Как внедрить таск-трекер, чтобы сотрудники тебя не прокляли

Лучший способ профукать важную задачу — растащить её решение на несколько рабочих чатов. Гарантировано похоронить успех поможет пересылка документа с накопленными результатами в мессенджерах и электронной почте. На третьей-четвёртой итерации получите минимум две версии документа с противоречивой информацией. Знакомо?

Всем привет! На связи TEAMLY, создатели платформы для совместной работы и управления знаниями. Мы съели целую собачью упряжку на администрировании задач, и нам есть что рассказать по этому поводу.

Пока организация не заморочилась внедрением системы управления задачами, менеджеры проектов, тимлиды и прочие «руководители среднего звена» напоминают прорабов Вавилонской башни: им важно, чтобы каждый выполнил свою часть работы, потолок не был смонтирован раньше фундамента, а обои клеили на стены, а не на воздух.

На самом деле всё ещё сложнее:

для некоторых задач необходима организация бригад — постоянных или временных;
есть участки, которые можно делать строго последовательно и те, что лучше запускать параллельно;
в процессе каменщики могут становиться отделочниками, а плотники — сантехниками;
и, главное: зодчий не видит прогресс участников в реальном времени и часто оказывается с полной панамкой невыполненных задач к дедлайну.

На уровне компании одновременно проходит несколько таких строительств продолжительностью от пары дней до нескольких лет. А часть длится на протяжении всего существования компании. Меняются участники, меняются руководители, даже собственники бизнеса. А процессы должны идти.

Отдельные аттракционы в этом лунапарке — информирование о ходе задач, отчётность по ним, согласование совместной работы и фиксация результатов. Сделаешь один чат — будет неудобно искать сведения о конкретной задаче. Сделаешь много — запутаешься, что в каком, надо постоянно включать-исключать участников, администрировать и модерировать общение. И, главное, чат не решает проблемы обобщения результатов, тем более автоматизированной.

Совместные документы — отдельная боль. С пересылкой офлайн-документов всё ясно: так, наверное, уже никто не делает. Или делает?

Но и с облачными всё непросто — ссылки волшебным образом не организовываются в стройные системы, приходится делать хранилища и назначать специально обученного человека — архивариуса — администрировать и выдавать ссылки тем, кто потерялся.

В общем, без системы постановки задач в современном мире — не жизнь. Даже команда из одного фрилансера может потеряться в своих задачах и прос… рочить дедлайны просто потому, что забылось. Что уж говорить о многочисленных коллективах и сложных процессах!

Пример канбана с отбором по подразделениям

В непростом деле выполнения планов на помощь руководителям больших и малых команд приходят таск-трекеры: начиная от громоздкого Битрикс24, импортных Wrike и ClickUp до отечественного лёгкого TEAMLY.

Переведём оба слова в «таск-трекере» на русский и получим «отслеживатели задач».

Обычный таск-трекер, вне зависимости от платформы, имеет следующий базовый функционал:

описание задачи;
назначение конечной даты выполнения задачи или указание начала и конца;
назначение и смена ответственного;
история изменения статуса задачи, любых её атрибутов, накопление комментариев;
информирование об изменении атрибутов задачи и т.д.

Автоматизация — назначение другого ответственного при смене статуса задачи

Хороший таск-трекер позволяет представлять задачи в разных видах. Стандартом де-факто стали:

список задач в виде таблицы, что неудивительно;
канбан;
диаграмма Ганта.

Но составить список и организовать работу — это не одно и то же.

Разберём другие преимущества таск-трекеров.

Централизованное управление задачами

Когда задачи собраны в кучку:

а) ими легко управлять;

б) легко проверить степень готовности проекта и его соответствие графику.

Масштаб проекта не играет никакой роли, растёт только список задач, а принципы управления не меняются. С помощью удобного инструментария можно планировать как конструирование и запуск в производство нового автомобиля, так и подготовку к новогоднему корпоративу.

Это довольно большой проект. Отображение плана работ на диаграмме Ганта

В масштабных проектах на помощь руководителю (РП) приходят фильтры и сортировки, визуальное построение связей между взаимозависимыми задачами на диаграмме Ганта — делать такое позволяют практически все таск-трекеры.

Связь задач в ClickUp

Связь задач в Тимли

Прозрачность процессов

Достаточно взглянуть на канбан или диаграмму Ганта, чтобы понять, что происходит в проекте, где задержки, каких исполнителей надо дополнительно подстраховать. Покажут они и каких сотрудников потыкать палочкой в бок, чтобы заканчивали просто лежать в сторону выполнения задач, а уже брались за работу.

При этом сами сотрудники видят, когда забегают вперёд и наступают на пятки коллегам. Или от их нерасторопности размеренный ход проекта даёт сбой. Возможно, это не их дело, но они тоже видят ход проекта и могут начинать переживать за его судьбу вместе с РП — и это неплохой мотив, особенно, если в KPI включён показатель соблюдения общего дедлайна.

Улучшение коммуникации

Комментарии к задачам позволяют не растаскивать обсуждение и принятие важных решений по миллиону рабочих чатов, а сконцентрировать его там, где больше всего нужно — в самой задаче. Поддерживается обращение к конкретному человеку через @.

Начнём с козырей. Высший пилотаж РП — это подвести и команду, и руководство к внедрению таск-трекера так, чтобы всем казалось, что это их инициатива. Руководство подтверждает свою гениальность, прозорливость и техническую грамотность. А сотрудники — искренне верят, что сподвигли компанию на внедрение нового полезного инструмента.

Но так бывает, наверное, только в сказках. На многих предприятиях таск-трекеры — уже стандартная практика, так что никаких дополнительных убеждений не нужно. А если это не так, и внедрение системы постановки и отслеживания задач только предстоит — что ж, удачи внедренцам!

Агитация за лучшие практики

Лучший способ завалить любое внедрение — провести его директивно, используя все возможные рычаги административного давления. Человек, особенно рождённый в СССР или на постсоветском пространстве, инстинктивно сопротивляется таким методам. Зато очень восприимчив к агитации — значит, на этом стоит сыграть.

Выделить время на совещании и показать команде личный таск-трекер, поделиться с сотрудниками «как с родными».
Или заказать презентацию и устроить совместный просмотр, а затем поделиться мнениями о применимости решения для планирования задач подразделения.
Или привлечь сотрудников к выбору системы постановки задач и выработке рамочных регламентов. Здесь главное не говорить в лоб о внедрении таск-трекера, а подойти к каждому и позвать на совет не как подчинённого, а как компетентного сотрудника, чьё мнение важно.

Талантливый руководитель способен так организовать обсуждение, что команда обязательно выберет ту платформу, которую он уже наметил. Главное вовремя подкинуть аргумент из серии «смотрите, здесь же удобнее».

Обучение и поддержка

Следующий этап после регистрации пользователей на сервисе с таск-трекером и выдачи прав — обучение. Если пустить дело на самотёк, ничего хорошего не получится. Но и тратить время на разжёвывание очевидных вещей не хочется. Гораздо продуктивнее станет курс с тестами после каждой темы на той же платформе: сотрудники одновременно и учатся, и привыкают к интерфейсу.

Пригодится курс и для онбординга новых сотрудников.

Демонстрация результатов

Даже лучшие практики нуждаются в закреплении. После внедрения таск-трекера стоит показать статистику в сравнении с «ручным» управлением:

насколько ускорилась отработка средней задачи;
насколько сократилось число «потерянных» задач;
как уменьшились потери рабочего времени на обсуждение итоговых KPI перед зарплатой в конце месяца;
и т.д. и т.п.

Соберём написанное выше в более компактный вид. Итак, чтобы не прослыть среди подчинённых злобным и авторитарным, рекомендуем придерживаться следующего плана:

Инициировать совещания по необходимости использования таск-трекера на проекте или в подразделении: на уровне вышестоящего руководства и на уровне подчинённых. Если инициатор сам руководитель, алгоритм тот же: отдельно с руководителями среднего звена, отдельно с коллективом.
Организовать обсуждение вариантов и выбор конкретного таск-трекера среди потенциальных пользователей.
Поставить первые задачи в таск-трекере, связанные с внедрением таск-трекера: разработка календарного плана внедрения таск-трекера; разработка регламента его использования; разработка обучающего курса для существующих и новых сотрудников.
Не наказывать сотрудников, которые случайно накосячили или ненамеренно забыли о таск-трекере в первые пару месяцев после внедрения.
Проинтегрировать таск-трекер в производственный процесс на уровне регламентирующих документов, привязать к определению KPI сотрудников.

Многие уже пользуются разными таск-трекерами и довольны. Кто-то только думает, кто-то ещё не задумывался. Для вторых в TEAMLY есть бесплатная возможность попробовать, причём сделать всё по науке: заказать презентацию, взять 15-дневный полнофункциональный триал и попробовать решить свои задачи. После этих двух недель вводятся небольшие ограничения, а аккаунтом можно пользоваться неограниченное время.

Посмотреть учебное пространство, в котором были сделаны скриншоты для статьи, можно в Проекте Б — многое там создано с помощью встроенных шаблонов, что-то разработано с нуля. Команда Тимли — платформы для совместной работы и управления знаниями — с удовольствием делится с читателями этим опытом.

Ещё больше полезной информации об управлении знаниями и управлении компаниями — в нашем канале в Телеграм.

Присоединиться