Какие правила вводить при внедрении таск-трекера.

Обычно это происходит так: собственник выбирает человека, которого хочет сделать несчастным, например, технического директора. Дает ему поручение выбрать и внедрить таск-трекер. Тот смотрит и читает статьи, изучает обзоры, останавливается на каком-то варианте, но не Битрикс24. Выбор Битрикса происходит несколько иначе, об этом в другой раз.

Далее регистрация, какие-то доски, какие-то попытки, может быть легкое обучение сотрудников какие кнопки жмать, ну и на этом все. Ну точнее как «все». Следующий этап - это стать моими клиентами с запросом: «мы внедрили, но у нас почему-то не работает». Не работает по многим, но одним и тем же причинам, одной из которых является отсутствие четких внятных строгих к исполнению правил.

Если вы внедрили, и у вас не работает, попробуйте вот что:

Если задача поставлена в таск-трекере, но не выполнена, виноват исполнитель. Если задача не поставлена в таск-трекере - виноват тот, кто не поставил.

Как следствие: Устные поручения и поручения в мессенджерах можно игнорировать.

Да, вы разрешаете сотрудникам НЕ ДЕЛАТЬ РАБОТУ, если она идет в обход таск-трекера. Кроме того, вы четко обозначаете, кто будет прав, а кто виноват в случае провала.

Таким образом, люди с одной стороны проявляют интерес к чему-то новому и необычному, и в то же время понимают, что такое положение дел неплохо прикрывает их тылы.

Разумеется, что у зашоренных руководителей, которые закопались в своих шаблонах и паттернах, это правило вызывает наибольший отврат и возмущение. А у всех остальных оно просто работает и дает результат.

Мессенджеры и почта теперь используются только для внешних коммуникаций - партнеры, поставщики, заказчики, контролирующие органы и т.д. Внутри компании все общение происходит в чатах задач.

Допустимо пользоваться мессенджерами внутри компании только для задач из разряда срочное-важное, когда действительно нужна оперативная, моментальная связь. И на самом деле, таких процессов в компании обычно очень не много. Возможно, их нет вовсе, но общих групп у вас больше 20 штук. Вы сами превращаете все обычное в срочное-важное, и разводите излишнюю суету.

При использовании трекера мы отходим от категорий «правильно-не правильно», потому что правильно всегда то, что удобно и при этом разумно с точки зрения бизнес-процесса. Формулировка может показаться немного размытой. Объясню.

В первую очередь, это касается разумной крупности задач. Частая ошибка заключается в том, что на каждое телодвижение создается отдельная задача. Так не надо. Сотрудники закапываются в этих бесконечных задачах, путаются в них, психуют, а информация, которая должна по смыслу находиться в одном месте, размазывается по десятку досок и карточек.

Задача должна быть довольно крупной сущностью. С учетом современного функционала всех таск-трекеров, одной задачей можно реализовать даже небольшой отдельный проект. Вот это - правильно, потому что удобно и разумно.

Удобно - потому что вы не создаете кучу новых задач, не засоряете эфир, не путаетесь, а главное - вся информация концентрируется в одном месте.

Разумно - потому что задача это часть бизнес-процесса, а бизнес-процесс может вовлекать в себя кучу подразделений, и в рамках крупной задачи это взаимодействие будет осязаемым.

Также, приведу ссылки на смежные статьи:

Топовые фишки отечественных таск-трекеров - поможет быстро сделать выбор, исходя из вашей специфики, не изучая тонны статей;

Почему таск-трекеры больше нужны сотрудникам, а не руководителям - девять доводов для работы с возражениями (отторжениями);

Простые бизнес-процессы часть 1 - какие реальные проблемы можно решить с помощью анализа бизнес-процессов.