Управление знаниями в компании для выживания в эпоху коронавируса

Кризис, вызванный пандемией, набирает обороты. Одни компании закрываются, другие массово переводят сотрудников на удаленку. Все больше и больше компаний сокращают людей, которые еще недавно казались незаменимыми.

Хаос и неопределенность царят во всех отраслях. Даже ИТ-компании, хорошо адаптированные к условиям удаленной работы, с этим уже столкнулись или скоро столкнутся. Правительство со своей стороны подливает масло в огонь, угрожая проверками, вводя выходные и не обещая никакой реальной помощи. В итоге всем страшно, у многих паника.

Тема статьи – управление знаниями в компании. Давайте поговорим об этом и немного задумаемся о будущем.

Ситуация рано или поздно нормализуется. Бизнес начнет восстанавливаться, клиенты вернутся. Но сломанные процессы и утерянные в связи с сокращением сотрудников знания могут еще долго мешать компаниям набрать прежние обороты.

Важно уже сейчас об этом задуматься. Зафиксировать всю информацию в корпоративной базе знаний и своевременно обновлять её, исходя из новых условий функционирования организации. Даже если сейчас это кажется лишней тратой времени, эта инвестиция окупится в будущем. Я знаю: ко мне периодически приходят клиенты с проектами без документации, и каждый раз мы тратим неоправданно много времени, чтобы во всём разобраться и запустить работу.

Повторюсь. Важно сохранить знания внутри компании, даже если невозможно избежать сокращений персонала. Придет пора найма новых сотрудников - корпоративная база знаний позволит им быстрее влиться в работу.

Управлять знаниями важно и по другой причине. При переводе сотрудников на удаленку рушатся устоявшиеся процессы. Уже нельзя просто так попросить соседа по кабинету помочь с задачей. Сложно проконтролировать и работу сотрудников, которые работают из дома. Затягиваются согласования и сроки выполнения работ. Сотрудники фрустрируют и не могут эффективно выполнять свои задачи. Они не понимают, как работать удаленно.

Компаниям приходится экстренно перестраивать свои процессы. В дело вступают новые каналы коммуникации, различные технические и программные продукты. Нужно учить сотрудников всем этим пользоваться и работать в новых условиях.

Важно снизить градус неопределенности и объяснить новые рабочие порядки. Описать новые процессы. Сделать легкодоступными контакты всех сотрудников. Для всего этого нужна корпоративная база знаний или внутренний портал компании, где можно хранить информацию и быстро доносить ее до сотрудников.

Есть множество программных решений для ведения базы знаний. Расскажу о нескольких облачных решениях, которыми можно начать пользоваться уже сегодня без помощи разработчиков. На полноту информации не претендую - уверен, что решений на самом деле намного больше.

Выбирайте понравившееся и начинайте вести базу знаний своей компании уже сегодня.

Адрес: https://drive.google.com

Google Drive в настоящее время является одним из самых незаменимых инструментов совместной работы. Это облачный сервис, где можно хранить файлы, совместно их редактировать и назначать к ним доступ другим людям.

Базу знаний, в данном случае, можно выстроить в виде одного общего файла или в формате нескольких файлов со ссылками друг на друга.

Адрес: https://www.bitrix24.ru

Платформа Битрикс24 знакома многим, кто хотел организовать корпоративный портал или CRM-систему и построить на их базе свой рабочий процесс. Для данной платформы существует несколько модулей, которые позволяют создавать базу знаний.

Данное решение отличается разнообразием возможностей на все случае корпоративной жизни. Это и хорошо и плохо. Хорошо, потому что с помощью Битрикс24 можно решить практически любую задачу. Плохо, потому, что во всем многообразии возможностей не так легко разобраться.

Адрес: https://wikiworks.ru

WikiWorks - новое специализированное решение для создания корпоративного портала вокруг базы знаний. В отличие от остальных решений здесь можно не только создать свод правил, но и протестировать знания сотрудников, а также установить прозрачные правила для финансовой мотивации.

В плане возможностей для ведения базы знаний WikiWorks опережает остальные решения благодаря своему фокусу на данном функционале.