Как за 4 шага описать бизнес-процессы компании и настроить СЭД, если у вас нет опыта

Меня зовут Марина Доминова, моя работа — это быть экспертом для наших заказчиков в сегменте СМБ. Поэтому мне близки вопросы по регламентам и автоматизации процессов — они возникают у большинства небольших компаний. Сегодня я решила помочь с самым главным перед внедрением СЭД — описанием процессов, которые планируется автоматизировать.

В моем сопровождении более 65 клиентов с разными целями, видами услуг и поставкой ПО. Все они в свое время купили систему электронного документооборота и выполнили её первичную настройку самостоятельно либо руками наших консультантов. В этих компаниях администрируют систему совершенно разные специалисты: эксперты по ИТ или секретари, делопроизводители, юристы и гендиректора, как основные заказчики СЭД. Так что, не переживайте, если вам тоже предлагают выполнять эту роль. Поверьте, вы справитесь, нужно только активно сотрудничать с менеджером по сопровождению и иметь искреннюю заинтересованность в успехе.

Начну с небольшой истории. Мой самый первый клиент отказался продлевать облачный тариф системы, которую он купил год назад. Заказчик изначально выбрал тернистый путь самостоятельной настройки, но усугубил ситуацию одним неправильным решением — не захотел сам погружаться в тонкости продукта и решил не учиться работать с процессами. Он просто нанял удаленного сотрудника для этих целей.

Попытка настроить систему потерпела крах, так как удалёнщик не мог разобраться в том, как сейчас работает компания, кто за что отвечает, как именно ведется работа с документами. Его уволили, но и штатному сотруднику работу не передали. За год я еще несколько раз звонила им и предлагала помощь, но мне дали понять, что никто описывать бизнес-процессы не будет, в итоге систему «положили на полку».

Теперь давайте всё же представим, что нанятый сотрудник проявил упорство и всё же остался настраивать систему. Какие шаги были бы правильными?

Предположу, что именно вы, читатель этой статьи, — тот самый ответственный сотрудник, который в кратчайшие сроки должен разобраться с бизнес-процессами в вашей компании. Но не исключено, что выбор и покупка СЭД происходили без вашего участия.

Помните, что вендор всегда готов помочь заказчику наполнить систему нужной информацией в рамках оплаченных услуг и внести все нужные регламенты своими силами. Но и в этом случае вам для этого нужно предоставить вводные данные: организационную структура компании, ФИО руководителей и других сотрудников, какими документами и журналами пользуются подразделения, кто и что согласует, инициирует, хранит, отправляет, как построен процесс согласования того или иного документа и т. д. Эта информация вносится в анкету первичной настройки, которую предоставляет вендор.

Чтобы ничего не упустить, постарайтесь двигаться поэтапно.

Практика показывает, что не всегда администратор знает, для чего именно приобретали систему, поэтому и не понимает, что настраивать. Поэтому поговорите с генеральным директором и с будущими основными пользователи СЭД, обсудите те процессы, которые в электронном виде принесут максимум пользы.

Совет: выпишите на листок бумаги абсолютно все функции, которые выполняет компания. Отведите на это 30 мин, по моему опыту за это время вы получите около 30 процессов (создание КП, договоров, приложений, проведение совещаний, работа с персоналом и т. д.).

Чем вам поможет коллега? Всё просто: расскажет, из чего состоят его процессы, какие в них есть сложности. Пообщайтесь с руководителями подразделений и ведущими сотрудниками, которые ответственны за те или иные процессы.

Пример: к вам в компанию приходит курьер и приносит документы, например, досудебную претензию. У вас в организации нет четкого регламента работы с корреспонденцией, в итоге, эта претензия либо не доходит до юриста, либо доходит поздно, когда компании уже не избежать штрафа. А всего-то и нужно выстроить регламент быстрой регистрации входящей корреспонденции.

Вот примеры процессов, с которыми стоит разобраться в первую очередь:

Иногда коллеги не дают данные — не понимают, зачем это надо, или просто сами не знают, что творится в их процессах. Самое простое, что можно сделать, это приехать на рабочее место (в поля), наблюдать за процессами и скрупулезно записывать все, что происходит. Вам нужно видеть, как работает команда/отдел. Понимаю: скучно и трудоемко, но это необходимо.

Дело осталось за малым — заполнить анкету и передать менеджеру по сопровождению. Или используйте эту анкету для самостоятельной настройки СЭД — тогда вы точно не упустите параметры, которые необходимо автоматизировать.

Не расстраивайтесь, если вам, человеку без опыта, поручили такую ответственную задачу. Поверьте, это очень полезный опыт, ведь в процессе анализа бизнес-процессов вы еще лучше узнаете компанию, в которой работает, совершите революцию по автоматизации, станете незаменимым сотрудником.

Вскоре вы увидите, как чувствуют себя коллеги: кто-то быстро увидит пользу, кто-то будет противиться изменениям, многим потребуется обучение, объяснение и мотивационные мероприятия со стороны руководства… Но это уже другая история.