«Почему так сложно и так некрасиво»: 4 подводных камня при внедрении базы знаний

Если компания обращается к первой же базе знаний из поиска, скорее всего, внедрить ее гладко и с первого раза не получится. Одной функции недостает, другая работает, но с перебоями и багами. Разберемся, какие подводные камни можно обнаружить во время внедрения БЗ и как их избежать.

Всем привет! На связи команда TEAMLY, платформы для эффективной совместной работы и управления знаниями. Мы стремимся к тому, чтобы в TEAMLY был весь спектр возможностей для действительно удобной работы: от канбан-досок для управления спринтами до интеллект-карт для генерирования идей. Можно прямо сейчас протестировать платформу, чтобы оценить ее плюсы. Это бесплатно.

Компаниям может потребоваться база знаний, чтобы онбордить новичков и расширять штат. Ведь качественно провести изменения с хаотичной системой из трекеров, мессенджеров и календарей не получится: в ней тяжело разобраться с нуля.

База знаний нужна, и если расширение бизнеса лишь в перспективе. Инструмент поможет решить повседневные задачи бизнеса — систематизацию и хранение повторяющейся информации, фиксирование новой. Именно с такими целями искал сервис наш клиент Александр Нефёдов — гендир «ОптималГрупп», IT-компании по техподдержке и разработке.

Он пересмотрел десятки лендингов и перепробовал разные сервисы, но в итоге остановился на TEAMLY. Наш продукт оказался единственным, в котором есть достаточно функций и нет багов. Вместе с Александром пройдем по подводным камням этого поиска и облегчим задачу тем, кто только начал подбирать для себя БЗ.

Если выбрать для базы знаний любой сервис, в котором можно вести заметки или редактировать файлы, то можно столкнуться с проблемой — нет готовых шаблонов.

Часто сервисы подходят для ведения личных заметок. В них много функций, чтобы каждый пользователь мог удобно настроить систему под себя. Например, выделить важное цветом, разложить данные по папкам.

Но когда у вас свой бизнес, нужно ввести четкие правила — иначе пространство БЗ вместо помощника превратится в корзину. Так маркетинговому агентству нужно как-то указать цели и отследить OKR. А IT-компании — разделить код и обычный текст.

А еще в разных сервисах можно запутаться и просто не получить удовольствие от процесса заполнения. Особенно когда кнопки интерфейса расположены не интуитивно, а сам дизайн как будто позаимствовали из Windows 95.

Эксперт выбрал TEAMLY и настроил в нашем сервисе свою иерархическую структуру благодаря готовым шаблонам. В библиотеке есть решения для разных по размеру команд. Например, для фиксирования ценностей компании или построения технической архитектуры. Это помогает быстро решить задачу, а не думать, как всё это организовать руками.

Сейчас у Александра есть пространства для руководства и HR-отдела, отдельные страницы с целями компании на 2024 год и полезными сервисами, которыми команда пользуется постоянно.

Иногда в сервисе под базу знаний вроде бы есть все нужные функции для старта — шаблоны, списки и форматирование. Но когда начинаешь постоянно работать с БЗ, могут потребоваться дополнительные функции, которых в сервисе нет. Например, вложение можно прикрепить только как файл, а не как картинку. Или нельзя создать умную таблицу с настройкой данных.

Если сервис некоммерческий или иностранный, возможно, что важных функций в нем никогда и не будет — обращение в техподдержку может решить лишь глобальные проблемы, а не кастомизацию.

До базы знаний сотрудники могут держать важную информацию в еще одной вкладке браузера, где-то рядом с CRM, менеджером паролей и всплывающими уведомлениями из телеграм-чатов. Поэтому кажется, что уж разобраться в простом сервисе будет несложно.

На практике люди не всегда интуитивно понимают, где и какие кнопки нужно нажимать, чтобы добавить заметку на платформу или применить шаблон. А еще не у всех есть время в рабочем графике, чтобы освоить сервис. Поэтому компании не перерабатывают и дополняют материалы, а банально бросают БЗ.

Наши разработчики учли, что база знаний должна не затруднять, а упрощать работу. Поэтому в TEAMLY есть Академия — базовый видеокурс и пошаговые текстовые руководства. Найти их можно на вкладке «Ресурсы» вверху страницы.

Еще мы регулярно проводим полезные вебинары. Один из ближайших — для тех, кто использует Notion. Эксперт Бэлла Чупашова расскажет о рисках, альтернативных российских сервисах и о миграции без потерь.

▶ Подключайтесь 22 августа — это важно!

Кроме того, у нас работает техподдержка. Сотрудники в сервисе как рыба в воде — могут быстро решить проблему или подсказать, как настроить всё под себя. Например, есть такая фишка: TEAMLY можно связать с телеграм-ботом, чтобы сотрудники не пропускали обновления и тикеты в личных сообщениях.

Частая проблема, с которой новички в организации базы знаний сталкиваются уже после выбора, — сотрудники не хотят сами вести и дополнять ее. Обычно у них просто нет времени и желания: всё кажется сложным и излишне подробным.

Чтобы предотвратить эту проблему еще до старта, можно сразу посмотреть на будущую базу знаний глазами читателя, а не создателя. Так получится уйти от систематизации к упрощению.

У разработчиков TEAMLY тоже есть чувство юмора, поэтому в нашем сервисе можно создать обучение по работе с базой знаний и добавить тесты для самопроверки.

Понимаем, что несмотря на позитивный опыт других компаний, первые шаги в базе знаний могут быть непростыми. Для начала предлагаем заглянуть к нам в Академию — прочитать 5 советов и гайд по мотивации сотрудников. Когда будете уверены, что БЗ нужна, попробуйте сразу TEAMLY.

А вы пользуетесь базой знаний? Рассказывайте о своей кастомизации в комментариях.