Как мы за 3 недели помогли увеличить прибыль компании

Разработали простую систему управленческого учета за небольшие деньги. В результате собственник моментально видит отдачу от бизнеса и понимает, как увеличить прибыль от торговых центров.

К нам обратился собственник трех торговых центров, сдает в аренду площади разных масштабов: от помещения до целого этажа. За каждым объектом недвижимости закреплен администратор. Он ведет оперативный учет денежного потока в своем центре: вносит данные об арендаторах, о доходах и расходах в Excel файл. В результате вся информация о контрагентах, исходящих и входящих платежах хранится в трех не связанных между собой таблицах.

Проблема, с которой столкнулся клиент

Собственник не видит общей картины рентабельности своего бизнеса

Поскольку таблицы администраторов не связаны между собой, и нет единого отчета с итоговыми цифрами, собственнику приходится вручную собирать и сводить данные о доходах, расходах и капитальных затратах по отдельному торговому центру и в общем по компании. Это занимает много времени, не позволяет оперативно оценить отдачу от каждого объекта и быстро принять эффективные стратегические решения для дальнейшего развития.

Рецепт для лечения системы управленческого учета

За один месяц разработать простую и экономичную систему учета, которая позволит собирать и обобщать информацию о результате работы центров в общем и каждого в отдельности. В итоге собственник сможет оперативно оценивать рентабельность своего бизнеса. Новое решение состоит из трех элементов:

• система учета деятельности для торговых центров — собирает информацию об арендаторах и всех платежах для каждого торгового центра в едином формате;
• отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — показывает поступление денежных средств, расходы и отражает итоговый финансовый результат по каждому центру и в целом по компании, формируется и обновляется автоматически;
• единая панель актуальных ключевых показателей работы от сдачи помещений в аренду (дашборд), позволит без дополнительного сбора данных анализировать доходы и расходы.

Что сделали, чтобы достигнуть поставленные задачи

• Разработали единые формы учета для каждого администратора торгового центра. В Google таблицу он будет вносить данные о договорах аренды, обеспечительных и коммунальных платежах от арендаторов, затраты на текущие расходы собственника и капитальные вложения. Формат Google документов позволит администраторам работать удаленно, не имея доступа к информации о других торговых центрах.

• Создали ОПиУ общий и по каждому центру в виде Google таблиц. Первый сводит цифры о доходах, расходах компании и выводит результат отдачи от деятельности всех торговых центров. Отдельные же ОПиУ показывают детализированную информацию для конкретного центра. Так, выручка по этажам наглядно демонстрирует, какие из них приносят больше дохода, а какие простаивают. А разбивка затрат по статьям помогает определить и сократить ненужные расходы.

Эти отчеты автоматически обмениваются данными с файлами администраторов, поэтому клиент видит всегда актуальную информацию.

• Разработали дашборд для собственника. Сервис визуализации данных Google Data Studio выводит на информационную панель актуальные ключевые показатели, используя данные из общего отчета и отчета по каждому торговому центру.

Каких результатов достигли

Проект реализовали за 3 недели. Используя бесплатные инструменты Google Data Studio и Google таблицы, мы создали экономичный вариант учета, который позволяет быстро провести бизнес-анализ и принять верные решения. С помощью новой системы ведения управленческого учета собственник:

• Сократил время на сбор и анализ данных с нескольких дней до 10-15 минут .
• Принял ряд управленческих решений и нашел точки увеличения прибыли компании, поскольку ясно видел результат и эффективность работы каждого торгового центра.

1. Система учета деятельности торговых центров

Рабочий файл для администратора состоит из следующих листов:

• описания правил работы с файлом,
• набора справочников,
• рабочие листы для внесения данных по доходам, расходам, капитальным вложениям, амортизации.

Пример справочников

• Справочник для фиксации контрагентов

На скриншоте приведены тестовые значения, поскольку данные о компании клиента конфиденциальны

Позволяет отследить все соглашения, заключенные с каждым контрагентом: администратор вносит информацию как об арендаторах, так и заключенных с ними договорах

• Справочник для записи основных расходов торгового центра

В процессе ведения учета его можно легко и быстро дополнять другими статьями.

• Общий справочник для фиксации статей дохода, капитальных вложений, видов оплаты

Примеры вкладок о доходах и расходах

• Вкладка учета плановой выручки

Администратор вносит плановые показатели по выручке и указывает вариант поступления денежных средств.

Зеленый столбец — этаж, на котором расположено арендуемое помещение, определяется автоматически при указании арендатора (столбец А) и номера договора (столбец В).

• Вкладка учета фактической выручки

В этой вкладке столбцы от A до G заполняются автоматически, исходя из ранее введенных данных во вкладке «Учет плановой выручки». Чтобы увидеть данные о полученной выручке (К) и остатке после оплаты (J), необходимо указать только дату платежа и его фактическую сумму (столбецы H и I соотвественно).

В столбце «Выручки» внедрили важную и удобную автоматизацию: если клиент внес предоплату (обеспечительный платеж), то эта сумма автоматически появляется в столбце «Выручка», когда наступает указанный расчетный месяц.

• Вкладка учета расходов

В этой вкладке администратор ведет учет расходов закрепленного за ним торгового центра. Удобна тем, что большинство данных не нужно заполнять вручную, а выбирать из представленных вариантов: столбцы A, B, D и F сделаны в виде выпадающих списков, которые формируются из соответствующих справочников.

• Вкладка учета капитальных вложений

В этой вкладке капитальные вложения учитываются с автоматическим расчетом амортизации. Администратор выбирает из готового списка нужную статью затрат, указывает ее сумму и дату списания средств, а также количество месяцев, когда будет начисляться амортизация.

2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

На основе Google таблицы создали Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), куда данные попадают автоматически из учетных файлов администраторов. Этот файл содержит:

• Общий ОПиУ по компании

Показывает результат деятельности всей организации по годам и месяцам. Чтобы увидеть данные по конкретному месяцу, нужно выбрать конкретный год, нажать на значок «+» в верхней части экрана и выбрать из списка месяц.

• ОПиУ по каждому торговому центру

Выглядит аналогично общему ОПиУ с данными по конкретному центру.

3. Единая панель (дашборд) ключевых показателей

Дашборд содержит пункты меню для переключения между отчетами, всего их 7:

• общий отчет по эффективности организации
• три отчета по эффективности каждого ТЦ
• три отчета с детализацией показателей каждого ТЦ

Пример панели — общего отчета

На скриншоте приведены тестовые значения, поскольку данные о компании клиента конфиденциальны

На любом графике при наведении курсора всплывает дополнительное окно, в котором видна детализация данных в конкретной точке.

Панель — отчет по торговому центру

По показателям аналогична общему отчету.

Пример панели — отчет с детализацией показателей по каждому центру

Если собственника не устраивают показатели «выручка», «расходы», «рентабельность», этот отчет поможет ему понять причину снижения дохода. Исходя из ключевых данных, указанных на экране, он сможет без сбора дополнительной информации провести анализ следующих данных:

— поступления денежных средств,

— выручке по этажам и по арендаторам торгового центра,

— расходов по статьям и подстатьям.

Если вы хотите разработать аналогичную систему управленческого учета для своей организации, вы можете написать нам на данный e-mail: [email protected]