Как мы внедряли Jira для команды ИБ-инженеров

Я руковожу командой из более 70 человек, включая несколько тимлидов, которые проектируют и внедряют решения для защиты крупных компаний от киберугроз.

В закладки

В последнее время все больше наших заказчиков начали осваивать Agile и говорить на новом для нас языке. Sprint, backlog, review — лишь немногие незнакомые нам слова, которые регулярно зазвучали на встречах и конференц-коллах с заказчиками.

Для нас все это было в новинку, так как управление проектами в нашей компании осуществляется по классической, каскадной модели (она же Waterfall), когда все делается последовательно.

Вдобавок ко всему у нас появилась задача выстроить процесс отчетности группы управления проектами, в состав которой входит менеджер проекта, главный конструктор и технический ответственный. Хотелось сделать так, чтобы в любой момент можно было прочитать отчет и понять ситуацию на проекте.

Было ясно одно: мы больше не могли оставаться в стороне от гибких методологий управления. Пришло время разобраться в Scrum, Kanban и других непонятных словах, чтобы привнести лучшие практики в работу департамента, говорить с заказчиками на одном языке и решить локальную задачу с отчетностью.

Для последнего стоял выбор: воскресить Redmine или пойти к коллегам в подразделение, отвечающее за разработку, и посмотреть, что за Jira они пользуются и подойдет ли она под наши задачи.

Мы разбирали и даже проходили обучение по гибким методологиям, и впереди у нас еще много всего. Но уже сегодня мне хочется поделиться опытом внедрения нового инструмента. В статье я расскажу, с чем мы столкнулись при попытке освоить Jira, почему нам хотелось сдаться на полпути, и что помогло довести начатое до конца.

Где я искала вдохновение

Все наши эксперименты по времени выпали на конец прошлого — начало этого года, когда некоторым людям свойственно подводить итоги года и ставить новые цели. Мне попалась в руки книга Катерины Ленгольд «Просто космос», в которой она как раз предлагает применять методологию Agile в жизни.

Для тех, кто не читал книгу, поясню немного принцип:

  • На спринт длиною в 9 недель предлагается сформулировать по одной цели из трех сфер: личная (лучшая версия себя), социальная (отношения с окружающими) и карьерная (профессиональный рост).

  • Для каждой цели формулируются два-три критерия достижения цели.

  • В конце спринта оценивается прогресс и организовывается церемония награждения. Запланировать награду лучше заранее, чтобы ее предвкушение придавало дофаминовой мотивации в сложные моменты.

Вдохновившись книгой и нашими изысканиями на работе, в поиске инструмента я поставила себе следующую цель и критерии достижения в карьерной сфере:

Фото из ежедневника

В качестве награды я выбрала поездку в Барселону и ужин с морепродуктами в ресторане с видом на море.

Как мы нашли выход, когда уже почти сдались

Вот как история развивалась дальше. Мы с тимлидами попросили коллег из подразделения, отвечающего в компании за разработку, провести демонстрацию Jira. Вышли со встречи с полным непониманием, как этим инструментом вообще можно пользоваться: нет очевидной связи между задачами, не понятно, как контролировать реперные точки, как убедиться, что мы в план-графике.

Но мы решили не сдаваться вот так сразу и протестировать на себе. Создали себе область. Первым делом экспортировали план-график из project и ужаснулись, что в Jira это или просто представление из списка задач, или задачи на Kanban доске. Начали экспериментировать с фильтрами, настройками досок, типами задач, полями в этих задачах.

Хотели было бросить на полпути и начать воскрешать Redmine, но мысль о том, что Jira — передовое решение, которым пользуется большое количество компаний, не позволяла быстро опустить руки. Немаловажным аргументом для нас оказалось то, что система на поддержке наших коллег, а это значило, что будет профессиональное сопровождение, нам гарантирована надежность и многое другое.

Решили выбрать пилотную зону из нескольких проектных команд, у которых был явный запрос на инструмент постановки и контроля выполнения задач. Когда проект большой, в нем много участников, как правило, несколько каналов коммуникации (чат команды, чат и почтовая переписка с заказчиком), задачи летят со всех сторон и нет единого места, где команда их видит и управляет ими. Решили с командами тестировать Jira в бою.

Три стадии тестирования: воодушевление, сопротивление, принятие

На старте мы совместно обсудили задачи тестирования, провели демонстрацию по функционалу инструмента, внедрили некоторые события Scrum (планирование, ежедневный Scrum, ретроспектива).

События внутри команд развивались по стандартному сценарию.

  1. Воодушевление. Сейчас мы приобретем новый инструмент, который улучшит наши бизнес-процессы и коммуникацию внутри команды!
  2. Сопротивление. Как формулировать задачи? Она должна быть крупной или мелкой? Нужно ли вносить задачу «Позвонить заказчику»? Кто должен вносить задачи? А ведь планирование столько времени занимает! Когда работу-то делать?
  3. Принятие. Вся команда видит задачи, можно расставлять приоритеты, удобно использовать на статусе с заказчиком.

Часть команд вошла во вкус и пошла дальше: начали пробовать работу по спринтам, включили функцию контроля времени по задачам.

Как удаленка помогла нам ускориться

Наверное, мы бы все команды переводили медленно и неспешно, где-то встречая сопротивление, но ситуация с Covid-19 и с вынужденной оперативной организацией удаленной работы нас просто ускорила и очень помогла. В итоге мы за короткий промежуток времени:

  • все проекты завели в Jira,
  • провели несколько вебинаров, поясняя, зачем все это, как этим пользоваться,
  • получили отличный инструмент для отчетности и понимания статуса на проектах, что стало еще больше актуально на удаленке,
  • получили инструмент для совместной работы больших команд, которые вместе с нами осваивали дистанционный формат работы.

Удаленка закончилась, а Jira прижилась, и мы продолжаем ей пользоваться. В результате нам удалось решить задачу с внутренней отчетностью и найти инструмент для работы проектных команд, который не только помог спланировать все задачи и ничего не забыть, но и добавил прозрачности.

К тому же он распространился и на другие департаменты, в том числе на наши внутренние задачи и бэк-офисные процессы, и у нас уже есть планы по его развитию и интеграции с другими сервисами в компании.

Как подступиться к Jira, если вы не разработчики

Какой можно сделать вывод: если вы не команда разработки, но в вашем окружении есть отделы, которые используют Jira, присмотритесь к решению, потому что оно может закрыть ваши задачи. В нем же можно экспериментировать и пробовать Scrum, Kanban и оценить применимость под ваши бизнес-процессы и бизнес-задачи.

С чего рекомендую начать:

  1. Определить цель и ожидания от инструмента.

  2. Понять, как устроен бизнес-процесс прохождения задач.

  3. Разобраться, какие типы задач встречаются в вашей работе.
  4. Определиться, какие поля нужны в задачах.
  5. Продумать, какие отчеты нужны будут команде и руководителю.
  6. Сформировать команду, которая готова быть в пилотной зоне: такие решения сразу на всю компанию не применяются.

Какие выводы не стоит делать: если у вас есть Jira, это еще не значит, что у вас есть Agile.

Если у вас есть Jira, это еще не значит, что у вас Agile www.reddit.com

Ну и не сложно догадаться, что награды в виде Барселоны и ужина в ресторане с видом на море у меня не было :)

Ольга Елисеева
Руководитель департамента проектирования и внедрения Центра информационной безопасности «Инфосистемы Джет»
{ "author_name": "Инфосистемы Джет", "author_type": "self", "tags": ["jira"], "comments": 10, "likes": 8, "favorites": 23, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 161530, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 29 Sep 2020 11:04:46 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
10 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
0

Кажется, что документация в ваших проектах даже более нужна, чем трекинг задач. Используете Confluence или что-то другое?

Ответить
0

Сергей, в зависимости от задач мы используем два инструмента: Confluence как корпоративную wiki и Sharepoint для совместной разработки проектной документации.

Ответить
0

Если не секрет, чем пользовались до jira?

Ответить
0

Ранее пользовались Redmine.

Ответить
0

А чего не хватило в Redmine?

Ответить
0

Выбор был сделан в пользу Jira, так как это экосистема с Сonfluence, нативные и user-friendly инструменты для экспериментов с гибкими методологиями управления (доски Scrum, Kanban, запуск спринтов). Ну, и система находится на поддержке наших коллег, которые готовы оперативно помочь и адаптировать решение.

Ответить
0

9 недель спринт? Чем обусловлена такая длина? Природа гибкой методологии предполагает гибкость, что не очень коррелируется со спринтом в 2+ месяца

Ответить
0

Спринт такой длины предлагает автор книги «Просто космос» Катерина Ленгольд по внедрению Agile-подхода в свою жизнь в части постановки целей, определения ключевых результатов и внедрения привычек. В последнее время она предлагает пробовать внедрять подход со спринтом длиною 3 недели. Вы правы, команды, которые работают по гибким методологиям, например, SCRUM, действительно выбирают размер спринта от 1 недели до месяца.

Ответить
0

А финансовая поддержка от руководства по закупке лицензий на ПО была легко получена?
Как вы транслировали задачи из проекта?

Ответить
0

У нас изначально были хорошие условия: есть соседний центр, который занимается разработкой и уже давно использует JIRA, поэтому не было необходимости сильно обосновывать.

Для ответа на второй вопрос было бы полезно узнать, что именно имеется в виду под трансляцией задач. Если это про то, как мы ставили проектные задачи, то мы вносили основные вехи проекта, чтобы проектная команда на них ориентировалась и помнила про сроки. А формулировка и детализация дальше была внутри команды. И это непростая история поиска оптимального варианта. Если что-то другое имелось в виду в вопросе, уточните, пожалуйста. С удовольствием ответим 😊

Ответить

Комментарии

null