Контроль производственных допусков: как избавиться от головной боли

Если вы работаете в промышленности, строительстве или производстве и отвечаете за обучение и развитие рабочего персонала, то вопрос контроля производственных допусков работников становится вашей большой каждодневной задачей, ведь за нарушения - это штрафы, штрафы… ну и как бы не случилось чего...

Всем доброго дня! Мы - Univertus - IT-компания, автоматизируем HR-процессы, строим системный подход к управлению персоналом, повышая эффективность работы компании в среднем на 5-10%.

В этой статье я расскажу, как мы автоматизировали контроль сроков производственных допусков, назначение на обучение, распределение работников на даты обучения по группам, согласование дат обучения с руководителями, формирование удостоверений и автоматическое обновление сроков допусков. Вот только удостоверения все равно приходится подписывать и ставить печать вручную — увы.

В производственных, строительных, промышленных компаниях во избежание травматизма ведется особый контроль за безопасностью труда. LTIFR (Lost time injury frequency rate)- это коэффициент частоты травм, связанных с потерей рабочего времени. Он позволяет компаниям контролировать уровень безопасности на производстве и принимать решения для снижения травматизма.

Мы говорим про LTIFR, потому что автоматизация контроля сроков действия допусков работников непосредственно влияет на этот показатель.

При работе на производственных объектах соблюдение правил охраны труда, производственной и пожарной безопасности является законодательным требованием. Если работник вовремя не прошел обучение и не сдал экзамен, то есть не обновил срок необходимого допуска, то метла ему в руки - к работе он не может быть допущен, что влечет потери в производственном процессе из-за нехватки людей. А на метлу допуск не нужен...

Расскажу на примере крупной горно-металлургической компании, где мы автоматизировали HR-процессы. В компании работает 60 тысяч сотрудников, рабочих из них 45 тысяч. Предприятия находятся в разных городах, что важно учитывать при формировании групп на обучение. У каждого рабочего в среднем по 5 допусков с разными сроками действия.

Рассмотрим самые основные, которые должны быть фактически у каждого:

Как было до автоматизации:

- все велось вручную. Начальники цехов или начальники участков ставили галочки в excel-файле при распределении работника на дату группы. В среднем ведение таких списков на каждого работника в год требовалось 2-3 часа. На крупное предприятие, где 45 тысяч рабочих, это 90-120 тысяч часов ФОТ (фонд оплаты труда) в год, то есть 60-80 работников на полной занятости, которые вручную выполняют задачи контроля и обновления допусков, постоянно отвлекая мастеров, начальников участков и руководителей от производственных задач.

Допуск может быть установлен законодательно или быть внутренним требованием компании. Цель применения этих требований - охрана жизни, здоровья и труда работников, снижение травматизма на производстве, где опасностей очень много, а незнание правил поведения на производственном объекте и использования техники может привести к серьезным травмам и даже смерти. Поэтому все эти жесткие требования оправданы, а за нарушения на компании налагаются штрафы - 130 тысяч рублей за каждый факт нарушения. Также за нарушения, которые повлекли тяжкий вред здоровью человека или его смерть, предусмотрена уголовная ответственность. На руководителей возлагаются штрафы размером до 400 тыс. руб., и вплоть до лишения свободы руководителя на срок до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

Хватит древнего мира!

Первым шагом мы создали Профили должности. Это требования к каждой штатной должности внутри предприятия. Требования устанавливаются индивидуально в каждой компании и могут быть следующие:

Выставляя допуски в качестве требований к штатной должности, вы становитесь уверенными в том, что каждый работник, который приходит на эту должность, будет проверен на наличие у него требуемых допусков. Система проверит также срок действия допуска и автоматически назначит работника на обучение для продления срока заранее, чтобы не возникало нарушений.

Система интегрируется с оргструктурой компании (SAP, 1С и другими), данные обновляются ежесуточно или ежечасно, так как увольнения и перемещения происходят постоянно. Оргструктура - это скелет компании, без него подобная система не сможет работать на большом количестве сотрудников.

Работник видит свой Профиль должности в Личном кабинете, как и все сроки действия допусков и необходимость их обновления и назначенные даты обучения.

Система, зная сроки действия допусков, автоматически формирует списки на распределение по группам обучения за 1-6 месяцев до окончания срока действия допуска работника. Руководители получают эти списки в системе и распределяют людей на группы, при этом учитываются причины нераспределения такие, как болезнь, отпуск или командировка, как и наличие мест в группе. Приказы, листы посещаемости и протоколы квалификационной комиссии формируются автоматически, так как система имеет четкие списки работников, распределенных на конкретные даты групп. Прохождение обучения и сдача экзамена фиксируются, как и неявки или несдача экзамена. Такие работники автоматически попадают в отдельные группы на пересдачу.

По факту сдачи экзамена система полностью автоматически формируют удостоверения, ничего вручную заполнять не нужно. Даже фотография уже есть. Остается только распечатать и поставить печать.

Самое сложное в данном проекте была методологическая часть, но когда кубики расставлены правильно, эффект грандиозен. Теперь систему обслуживают 5 HR-специалистов одну неделю в месяц. Компания уверенно выполняет KPI по LTIFR - снижению производственного травматизма.

Да и начальники цехов вздохнули свободно - теперь больше времени могут уделять задачам производства.

#hrtech #hr