РУЧКА И БЛОКНОТ ИЛИ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОФТ: ЧТО ВЫБИРАЮТ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ В ЭПОХУ НЕСТАБИЛЬНОСТИ

Из-за санкций из России ушли не только McDonald’s и IKEA, но и некоторые онлайн-инструменты для командной работы, к которым мы привыкли. Давайте посмотрим, что можно с этим сделать: кто ушёл, чем их заменить, и посмотрим шире, что вообще сегодня есть для командной работы и для каких отраслей. Выясним, как сегодня проводят #совещания и мозговые штурмы, ушли ли сервисы групповых видеозвонков в прошлое после окончания вынужденной удалёнки, или это по-прежнему актуальный инструмент общения. Узнаем, насколько виртуальные командные инструменты на самом деле эффективны и популярны, и как всё это влияет на качество работы и на коммуникативные навыки людей.

Рассмотрим не весь рабочий софт, а только тот, где сотрудники пересекаются друг с другом. И добавим к нему #софт для профессионалов, у которого есть возможность совместной работы.

1) Полноценные рабочие хабы предназначены для постановки задач сотрудникам, распределения ролей в команде, контроля задач, анализа эффективности и качества работы: Битрикс 24, Мегаплан, Аспро.Cloud, AmoCRM, Brizo, CRM Простой Бизнес, RetailCRM, Neaktor.

2) Канбан-доски (или планировщики задач) используются для визуализации рабочих задач. Есть возможность видеть их прогресс, менять их статус и назначать ответственных за задачи: Trello, Jira, Asana, YouGile, Kaiten, Яндекс-Трекер, Projecto.pro, Shtab.

3) Майндкарты применяется для совместного создания схем и концепций. Это онлайн-доски в реальном времени. В них можно, например, в составе команды из пяти человек редактировать концепцию корпоративного блога компании: Visme, Simple Mind, Miro.

4) Корпоративные мессенджеры нужны, чтобы проводить планёрки, совещания и мозговые штурмы: Пачка, Compass и Tada.team.

5) Сервисы для хранения заметок будут полезны в качестве «второго мозга» – Second Brain (методика, которая помогает сохранять и упорядочивать ценные данные): Google Keep, Microsoft OneNote, Notion, Strive, Teamly, Yonote, Weeek, EvaWiki, Yandex Wiki, AFFiNE, Craft, Obsidian, Coda, ClickUp.

6) У командных календарей есть возможность делиться доступом и совместно планировать мероприятия: Google Calendar, Microsoft’s Outlook Calendar, Apple’s iCloud Calendar, Zoho Calendar, Teamup.

7) В онлайн-#презентации , документы и таблицы. Данные можно хранить, обмениваться ими и редактировать: Яндекс 360, Облачный Р7-Офис, Polaris Office, Мой Офис, WPS Office 365.

8) Программы для видеоконференцсвязи (для групповых видеозвонков): Google Meet, Zoom, MS Teams, Skype.

9) Онлайн-формы для проведения опросов: Яндекс Формы, Google Forms.

10) Профессиональные #программы #видеоредакторы Adobe Premiere Pro, Sony Vegas Pro, онлайн-платформа для графического дизайна Canva, программа для создания видео с музыкой и эффектами Movavi Video Editor.

11) Сервисы для демонстрации экрана: Team Viewer, Anydesk (в целях безопасности рекомендуется беречь доступ к ним от злоумышленников).

Есть и необычные, неочевидные #сервисы , например для организации командировок. В них можно бронировать билеты, проживание в гостиницах, заказывать трансфер, настраивать тревел-политику и выгружать отчётность. Это, такие сервисы как Островок Командировки, Вкомандировке, Ракета, Smartway, Trivio и другие.

Еще одна интересная функция, которая есть не у всех – возможность голосования. Она есть у системы для управления идеями, голосования и краудсорсинга Crowdicity. Система позволяет создать задачу и получить по ней большое количество мнений и идей. Идеи можно обсуждать не только внутри команды, но и вместе с партнерами и клиентами.

Перечисленные инструменты довольно универсальные, но есть и такие, которые особенно хорошо подойдут для конкретных отраслей. Так, система Wrike подойдет для больших веб-студий, строительных компаний и архитектурных бюро. Basecamp – для дизайнеров и креативных студий. Redmine – для разработчиков. В ней даже есть баг-трекер (отслеживатель ошибок). Интеллектуальные карты MindGenius найдут применение в образовательной сфере и в маркетинге. Решение ISETIA могут оценить строительные компании. А для издательств, редакций и маркетологов подойдет система управления контентом Camayak.

Zoom давно уже #сервисы для совместной работы Miro и Coda, сервис для создания заметок Notion, программа для дизайнеров Recraft, конструктор интернет-магазинов Ecwid, программа для маркетинга Hubspot, сервис для управления проектами ClickUp, сервис рассылок GetResponse, платформа для отслеживания ошибок и мониторинга приложений Sentry, облачный сервис Google BigQuery, облачные сервисы от Microsoft, включая Microsoft Azure, Мicrosoft 365, EMS, Оffice 365 и Teams, корпоративный мессенджер Slack и другие.

Поговаривают, что и почта Google скоро будет недоступна. К тому же, с 1 декабря 2023 года вступил в силу закон, запрещающий регистрацию на российских сайтах с иностранных почтовых ящиков.

Но отечественная замена некоторым сервисам, покинувшим Россию, уже существует. Частные блоги сообщают о том, что уже нашли аналоги. Так, например, российские Yonote.ru и Anytype предлагаются вместо ушедшего Notion, а в «Вк» уже подсуетились и сделали Вк-доски, похожие на Miro.

#видеозвонки вместо Google Meet и Zoom #мессенджеры Telegram и WhatsApp, можно пока присмотреться к Яндекс Мессенджеру, AMO, Сибрус, Dialog, ТамТам. Для замены планировщиков задач Trello и Jira сгодятся Yandex Tracker, Shtab, YouGile, Weeek, Pyrus, Evateam, Work Zen, Kaiten, Flowlu, Moo.Team. Аналоги форм для опросов Google – само собой, Яндекс Формы, а еще Яндекс Взгляд, stepFORM, Анкетолог.

Теперь давайте узнаем, какие #отзывы пишут #пользователи о некоторых из перечисленных инструментов и что говорят #разработчики . А потом проверим, так ли это на самом деле, или это всё просто реклама и заказуха.

Компания Miro закрыла доступ к платным аккаунтам в России из-за новых санкций, но бесплатные пока работают. На сайте Miro говорится, что сервисом пользуются компании Dropbox, Whirpool, YAMAHA, Walt Disney, Pepsico. Miro сообщает, что она помогла 87% пользователей улучшить взаимодействие в команде.

#ссылки и пр. При каждом добавлении другие #участники проекта получают #уведомление . Еще есть борд координатора для оргмоментов. Ну и разумеется, борды обычных пользователей. Все работает #онлайн , очень легко подключать новых участников, давать им права. Есть полезные фишки вроде подсветки изменений и синхронизации с Google-диском. По удобству все интуитивно понятно, ни один из новичков у нас не испытывал сложностей».

Канбан-доска или по-другому #планировщик задач Trello тоже начал блокировать аккаунты российских пользователей, но у автора статьи приложение пока работает. Кстати, сам автор пользуется Trello для того, чтобы отмечать запрошенные, присланные и согласованные комментарии экспертов. Официальный сайт гласит о том, что Trello используют более чем 2 000 000 команд по всему миру. Среди них VISA, Fender, Zoom и другие.

#карточки перемещаются движением пальца, да и все действия делаются легко».

Битрикс 24 никуда не уходит, потому что разработан в России. В этой системе зарегистрировано 15 000 000 организаций, как утверждает сайт компании. Системой пользуются IT-компания «Первый БИТ», «Лайфхакер», «Азбука вкуса» и другие.

#платформа (или точно одна из лучших) для корпоративного общения, решения всевозможных рабочих тасков (задач, – прим. авт.), распределения обязанностей и в целом по регулированию любых операционных задач. Удобно еще и отслеживать #этапы выполнения работы, то есть это отличная система контроля».

Обратимся к опыту представителей нескольких компаний с разным количеством сотрудников. Спросим, как у них происходят #совещания , внутренние #презентации , постановка и контроль задач, распределение ролей и сравним, как одни и те же задачи можно выполнять с применением виртуальных технологий и без них. А у тех, кто пользуется виртуальными инструментами, узнаем, насколько они популярны и эффективны.

У Олега Иванова десятилетний опыт работы инженером по эксплуатации IT-инфраструктуры в сфере хостинга, телекоммуникаций и IT, а сейчас он занимается консультацией разных компаний в области IT-управления, внедрением практик и инструментов для повышения эффективности IT-команд. Его клиентами бывают средние или небольшие компании разных отраслей, поэтому он обладает знаниями о том, как работают IT-инструменты в командах. Да и свой личный командный опыт у него тоже есть.

«Я давно связан с IT, это сложная отрасль. Невозможно все знания держать в памяти, нужно записывать «полезности». Поэтому я использую разные базы знаний с 2008 года. Notion и канбан-доски я использую несколько лет. Это, безусловно, связано с распространением удаленной работы и появлением еще более удобных «облачных» инструментов», – говорит Олег Иванов. «Я не рассматриваю переход к обычному способу управления задачами. Офлайн-доски, #блокноты или желтые стикеры – категорически нет. Я хочу иметь все, что требуется мне для работы в ноутбуке или даже в телефоне. Иметь возможность работать с любого места, хотя я и люблю работать из офиса (это создает рабочее настроение). Полного аналога Notion, к сожалению, думаю, найти не получится, но буду искать и пробовать лучшие аналоги».

Олег Иванов также внедрял в разных компаниях Битрикс24. По его словам, это такой «швейцарский нож», корпоративный портал. В нём есть функционал для управления задачами и проектами, канбан-доски, #месседжер , быстрое создание лендингов (одностраничных сайтов), совместная работа с документами и многое другое. «Для эффективной работы сервисных подразделений, например IT-службы я использовал Yandex-Tracker (задачи, канбан-доски, обработка и распределение входящей почты, возможность деления планов на «спринты» – короткие участки, подзадачи, – прим. авт.). Для команд разработки можно использовать Kaiten.ru. На мой взгляд, это одни из самых красивых и удобных реализаций канбан-досок», – говорит эксперт.

Использование таких технологий, по словам нашего собеседника, позволило увеличить личную #эффективность . Он убеждён, что быстрый доступ к полезной информации уменьшает стресс, поскольку не надо все запоминать и держать все в голове. «Повысилась удовлетворенность от работы, потому что приятно переместить задачу в поле «выполнено» на канбан-доске», – отмечает специалист. «К тому же, визуализированные задачи всегда можно обсуждать совместно с коллегами, онлайн и лично (показав на экране). Полезную заметку из базы знаний можно ссылкой отправить коллеге. Все это улучшило мои #коммуникации и только сократило дефицит общения».

Ксения Розанцева – дизайнер с 2008 года, а в 2013 году она организовала своё бюро «Особинка», в котором работает 8 единомышленников. У команды есть #офис , но сейчас он больше для встреч с клиентами и планёрок.

«У нас нет графика, потому что #дизайнеры часто ночные творцы и КПД ночной работы выше», – рассказывает Ксения. «Я люблю работать в офисе, там очень правильный настрой. Я очень многозадачный #сотрудник : пишу лекции, черчу, делаю визуализации, создаю новые курсы, составляю методологические планы, делаю презентации и гайды (инструкции, руководства, – прим. авт.), занимаюсь сайтами. Для мозгового штурма и создания концепции нужна голова, лист бумаги и карандаш. Нам больше ничего не нужно, мы очень быстро умеем ловить общую волну. У нас есть большая переговорная комната, но мы умеем это делать и онлайн, накидывая голосовые сообщения. К тому же, у нас есть очень удобный сервис TeRoom».

Для видеоконференцсвязи команда Ксении сейчас пользуется Яндекс-Телемостом. А до и во время пандемии был актуален Zoom. На дефицит живого общения девушка не жалуется. «Я преподаватель и основатель своей академии для дизайнеров. Общения мне с лихвой хватает. К тому же, мы посещаем профильные выставки, которых сейчас стало довольно много», – говорит она.

Дмитрий Иоффе – основатель проекта «Чистые игры», командных соревнований по очистке природных территорий от мусора. В команде 20 человек, половина – в штате. В одном соревновании участвуют от 10 до 30 команд, а проходят они в 34 странах мира и регулярно. За все время в играх #приложение . В них происходит регистрация новых игроков, создание нового соревнования, и там можно отметить найденный мусор на карте.

«Мы работаем всем коллективом почти полностью через Битрикс24. Документы – через Google-документы, переписки – через Телеграм. В Битриксе используем: CRM, рабочий #календарь , прием заявок и их автоматическую обработку, постановку задач (но не у всех). Некоторые вещи в Битриксе интегрированы с уведомлениями через Телеграм. Ну и для #онлайн конференций используем Контур.Толк. Хотя корпоративная #почта у нас на Яндексе, и корпоративное #хранилище медиафайлов – на Яндекс.диск. Всё довольно разнообразно, используем множество платформ. На данный момент так эффективнее и удобнее всего. У нас была сложность в работе CDN (сервисы, для хранения карточек на сайтах) Digital Ocean. Плохо загружались чекины с картинками (метки с географическим положением, – прим. авт.) через наше мобильное приложение. Ну еще авторизацию через Фейсбук* (запрещен в России) мы забросили окончательно после этого».

По словам Дмитрия, люди вовлекаются в виртуальную часть игры очень по-разному, и в первую очередь, это молодежь. Во многом использование мобильного приложения «Чистых Игр» зависит от самих организаторов. «По нашему с ними договору они обязаны все результаты заносить на IT-платформу, но необязательно в режиме реального времени. И есть организаторы, которые сами не хотят или не могут в силу обстоятельств использовать мобильное приложение, поэтому они и своим игрокам про него не рассказывают. Но мы надеемся со следующего года провести ряд изменений, которые улучшат стабильность работы приложения и увеличат вовлеченность и организаторов, и игроков», – говорит Дмитрий Иоффе. В целом он позитивно оценивает #эффективность применения технологий для «Чистых игр», и его команда продолжает в них вкладываться. «У разных групп населения это всё еще воспринимается по-разному, и где-то конечно есть отторжение от виртуального мира, а где-то наоборот. Самый высокий процент пользователей мобильного приложения среди игроков «Чистых Игр» – молодежь из Татарстана».

По итогам этого небольшого исследования можно прийти к выводу, что уход ряда западных приложений для командной работы чувствителен, но не для всех пользователей. Одни ищут им альтернативу и к аналоговым методам работы относятся скептически, а другие считают блокнот и ручку вполне приемлемыми.

Виртуальный мир не вызывает дефицит живого общения. Наоборот, эффективность взаимодействия команд улучшается, как об этом и гласят отзывы и сообщают разработчики софта, такого как Miro, Битрикс24 и др.

Росту популярности виртуальных командных сервисов поспособствовало повсеместное распространение удалённой работы. Но приходить в офис людям, даже если они могут работать дома, тоже нравится – это создает рабочее настроение. Видеоконференцсвязь по-прежнему популярна, несмотря на то, что во время пандемии многие пользовались ею исключительно для связи вне офиса.

В виртуальной среде возникают сложности с хранением данных и регистрацией через аккаунты соцсетей, но эти сложности преодолимы. Молодёжь и старшее поколение по-разному воспринимает виртуальный мир и технологические новшества. Где-то бывает отторжение, а где-то наоборот всё идёт на «ура».