Офисные помощники: Приложения, использование которых делает ваш труд эффективным
Опыт удаленной работы
Пандемия стала мощным стимулом для внедрения в работу компаний новых технологий. Весенний переход большинства офисных сотрудников на удаленку многих заставил искать альтернативные способы коммуникации, реализации поставленных задач, сохранения мотивации. SOK не был исключением. Мы тоже тестировали различные коммуникационные платформы, искали приложения, которые могут облегчить жизнь работающему человеку. Уже выйдя с карантина, мы поняли, что найденные в период локдауна решения отлично впишутся и упростят и нашу офисную жизнь. Теперь мы хотим поделиться своими находками с вами.
КОМАНДНАЯ РАБОТА
Весной, уходя на удаленку, чаще всего мы все общались в WhatsApp. У многих из нас в этом приложении есть рабочие и дружеские группы, группы, связанные с детским школьным и дополнительным образованием, с собственным хобби, путешествиями и т.д. Но оказалось, что для системного рабочего процесса все же необходим дополнительный функционал.
Мы пробовали видеоконференции в Skype и Zoom. Конечно, возможность приглашать на них до 100 человек нас в принципе очень устраивала, но опять же, хотелось больше инструментов для групповой работы.
Teams - платформа, которая объединяет все инструменты, приложения и службы от Microsoft. У нее есть множество функций, полезных для удаленной работы – общение с коллегами, в том числе по видеочатам, возможность отделять рабочие диалоги от нерабочих, обмениваться документами, создавать и отслеживать исполнение задач. Что не менее важно, для Teams существует масса дополнительных приложений с полезными корпоративными функциями.
Например, Trello – удобный инструмент для управления проектами, в котором есть доски, карточки и списки для организации своего рабочего процесса. Все это можно добавить в Teams из приложения и сделать видимыми для других участников вашего сообщества.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
Работая в команде, важно слышать своих коллег. Приложение Polly позволяет создавать опросы в канале Teams или групповом чате. Вы задаете вопрос, приложение выдает аналитику. Если вам важно узнать мнение коллег более подробно, можно включить комментарии. Они будут выводиться на отдельной доске обсуждений.
Признание – одна из базовых потребностей человека. Приложение Karma позволяет воздавать должное участникам своей команды, формируя не только вертикальные, но и горизонтальные связи. Сами сотрудники могут дарить друг другу очки кармы, продвигая друг друга по спискам лидеров. Топ-менеджеры же получают канал для позитивного общения с подчиненными, инструмент для выражения благодарности. Но здесь есть и инструменты для создания в группе здоровой конкуренции – создание профилей пользователей, отслеживание производительности, визуализация статистики.
Исключительно полезное приложение, для оценки эффективности обратной связи. Речь о Mailtracker, позволяющем узнать, читает ли кто-нибудь отправленные вами письма. Это может быть полезным знанием, учитывая, что люди, отказывающиеся читать электронную почту, могут представлять большую проблему для развития и реализации проектов. Кстати, далеко не все из них готовы в этом признаться.
КОНЦЕНТРАЦИЯ
Оказаться на карантине - значит, работать и учиться из дома всем вместе. И вот когда в соседней комнате играют дети, собака почему-то лает, а вторая половинка участвует в конференции, можно попробовать закрыться в ванной, а можно установить приложение White Noise (Белый шум), которое может работать на iPhone или Android. В качестве звукового буфера можно выбрать нейтральные и не отвлекающие звуки: журчание воды, океанские волны, ливень, гул кондиционера, библиотека шумов обширна. Полезно студентам, фрилансерам, и офисным жителям, в моменты, когда нужно сосредоточиться.
С шумами можно экспериментировать и в других генераторах. В их числе Rainy Mood, Jazz and Rain, Hipstersound или Taptanium.
Если шумоподавляющие приложения вам не подходят, можно попробовать аналогичные наушники. Они работают как на звуковоспроизведение, так и на подавление внешних шумов. Здесь тоже много вариантов. Tech Crunch советует рассмотреть Sony WH-1000XM4s, Bose 700 и Sennheiser PXC 550-II.
Концентрации помогает и свежий воздух. Например, на наших площадках есть система SOK Magic Air, с датчиками, позволяющими каждому резиденту узнать, насколько хорош состав воздуха и велико ли в нем содержание Co2.
ТАЙМИНГ
Итальянский студент Франческо Черилло прославился на весь мир как автор «метода помидора» - эффективной техники расходования рабочего времени. Готовясь к экзаменам, он обнаружил, что материал усваивается неравномерно. Системно это явление описал Вильфредо Паретто: 80% работы делается за 20% отведенного на нее время, а остальные же 20% - растягиваются на все оставшееся время.
Черилло искал свой путь и выявил, что через каждые 25 минут работы ему нужен 5-минутный перерыв. После этого организм снова готов к интенсивной работе. Рабочее время он отмечал на кухонном таймере в виде помидора. Так появился «помидорный таймер» - Pomodoro Timer, всемирно признанная система тайм-менеджмента. Если вы с ней еще не знакомы, стоит попробовать, если уже применяете этот метод, есть масса приложений или даже онлайн-сервисов, отмеряющих периоды 25:5. Например, этот.
Та же «помидорная» организация времени взята за основу и в приложении Focus от Apple по подписке. Оно поможет разбить ваш день на 25-минутные рабочие блоки с задачами и регулярными перерывами.
Вписать в рабочий график поездки и встречи поможет ETA. Приложение поможет рассчитать сколько времени займет путь при текущем трафике и напомнит о времени выхода.
Приложения и гаджеты помогают серьезно упростить жизнь на рабочем месте. Даже при отличном коллективе и самом современном офисе. И похоже, что в ближайшее время их роль в организации труда будет только возрастать.