Исследование Directum и «Потока»: на поиск резюме и согласование кандидатуры нового сотрудника уходит слишком много времени
В опросе приняли участие HR-директора, HR-менеджеры, работники кадрового делопроизводства, специалисты по подбору персонала и коммерческие директора. Целью исследования было выявить проблемные зоны подбора и трудоустройства новых сотрудников. В условиях кадрового голода эта тема актуальна для подавляющего большинства работодателей.
В HR-сфере растет популярность инструментов автоматизации
Опрос показал, что компании сегодня стремятся передавать кадровые бизнес-процессы на сторону профильных информационных систем. Так, треть респондентов отметили, что в их организации уже используются специализированные инструменты для автоматизации найма, и столько же участников исследования сообщили, что внедрение таких инструментов входит в планы.
Не менее востребован кадровый электронный документооборот: 31% опрошенных заявили, что в их компаниях уже используется КЭДО, 36% рассказали о планах перевести кадровые документы в цифру в обозримом будущем.
По результатам исследования, доля компаний, использующих КЭДО, растет, и, по нашим оценкам, этот рост продолжится еще на протяжении как минимум пяти лет. Сегодня предприятиям без средств автоматизации объективно тяжело конкурировать со сторонниками HRTech-решений. Компании задумываются не только о подписании документов в электронном виде, но и о комплексной цифровизации кадровых процессов.
Самая частая проблема рекрутеров — поиск резюме подходящих кандидатов
Большинство респондентов (46,7%) отметили, что для них наиболее сложной задачей является поиск резюме подходящих специалистов. Далее следуют выбор кандидата из множества опций (17,8%) и поддержание контакта с бизнес-заказчиками (8,9%).
При этом участники исследования считают, что помочь оптимизировать подбор способен искусственный интеллект. Так, больше половины (51,1%) опрошенных отметили, что, на их взгляд, ИИ может быть полезен для автоматического подбора резюме. 46,7% участников исследования указали, что видят потенциал подключения интеллектуальных инструментов к формулированию описаний вакансий.
Правда, результаты опроса говорят о том, что пока эти мысли носят скорее гипотетический характер. Большинство респондентов (57,8%) не используют ИИ для подбора персонала и не планируют внедрять его в работу в будущем. 33,3% опрошенных пока не применяют ИИ для решения HR-задач, но собираются начать его использование. И лишь 8,9% участников исследования уже пользуются ИИ для ускорения подбора персонала.
Согласование кандидатуры новичка внутри компании — наиболее затратная по времени часть трудоустройства
Быстрый прием на работу без проволочек — неотъемлемый компонент успеха компании на рынке. Однако результаты опроса показывают, что в этом процессе есть точки улучшения.
Так, самая проблемная зона для большинства — внутреннее согласование кандидатуры потенциального сотрудника. 42,2% опрошенных отметили, что в их организации этот процесс идет от нескольких дней до недели. 20% респондентов и вовсе тратят на решение этой задачи более одной недели. И лишь 24,4% участников исследования отметили, что справляются с согласованием менее чем за день.
Свою актуальность не теряет и оперативное оформление новичка в штат. Около трети (31,1%) опрошенных тратят до нескольких рабочих дней на этот процесс, а 11,1% респондентов отметили, что в их компании на решение задачи закладывают неделю и более. При этом радует, что 57,8% указали, что в их организациях оформление нового сотрудника в штат происходит за несколько часов и быстрее.
Трудоустройство — это важный и длительный процесс с большим количеством участников. Самый главный риск в нём — это не потери времени HR-менеджеров и работников кадрового делопроизводства (хотя и они важны), а вероятность, что ценный кандидат откажется от трудоустройства из-за невыстроенных процессов. Длительные согласования, бумажное подписание, неотлаженная механика работ, когда новый сотрудник оказывается один на один с новыми регламентами в новой компании, портят HR-бренд работодателя и заставляют кандидата сомневаться в своем выборе.
На мой взгляд, адаптация начинается еще до заключения трудового договора. Чтобы удержать ценного кандидата, на наём которого организация уже потратила немалые ресурсы, трудоустройство должно быть выстроено как часы. Конечно, на помощь работодателю приходят информационные системы.
Например, в Directum HR Pro трудоустроить кандидата можно за несколько часов. Система включает в себя автоматизацию процесса приема: от момента передачи кандидата-финалиста для трудоустройства, выдачи ему ЭП до подписания им комплекта документов при приеме. На каждом этапе мы постарались учесть боли кадровых специалистов и позаботиться о новом сотруднике:
● кандидат может предоставить данные для трудоустройства удаленно, без визита в офис; сотрудник отдела кадров проверит их в удобное для него время;
● электронная подпись выпускается за несколько секунд;
● система автоматически направит кандидату соглашение об электронном взаимодействии и согласие на КЭДО без участия сотрудника отдела кадров;
● данные о кандидате, кадровое событие «Прием на работу» автоматически попадут в учетную систему благодаря настроенной интеграции.
Какова же роль сотрудника отдела кадров? Ему остается проверить предоставленные кандидатом данные, проконтролировать и при необходимости дополнить подготовленный системой комплект документов.
Ознакомление сотрудника с ЛНА — точка улучшения
Результаты опроса показали, что при приеме на работу новички в большинстве случаев ознакамливаются с целым набором локальных нормативных актов. Так, в четверти случаев (26,6%) это количество — от 2 до 10 регламентов, а еще 22,2% опрошенных отметили, что в их организации новые сотрудники должны ознакомиться более чем с десятью ЛНА. Очевидно, оптимизация и ускорение этого процесса могут существенно упростить трудоустройство.
Проведенный опрос демонстрирует, что в процессе оформления в штат подписывается немало локальных нормативных актов (ЛНА), но проблема несколько шире, чем их количество. Мы в своей практике сталкиваемся с задачей ознакомления с ЛНА соответствующих категорий сотрудников. Это актуально для компаний с десятками тысяч специалистов в штате, когда в зависимости от должности работник должен изучить назначенные ему регламенты.
В Directum HR Pro эта задача решается следующим образом: можно задать правила принадлежности кандидата к организации, подразделению и/или должности, и в зависимости от этих критериев ему будут приходить соответствующие ЛНА.
Реализованные функции входят в состав решения «Прием на работу» и представляются бесплатно при покупке базового решения «Кадровый ЭДО», потому что мы верим, что для эффективных HR-процессов важен первый контакт кандидата с системой.
Кандидаты редко отказываются работать с кадровыми документами в электронном виде
Большинство (37,7%) опрошенных не сталкивались с отказами новичков от электронного взаимодействия, так как не используют или только начинают внедрять КЭДО в бизнес-процессы. Среди тех респондентов, у кого уже есть опыт в этом вопросе, 9% указали, что сталкиваются с отказом кандидатов в 2-5% случаев, а 4% опрошенных сообщили, что им отказывают примерно каждый пятый раз. Основные причины отказов — недоверие к электронной подписи, нежелание разбираться в новой сфере и опасения утечки персональных данных.
Любые новшества встречают в той или иной мере сопротивление, и на первом этапе даже ожидаемы отказы кандидатов работать с кадровыми электронными документами. Но мы наблюдаем, что недоверчивых всё меньше. Во-первых, с каждым годом растет цифровая грамотность, и мы помогаем ее распространять: рассказываем, почему электронная подпись — это безопасно, опираемся на нормы закона, приводим примеры из практики. Во-вторых, кандидаты всё больше ценят преимущество электронного взаимодействия: это удобно и повышает коммуникацию между работодателем и работником.
В опросе «Сложности при приеме сотрудников на работу» приняли участие 135 представителей HR-отделов различных компаний. Среди них были HR-директора (33,3%), HR-менеджеры (28,9%), работники кадрового делопроизводства (17,8%), специалисты по подбору персонала (15,6%), коммерческие директора (2,2%), представляющие компании крупного (27%), среднего (33%) и малого (40%) бизнеса. Большинство респондентов работают в направлениях IT (15,6%) и на производстве (15,6%). Также в опросе приняли участие представители сфер строительства (8,9%) и фармакологии (8,9%), FMCG (6,7%), оптовых продаж (4,4%) и других направлений.
Изображение на обложке от freepik