Как успевать больше, работая по тому же графику?

Вечно горящие дедлайны, пропущенные задачи и отсутствие единой системы взаимодействия между сотрудниками. В статье разберемся, как же решить все эти проблемы и помочь бизнесу работать эффективно и результативно.

Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365. Сегодня мы поговорим о том, как успевать больше, не растягивая рабочий график. В современном мире дедлайны стали неотъемлемой частью нашей работы. Они напрямую связаны с результативностью и эффективностью бизнеса. Давайте разберемся, почему это происходит, и как можно решить эту проблему с помощью автоматизации.

Нарушение сроков выполнения задач может повлечь финансовые потери для любого бизнеса. Чем сложнее проект, тем большее влияние может оказать сорвавшийся дедлайн. В конечном итоге компания рискует потерять клиентов или контракты.

Чтобы разобраться, почему сотрудники не всегда успевают вовремя выполнить свои задачи, мы провели свое исследование. В опросе приняло участие 150 специалистов, среди которых были менеджеры, IT-специалисты, маркетологи, экономисты, фрилансеры, предприниматели и даже преподаватели.

По мнению линейного персонала чаще всего задачи не выполняются в срок по следующим причинам:

Слишком много задач. 50% сотрудников утверждает, что не успевает выполнить все задачи в срок. Одним из возможных решений может быть мониторинг их рабочей нагрузки и сравнение со средними показателями по отделу или команде. Такая аналитика поможет определить, какие обязанности можно поручить каждому сотруднику. Ориентируясь на средние показатели, можно более эффективно распределять объем задач, делая их выполнение более реалистичным.

Некорректная постановка задач. 40% сотрудников указывают на неточности в поручениях руководителей. Один из респондентов отметил: «Трудно выполнить задачу вовремя, если делаешь не то, что действительно требуется». Решить такие проблемы можно с помощью шаблонов для технических заданий. Для повышения эффективности необходимо обучить как руководителей, так и сотрудников работе с этими шаблонами.

Медленная обратная связь. 35% опрошенных жалуются на длительное ожидание ответов от коллег, что действительно может замедлить работу. В случаях, когда вопросы по задачам не сразу доходят до нужного адресата, могут помочь уведомления. Они облегчают ознакомление с задачами и вопросами. Однако важно настроить систему так, чтобы сотрудники получали только важные оповещения. В противном случае они могут перестать обращать внимание на уведомления, и канал утратит свою эффективность.

Непонимание приоритетности задач. Треть опрошенных сталкивается с этой сложностью. Когда не знаешь, что важнее, легко потеряться в потоке задач. О решении данной проблемы поговорим чуть позже.

Отдельно опросили управляющий персонал. Выяснилось, что 40% руководителей, считают, что причиной срыва дедлайнов является некорректно поставленные задачи. Другие 40% руководителей думают, что внешние партнеры оттягивают завершение работы уточнениями, что влечет за собой перенос сроков.

Итак, как же можно решить эти проблемы? Один из наиболее эффективных способов — автоматизация рутинных процессов с помощью системы service desk. Этот инструмент поможет улучшить постановку задач, ускорить обратную связь, настроить приоритетность задач и повысить общую эффективность работы команды. Давайте рассмотрим, какие процессы можно автоматизировать в различных отделах компании.

1. HR-процессы. Начнем с примеров заявок, которые ежедневно поступают в HR-отдел: заявки на обучение, адаптационные процессы, заявки на отпуск. Когда компания растет, вести учет всех этих процессов в Excel становится затруднительно.

С помощью системы автоматизации можно настроить подачу и выполнение этих заявок. Такие решения предлагают готовый список услуг, основанный на реальных кейсах организации HR-отделов в разных отраслях. В дальнейшем их можно адаптировать под свои нужды.

Сотрудник выбирает услугу в личном кабинете, заполняет необходимые поля, и система автоматически определяет дедлайн. Например, на оформление заявки на отгул требуется 1 рабочий день, а на заявление об оплачиваемом отпуске — 3 рабочих дня. Это зависит от принятых норм SLA.

Но есть и более сложные задачи, такие как онбординг нового сотрудника или отслеживание его успехов (performance track). В адаптации могут участвовать несколько отделов одновременно. Нужно оформить документы, связаться с руководителями и менторами, подготовить рабочее место, настроить ПО, отследить выдачу зарплатной карты, мебели и доступов.

Для этого некоторые ИТ-решения предлагают конструктор бизнес-процессов. С его помощью можно настроить целые цепочки операций и оповещений. Каждый участник автоматически получает свою задачу, дедлайн и оповещения по ходу дела. Такие шаблоны можно создать и для других задач, например, прохождения обучения или инвентаризации.

2. AXO. Административно-хозяйственный отдел также отвечает за обслуживание сотрудников, например, за поставку мебели или ремонт техники. Проблема в том, что задачи часто выполняются по мере их поступления, а не комплексно, и довольно консервативно.

Цепочка действий по любой задаче отдела очень длинная. Если кто-то заказывает мебель, нужно поставить заявку в очередь, запросить размеры и детали, узнать о наличии, договориться о сроках доставки и организовать ее. С помощью автоматизации все шаги выполняются системно.

Самое важное при внедрении автоматизации — учесть специфику таких сотрудников. Они часто перемещаются не только в рамках офиса, но и выезжают на другие объекты. Для них очень важно наличие мобильного приложения. С его помощью специалист сразу получает всю информацию о задаче, связывается с заказчиком, а потом может сфотографировать выполненную работу и приложить отчет.

3. Бухгалтерия. По своей деятельности бухгалтерия схожа с HR-отделом, но здесь требуется еще большая коммуникация со смежными командами и клиентами компании. Иногда бухгалтерам нужно подключать к своей работе юристов и клиентский сервис. В системе можно настроить выполнение задач так, чтобы каждый участник знал, что требуется именно от него и в какие сроки.

Также возникает сложность с большим количеством монотонной работы. Человеческий фактор — основная причина ошибок в отделе. Если поток данных большой, легко потерять или забыть нужные документы. В этом случае автоматизация помогает не только ускорить бухгалтерские процессы, но и держать документы, отчеты, счета в порядке. Например, с помощью шаблонов отчетов, сохранения истории обращений и хранения электронных копий документов.

Внедрение новой системы автоматизации может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Это нормально, все новое всегда вызывает вопросы и опасения. Вот несколько рекомендаций, как справиться с этой проблемой:

1. Обучение и поддержка. Обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами для обучения и поддержки. Проведите тренинги, создайте инструкции и организуйте консультации.

2. Постепенное внедрение.Внедряйте автоматизацию поэтапно, чтобы сотрудники могли адаптироваться к изменениям постепенно. Это поможет снизить стресс и повысить уверенность в своих силах. Как внедряли систему поэтапно, рассказали в недавнем кейсе о “Мосгипротранс”.

3. Обратная связь. Слушайте сотрудников и учитывайте их мнение. Это поможет выявить проблемы и найти способы их решения, чтобы впоследствии оптимизировать систему service desk именно под ваш задачи вашего бизнеса.

Автоматизация одного отдела может быть эффективной стратегией, особенно если этот отдел выполняет ключевые функции. Например, автоматизация отдела технической поддержки может значительно улучшить качество обслуживания клиентов и сократить время на решение проблем. Однако для достижения максимальной эффективности рекомендуется рассматривать автоматизацию как часть общей стратегии компании. Это позволит интегрировать процессы между отделами и обеспечить более слаженную работу всей организации.

Итак, чтобы успевать больше и не срывать сроки, необходимо внедрить систему service desk. Это позволит автоматизировать рутинные процессы, улучшить постановку задач, ускорить обратную связь и повысить общую эффективность работы.

Если вы хотите узнать больше о системе service desk и про опыт наших клиентов, то переходите в блог, там мы рассказываем про кейсы и публикуем другие полезные материалы по этой теме.

А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале :)