  • Поиск ответов по базе знаний департамента сотрудников;
  • Информирование о корпоративных мероприятиях, новости.

По данным ServiceNow, две трети HR-менеджеров утверждают, что сотрудникам удобно использовать чат-ботов для получения нужной информации. Ими можно пользоваться как энциклопедией по всем рабочим вопросам. На основе базы знаний бот легко отправит информацию о структуре компании, кейсах с клиентами или продуктовых решениях. Сбор ОС и оценка вовлеченности также могут проходить в чат-ботах. Пульс-опросы помогут быстро измерить лояльность сотрудников к внутренним процессам в компании.

Когда чат-боты не помогут:

В сложной жизненной ситуации сотрудник скорее предпочтет общение с реальным человеком, а не с обезличенным ботом. Самостоятельно стоит давать советы по конфиденциальным кадровым вопросам и непонятным документам. Иногда база знаний в компании разрозненная, данные хранятся в десятках разных папок, поэтому чат-боту не на чем обучаться.

Тренды в сфере HR-ботов

30% от рекрутинга, а именно поиск кандидатов, скрининг и первое интервью, к 2025 году будут выполняться только с помощью ИИ, согласно исследованию Gartner. Поэтому один из трендов на рынке – это встраивание нейросетей в чат-боты.

В HR-процессы можно внедрить как rule-based чат-боты (которые отвечают по загруженному шаблону), так и боты с интеграцией с сервисами, способными распознавать естественный язык (NLU Service). Например, Chat GPT выступает дополнением в подготовке тестовых и обучающих данных, переводе бота на другие языки и ведении small talk с сотрудниками. К сожалению, смысловое наполнение ответов нейросети сложно контролировать, что может привести к репутационным потерям. В таком случае после жалобы на бота нужно срочно переводить всю коммуникации на менеджера.

Кроме того, чат-боты становятся доступнее. Появляется все больше новых платформ, с помощью которых каждый руководитель сможет создать бота для своего отдела.

Также с развитием нейросетей стало проще создавать обучающий контент для чат-ботов. Это позволит быстро и дешево создавать ролики для обучения и других задач без привлечения съемочной команды и актеров.

Помимо автоматизации всех бизнес-процессов происходит автоматизация работы различных специалистов, например, психологов. Люди готовы доверять свои сокровенные мысли боту, который дает развернутые ответы и рекомендации на основе базы нейросети.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где вы найдете больше полезных материалов про HR-автоматизацию и классные мероприятия!

2
Начать дискуссию