Внедрение CRM для компании по продаже промышленного оборудования

В DigitalSales компания обратилась в апреле 2020 года с целью систематизации и автоматизации отдела продаж.

"Тимотэк" занимается продажей промышленного оборудования и расходных материалов для сварки и резки. Компания продаёт как в опт, так и в розницу, и имеет несколько собственных логистических центов.

"Тимотэк" является официальным дистрибьютором 5-ти международных компаний по производству промоборудования:

• ITALFIL (Италия) – сварочная и наплавочная проволока.
• EWC (Швейцария) – сварочная проволока для нержавеюйщих сталей, никелевых и алюминиевых
• SELCO (Италия) – профессиональное сварочное оборудование.
• Abicor Binzel (Германия) – высококачественные сварочные горелки и комплектующие для MIG и TIG сварки.
• Thermacut (Чехия) - расходники для плазменной и лазерной резки.

Тимотэк ведёт работу с большим количеством контрагентов и объемом номенклатур. Поэтому с увеличением масштабов производства и численности сотрудников, руководству стало сложнее контролировать внутренние и внешние бизнес-процессы. В компании возникла острая потребность в приведении продаж и производства к единой системе.

После проведения ряда встреч и комплексного аудита, мы поняли, что помимо незавершенных интеграций, проблема кроется в неправильном описании бизнес-процесса продажи и некорректной настройке воронки. Менеджеры не были обучены работе в CRM : этапы были названы неправильно, сделки велись без задач.

В ходе аудита было выявлено 4 отдельных бизнес-процесса, каждый из которых был разложен на этапы и максимально точно описан в карте проекта.

- 1 воронка была простроена и оцифрована для работы с первичными клиентами по поставке расходных материалов. Воронка получилась достаточно длинной, так как первичные переговоры проходят длинный цикл согласования и подписания договоренностей. Кроме того, в воронку продаж были добавлены этапы холодного обзвона и выхода на ЛПР, что также удлинило её.

- 2 воронка, которую мы оцифровали и перенесли в CRM систему -воронка повторных продаж. За 10 лет работы у компании накопился большой пул постоянных клиентов, которые были довольны качеством оборудования. Тимотэк было важно вести аналитику по ним и постоянно прогревать, предлагая персональные акции и условия сотрудничества.

- 3 воронка была простроена для продажи промышленного оборудования и включала в себя этапы переговоров, составления коммерческих предложений, согласования ТЗ и тд. Весь сложный бизнес-процесс продажи промоборудования был разложен на этапы, оцифрован и перенесён в amoCRM.

- 4 воронка "Обеспечение" оцифровывала процесс логистики, то есть поставки расходных материалов и оборудования на склады клиентов.

Далее мы согласовали карту проекта с руководителем Тимотэк и прописали ТЗ на настройку самой CRM системы.

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:

• назвали этапы согласно технологиям продаж
• прописали действия и цели менеджера, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
• назначили ответственных за сделки
• прописали необходимые автоматизации (переход на новый этап, отправка sms, отправка e-mail и тд.)
• прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
• прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи
• прописали дополнительные точки касаний: шаблоны sms
• прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей

1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:

• подключили пользователей
• разграничили права
• импортировали текущую клиентскую базу в систему
• настроили 4 конверсионные воронки
• настроили карточки сделки контактов

2. Подключили 2 сайта, которые распределены по разным воронкам и ответственным менеджерам.

Теперь все заявки автоматически попадают в CRM систему, создается карточка клиента, а менеджеру ставится задача связаться. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и менеджер не сможет забыть обработать клиента.

3. Подключили IP-телефонию через виртуальную АТС Мегафон.

Так как у сотрудников выездная работа и им важно быть на связи 24/7 в любой точке России, Мегафон оптимально удовлетворял этот запрос по цене и качеству.

Вся существующая телефонная база была перенесена в CRM систему. С помощью функционала IP-телефонии, мы настроили автоматическое распределение звонков между менеджерами и запись разговора в карточке клиента.

4. Подключили сервис SMS-рассылки, позволяющий осуществлять дополнительные касания с клиентом, отправлять персональные КП и оповещать клиентов о договоренностях.

Любая встреча с клиентом дополнительно резюмируется в SMS, тем самым позволяя вызвать определенный уровень доверия и лояльности к компании.

5. Подключили сервис Email-рассылок, позволяющий осуществлять массовую рассылку клиентам компании и информировать их об акциях, скидках, новых услугах.

6. Подключили сервис генерации документов,чтобы компания могла прямо из CRM системы формировать необходимые шаблонные документы.

Также мы перенесли и автоматизировали 2 шаблона документов для разных юрлиц компании. Это позволяет быстро формировать нужные договора внутри системы.

7. Провели двойное обучение по работе в amoCRM. Отдельно для менеджеров и отдельно для руководителя компании. Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

Ещё в течение 2-ух месяцев после сдачи проекта, персональный проект-менеджер сопровождал компанию. Был создан чат в Телеграм для оперативного ответа на возникающие вопросы.

Также менеджер DigitalSales проводил несколько дополнительных обучений по отдельным аспектам работы в системе и по ходу коммуникации вносил правки в работе CRM. Так как именно в процессе реального использования, мы понимаем, что нужно добавить, убрать или изменить. Это уже идёт тонкая допилка и донастройка CRM системы под требования клиента.

В конце августа проект был окончательно закрыт. Но с компанией Тимотэк мы продолжаем дальнейшую коммуникацию, так как DigitalSales даёт пожизненную гарантию на настройку CRM. Поэтому если произойдет какой-то сбой в работе системы, мы вернёмся к проекту и бесплатно исправим неполадки.