Как помочь бизнесу адаптировать более 300 000 сотрудников и снизить текучесть кадров

Edstein разрабатывает систему для адаптации, оценки и обучения персонала. СЕО и основатель компании Евгений Обогоров рассказывает, как за семь лет система помогла сотням тысяч сотрудников освоиться на рабочем месте в таких крупных компаниях, как Лемана ПРО и СДЭК.

До создания Edstein я работал с ключевыми клиентами в корпоративном банке и был менеджером по развитию бизнеса на рынке HR-технологий. Когда ушёл из последней компании, позвонил одному из клиентов, с которым работал ранее, чтобы обменяться новостями. Оказалось, что его бизнесу требуется собственный портал обучения и кастомизированные курсы для сотрудников. Я собрал небольшую команду из бывших коллег и партнёров, и мы вместе разработали MVP, а затем и первую версию продукта.

Далее было ещё несколько клиентов, для которых мы разработали продукты на заказ. После этого пробовали изобретать собственные решения и смотрели, как на них реагирует рынок. В числе не слишком популярных идей оказались образовательная онлайн-викторина и конструктор курсов.

История компании Edstein началась в 2017 году с идеи создать красивую и простую в использовании систему корпоративного обучения. Сначала развивали проект на собственные деньги и параллельно общались с инвесторами. Не все воспринимали продукт всерьёз. Некоторые требовали крупную долю в компании за небольшие вложения. Было ощущение, что это не добросовестное партнёрство, а желание просто заработать в моменте.

Подходящих партнёров нашли благодаря митапам, где крупные компании искали стартапы для инвестиций. Сейчас среди наших инвесторов — венчурный фонд Кировского завода и HeadHunter.

В 2019 году на одном из таких митапов встретились с HR-менеджером Mail.ru Group (сейчас VK). Тогда компания разрабатывала систему управления обучением, но подрядчик подвёл со сроками и реализацией, и нам с командой выпал шанс доказать состоятельность нашего решения. В то время у нас был готовый продукт, подходящий под эту задачу, и за две недели мы адаптировали его так, как хотел клиент. Далее — переговоры, контракт и внедрение, значимая веха в судьбе Edstein. Было непросто: компания-клиент предъявляла очень высокие требования к информационной безопасности. Проект научил нас работать с масштабными задачами, а я понял, что мне интересно заниматься автоматизацией обучения персонала. Мы сфокусировались на стратегии Talent Management (управление талантами), стали расширяться и получать новые заказы.

Наш продукт — это платформа Edstein, которая помогает автоматизировать HR-процессы. Суммарно ей пользуются около 300 тыс. человек, в основном сотрудники крупных организаций.

В системе три главных модуля: адаптация, обучение и оценка. Они закрывают основные задачи клиентов при работе с персоналом. Одна из таких задач, чтобы новички соответствовали требованиям компании, быстрее становились эффективными и могли легко освоиться в новой для себя среде.

Работа с платформой начинается в тот момент, когда сотрудник принял офер. Его данные попадают в Edstein из системы подбора или кадрового учёта, заводится учётная запись и создаётся план адаптации.

Адаптация состоит из обучающих мероприятий, практических задач, опросов, FAQ и специального чата. В него автоматически добавляются все участники адаптационного плана: новый сотрудник и помощники — руководитель, HR, бадди и наставник.

В среднем адаптация длится 3 месяца. После неё стартует обучение, которое активно на протяжении всей работы сотрудника: процессы внутри компании меняются, и всегда важно актуализировать знания.

Модуль обучения — единое пространство для развития персонала. Сотрудник может находить курсы самостоятельно и смотреть советы о профессиональном развитии. Руководитель — рекомендовать и назначать курсы, а также программы обучения.

В каталоге разным специалистам доступны разные курсы: финансисты видят одну подборку, а менеджеры по продажам — другую.

Обучающие материалы в каталоге подбираются автоматически с помощью функциональности LXP (Learning Experience Platform), которая персонализирует обучение. В основе LXP лежит оценка 360°, которая выявляет сильные стороны и зоны роста сотрудника. По этому же принципу работает классическая рекомендательная система: пользователю предлагается контент на основе его предпочтений.

Кроме того, администраторы LXP могут вручную настраивать рекомендации, когда нужно пройти обязательное обучение независимо от предпочтений и навыков пользователя.

Модуль оценки позволяет создавать различные виды опросов с помощью гибкого конструктора. Среди самых популярных — метод 360°. Он включает в себя самооценку, обратную связь от руководителя и коллег. Многие компании проводят ревью на основе этого метода. Также на платформе можно проводить и другие виды оценки: NPS-опросы, тесты, оценку компетенций и потенциала.

Линейные руководители видят отчёт по тому, кто и как работает в команде, какие есть сильные стороны и зоны роста. А сотрудники получают автоматические рекомендации по софт- и хард-скиллам, а также рекомендации для индивидуальных планов развития (ИПР).

ИПР — ещё один полезный инструмент платформы. Это план, который включает в себя цели, задачи, персональные рекомендации и развивающие мероприятия. ИПР учитывает как интересы компании, так и самого сотрудника. Обычно его применяют для развития руководящего персонала или сотрудников из кадрового резерва. Он позволяет персонализировано развить нужные компетенции, учитывая индивидуальные показатели сотрудника. Платформа даёт возможность создать план в удобном конструкторе и отслеживать его выполнение.

Мы позволяем снижать текучесть на испытательном сроке. Сотрудник понимает, что от него ждут, может последовательно выполнять задания, проходить обучение и тестирование, а значит быстрее становиться эффективным.

А ещё мы помогаем удерживать сотрудников. Они могут следовать планам адаптации, видеть возможности своего развития, анализировать эффективность — это позволяет поддерживать мотивацию.

В основном мы работаем со сферой IT, ритейла, логистики и FMCG (Fast Moving Consumer Goods; товары повседневного спроса). Среди наших клиентов — Лемана ПРО, СДЭК, «Татнефть» и другие.

К нам обратился филиал крупной телекоммуникационной компании. Нужно было перевести обучение сотрудников контакт-центра, супервайзеров и стажёров в онлайн-формат с поддержкой куратора курсов, а также помочь командам общаться прямо на платформе во время обучения. Стажёры не были зачислены в штат, поэтому им нужна авторизация по ссылке, без ввода корпоративной почты.

Чтобы решить проблему клиента, мы:

В результате стажёры смогли сократить срок обучения в два раза, не теряя в качестве за счёт поддержки куратора и общения со своей группой в чате курса.

До 2020 года мы работали на мощностях немецкого оператора центра обработки данных. Когда требования к защите данных стали ужесточаться, переехали к одному из российских провайдеров.

Edstein продолжала расти, и мы заметили, что DevOps-процессы стали обходиться дороже. Решить проблему помог случай: в 2022 году мы участвовали в конкурсе «Физтех.Старт» для молодых технологических организаций, выиграли в нём и получили грант от Yandex Cloud на 500 000 рублей. Протестировали мощности облачной платформы и в итоге решили перенести на неё всю инфраструктуру.

Перенести данные в Yandex Cloud нам помог сервис Yandex Managed Service for GitLab. Благодаря готовым преднастройкам удалось переехать всего за две недели. Миграция позволила нам работать гораздо быстрее, например сократилось время DevOps-процессов, поставки контента и его обновления.

Сейчас мы используем Yandex Object Storage — масштабируемое S3-хранилище, в котором содержится контент для обучения и резервные копии баз данных. Это удобнее и на 50% выгоднее, чем жёсткие диски серверов.

Данные попадают к нам из систем кадрового учёта клиента. Мы настраиваем защищённое соединение между системой и платформой и импортируем информацию к себе.

Обучающий контент создаёт сам клиент, и мы доставляем его пользователям, а именно сотрудникам компании. В среднем у одного клиента 300 ГБ контента.

Мы обеспечиваем отказоустойчивость системы даже для крупных компаний, в которых работают до 50 тыс. человек. Многие сотрудники откладывают обучение на последние дни перед дедлайном, а при массовом тестировании важно, чтобы система работала стабильно. В пиковые периоды нагрузка может возрастать в пять раз. С помощью Yandex Cloud мы быстро выделяем дополнительные ресурсы, сейчас мы используем 50 виртуальных машин.

Ещё удобно, что для наших внутренних технических систем (например, трекинга задач, сбора логов), которые не требуют постоянного включения, можно использовать 50% мощностей центрального процессора, это тоже удешевляет процессы.

Сейчас мы оптимизируем набор виртуальных машин и всё, что пока не приносит прибыли. Мы увидели, что расходы на облачные сервисы стали увеличиваться на 10% в месяц. По графикам поняли, что средства в основном уходят на центральный процессор и диски, и благодаря S3-хранилищу смогли оптимизировать затраты. Также планируем уделять больше внимания пользовательскому опыту, в том числе скорости загрузки страниц.

А ещё думаем использовать Yandex Managed Service for PostgreSQL для всех небольших клиентов, так мы сможем предложить им лучшие цены. Развернуть индивидуальную инфраструктуру с кастомизированными требованиями намного дороже, чем систему, которая открывается по готовому сценарию.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал и читайте ещё больше историй о компаниях, которые создают и развивают бизнес вместе с Yandex Cloud.

Другие кейсы наших клиентов и партнёров: