Вы платите за ПО, которым никто не пользуется. Как ITAM наводит порядок в ИТ-инфраструктуре
Неиспользуемые лицензии, дублирующиеся подписки и потерянные ноутбуки, которые сотрудники не вернули после увольнения, незаметно съедают ИТ-бюджет. ITAM помогает собрать все активы в единую систему учёта, контролировать расходы и принимать решения о закупках на основе реальных данных, а не предположений.
Аудит ИТ-инфраструктуры в средней компании обычно показывает одну и ту же картину: из 60 купленных лицензий на ПО реально используются 38. Три отдела параллельно платят за одинаковые облачные сервисы. Ноутбук, выданный сотруднику два года назад, после его увольнения никто не видел. А договор на поддержку сервера, который списали прошлой весной, продлился автоматически.
Каждый пункт по отдельности — мелочь. Вместе это сотни тысяч рублей в год, утекающие из бюджета тихо, на подписки и автопродления. Порядок в этой области наводит ITAM — управление ИТ-активами.
Что такое ITAM и что он считает
ITAM (IT Asset Management) — это набор процессов и инструментов для учёта и управления ИТ-инфраструктурой на всём жизненном цикле: от покупки ноутбука или лицензии до списания техники или окончания договора. У него три направления:
- Технический учёт — что есть, где находится, кто пользуется, в каком состоянии.
- Финансовый контроль — сколько купили, сколько стоит содержание, что пора менять. Затраты на содержание техники за срок службы в разы превышают цену покупки: в индустрии обычно оперируют оценкой в 5–7 раз.
- Юридический контроль — лицензии, договоры, сроки и их соответствие фактическому использованию.
Проще говоря, ITAM отвечает на пять вопросов: что у нас есть, где это, кто этим пользуется, когда это обслуживать и во сколько это обходится.
ИТ-активы — это не только «железо». Есть материальные: рабочие станции, ноутбуки, серверы, сетевое оборудование, офисная техника. А есть нематериальные: лицензии на ПО, облачные подписки, контракты, домены и SSL-сертификаты, корпоративные аккаунты. Ноутбук — актив, и лицензия на офисный пакет — тоже актив; одно без другого не работает.
Почему без ITAM бюджет тает
Цифры из отчёта Flexera «State of ITAM 2025»: полная видимость технологического стека есть только у 43% команд — годом ранее было 47%. У 35% опрошенных компаний за год выросли потери на неиспользуемых SaaS-подписках. Фактическое использование подписок отслеживают 59% команд, а сокращают неиспользуемые контракты — 56%.
Отдельная статья — проверки вендоров. По данным того же отчёта, 45% компаний потратили на софт-аудиты более миллиона долларов за три года. Вендор приходит не с «заберите лишние лицензии», а со счётом за использование сверх договора — и спорить с ним приходится без точного реестра установок.
В России добавляется своя специфика. По последнему глобальному исследованию BSA, около 62% программного обеспечения на персональных компьютерах в стране было нелицензионным. И это не только «пиратство ради пиратства»: зачастую компании просто не знают, что стоит на машинах, которые они купили или унаследовали вместе с предыдущими сотрудниками. А после 2022 года добавилась задача импортозамещения: у российских систем управления программными активами появилась привязка к реестру российского ПО, и учёт теперь ведётся в разрезе «отечественное / иностранное», чтобы контролировать динамику перехода.
Признаки, что вам пора заняться ITAM
Не обязательно ждать внешнего аудита — внутри компании достаточно тревожных звоночков:
- закупки техники и ПО идут «по ощущениям», без данных о том, что уже есть;
- подписки продлеваются автоматически, и никто не может сказать, кто ими пользуется;
- техника исчезает при увольнениях и переездах, и это обнаруживается случайно;
- бухгалтерия и ИТ-отдел сверяют списки активов вручную, и цифры не сходятся;
- поддержка принимает заявки «про компьютер в бухгалтерии» и тратит время на выяснение, что это за компьютер;
- при письме от вендора про проверку лицензий у вас нет готового реестра установок.
Если совпало хотя бы три пункта — вы не просто «не ведёте учёт», вы ежемесячно платите за это деньги.
ITAM и ITSM: не путать
ITAM часто путают с ITSM, и это родственные, но разные вещи. Оба входят в библиотеку практик ITIL, но смотрят на ИТ с разных сторон. ITSM — про услуги: как быстро закрываются инциденты, как выполняются запросы, насколько доволен пользователь. ITAM — про сами активы: что куплено, сколько стоит, является ли лицензионно чистым.
Пример: у сотрудника сломался ноутбук. ITSM отвечает за то, чтобы заявка была принята и ноутбук починили или заменили в срок по SLA. ITAM — за то, чтобы в системе была запись: ноутбук такой-то, гарантия до такого-то числа, пользователь такой-то, и именно эту запись видит поддержка, когда принимает заявку. Без ITAM поддержка чинит вслепую, без ITSM активы никто не обслуживает — поэтому на практике они работают в паре.
Как выглядит процесс
ITAM — не разовая инвентаризация, а цикл из пяти этапов:
- Инвентаризация. Первый и самый важный шаг: полный перечень активов с характеристиками, местом и датой покупки. Вместо «у нас около 50 компьютеров» — «28 ноутбуков в отделе продаж, 15 ПК в бухгалтерии, 7 резервных на складе».
- Стоимость владения. По каждому активу — не только цена покупки, но и обслуживание, ремонты, модернизации, утилизация. Это даёт реальную картину затрат.
- Мониторинг. Отслеживание критичных сроков: окончание гарантий, лицензий, сервисных контрактов. Просрочили лицензию — работаете в серой зоне; продлили контракт на списанный сервер — выбросили деньги.
- Обслуживание. Ремонты, модернизации, замены — всё фиксируется. Если сервер ремонтируется третий раз за год, данные сами подскажут: выгоднее заменить.
- Финансовое планирование. Прогноз бюджета на содержание и обновление парка по фактам, а не по принципу «в прошлом году потратили примерно столько же».
С чего начать на этой неделе
Полноценное внедрение ITAM — проект на месяцы, но первый результат можно получить быстро. Минимум на старт:
✔ Соберите инвентарь в одну таблицу. Модель, серийный номер, пользователь, место, дата покупки. Неполно — не страшно: начните с того, что знаете точно, и дополняйте.
✔ Вытащите все подписки и продления. Банковская выписка плюс почта бухгалтерии. Каждую подписку проверьте вопросом «кто реально пользуется?». Уже на этом шаге обычно всплывает неиспользуемая подписка-другая.
✔ Назначьте ответственного за каждый актив. Ноутбук без ответственного — это ноутбук, который «потеряется» при увольнении сотрудника.
✔ Проверьте сроки. Гарантии, лицензии, договоры поддержки — в один календарь. Продления должны требовать подтверждения, а не происходить автоматически.
✔ Свяжите активы с заявками. Если при обращении сотрудник или клиент указывает оборудование, а система знает его историю, диагностика ускоряется в разы.
✔ Запустите списание по правилу. Всё, что не используется год и не имеет ответственного, — кандидат на продажу, перераспределение или списание.
Что в итоге
ITAM звучит как «учёт ради учёта», но на деле это меньше переплат за неиспользуемое, меньше рисков при проверках вендоров и меньше простоев из-за техники, о которой вовремя не позаботились. И главное — решения о закупках начинают приниматься по фактам, а не по ощущению «нам вроде нужны новые ноутбуки».
Важная оговорка о масштабе: полноценный ITAM с автоматической инвентаризацией сети, управлением лицензиями и аналитикой — это специализированные системы. Но первый контур — учёт оборудования, привязка активов к заявкам, контроль сроков — закрывается обычным сервис-деском. В нашем Админ24, например, можно вести учёт оборудования и расходников и прикреплять активы к заявкам, чтобы поддержка видела, о каком устройстве идёт речь. Этого хватает, чтобы остановить утечку бюджета на старте, — а дальше уже решать, нужен ли полный контур управления программными активами.
А как у вас обстоят дела с учётом: знаете ли вы сходу, сколько у компании ноутбуков и за какие подписки вы платите прямо сейчас? И находили ли вы «подписки-призраки», которыми никто не пользовался годами?