Отдайте свои бизнес-процессы ботам и скриптам или зачем нужна автоматизация
Мы в Proscom руками и ногами за автоматизацию. Мы внедряли RPA до того, как это стало мейнстримом и, признаться, поднаторели в этом. Так что сейчас расскажем, почему нужно пускать в свои процессы скрипты и ботов, и какие крутые штуки это даст.
В современном мире бизнес-процессы меняются и развиваются очень быстро, даже несмотря на искренний традиционализм некоторых руководителей. Взять, к примеру, удаленку. Несколько лет назад большинство руководителей и слышать о ней не хотело. Но уже сейчас Facebook позволяет сотрудникам работать удаленно полный рабочий день, а Twitter разрешил им работать из дома «вечно», если они сами этого захотят. Очевидно, что эта тенденция становится уверенной частью нашей жизни.
То же самое происходит с автоматизацией и цифровизацией рутинных административных процессов. Да, все еще есть менеджеры, которые любой «цифре» предпочтут старую добрую бумажку. Как в «Песенке бюрократа»: «Без бумажки — ты букашка».
Но технологические возможности (и пандемия, конечно) ускорили отказ от материальной формы сопроводительной деятельности, и автоматизация полноправно заняла свое место в успешном ведении бизнеса.
Что в ней такого замечательного? Давайте разбираться.
Повысит эффективность сотрудников
Главнейшая причина автоматизации рабочих процессов — нет, не деньги (о них позже), а повышение эффективности каждого сотрудника.
Сегодня найм профессионалов ИТ-сфере — очень непростая задача, особенно в условиях высокой конкуренции в области. Хорошие специалисты на вес золота. Найти бы таких, а схантив — не отпускать ни за какие коврижки.
И если завалить их ненужной бумажной отчетностью, они могут просто уйти. Да и ни к чему это. Ведь работа таких специалистов стоит несколько тысяч рублей в час, при этом, если он тратит десятки часов в месяц на заполнение бумажек, вы реально теряете деньги.
Если смотреть на проблему под таким углом, автоматизация бизнес-процессов направлена на снижение административно-бюрократической нагрузки на дорогих специалистов.
Это касается и менеджеров проекта, которые избавятся от рутинных административных задач, и дизайнеров, и разработчиков, у которых останется больше времени на прямые обязанности.
Без лишней «бумажной» нагрузки производительность сотрудников повышается, а коммуникация становится более прозрачной и четкой.
Выходит, общее время работы над проектами тоже уменьшается с помощью автоматизации, ведь с тем же количеством людей вы успеете сделать больше проектов.
Отдельно отметим, что автоматизация касается только административных функций, вся реальная работа остается за человеком.
Стендапы — настоящий пожиратель времени. На этих ежедневных встречах каждый сотрудник рассказывал о том, что сделал вчера и что планировал делать сегодня для координации действий команды. Регламент — по 5 минут на участника, но реально мы тратили от 30 до 60 минут. Это снижало производительность команды и занимало большую часть времени лида, который вел по 4-6 проектов, а значит, тратил по 2-6 часов только для того, чтобы синхронизироваться с командой.
С помощью Slack-бота мы автоматизировали процесс стендапа и минимизировали время до нескольких минут. Теперь каждое утро бот пишет участникам команды два вопроса: «Что удалось сделать вчера?» и «Что планируешь делать сегодня?».
На ввод информации сотрудник тратит 2-3 минуты. В 13:00 в чате проекта высвечиваются все ответы участников, и тимлиды анализируют авторепорт. Таким образом происходит моментальная синхронизация, которая позволяет понять степень загруженности сотрудников и оперативно скорректировать задачи.
Сэкономит деньги
Все просто. Снижая время, затрачиваемое на рутинные процессы, повышая мотивацию и эффективность каждого сотрудника, вы естественным образом уменьшите расходы на оплату труда. Каждый станет более производителен, и отпадет необходимость в сотрудниках, «перекладывающих бумажки с места на место».
Кроме того, отсутствие бумажной волокиты поможет реально позаботиться о членах команды — уверены, никому не нравится ставить кучу подписей. А еще это формирует хорошую корпоративную культуру и даже снижает текучку кадров.
Бонус, вытекающий из вышенаписанного, — вы и ваши сотрудники начнете совершать гораздо меньше ошибок. Понятно, что ошибаться — это нормально, и без ошибок не будет роста. Даже самые крутые менеджеры не застрахованы от ошибок, недочетов и косяков.
Так что все, что связано с репортингом, можно смело автоматизировать. И в основном для того, чтобы свести к минимуму количество недочетов.
И главное, что воспользоваться такой автоматизацией вы можете уже сейчас. Не нужно сразу вкладываться в дорогущие скрипты — просто обратите внимание на встроенные возможности интеграции ваших сервисов.
Там вы обнаружите, что они предлагают широкий спектр готовых инструментов автоматизации. Например, Slack легко интегрируется с Google. Можно, например, настроить уведомления о предстоящих встречах из Google-календаря.
Мы полностью автоматизировали оформление удаленки, отпуска или выходного с помощью AirTable. Теперь сотрудник просто заполняет форму, которая автоматически формирует запрос к PM в виде задачки в таск-трекере (мы пользуемся Asana). Затем он уточняет загруженность специалиста и отправляет эту задачку бухгалтеру. Система самостоятельно проверяет количество отпускных и обновляет остаток.
При одобрении или отклонении заявки (что также отмечается в задаче в Asana) сотрудник получает автоматическое уведомление в мессенджере (Slack). Процесс занимает от силы 15 минут, а действия человека сводятся к заполнению формы и изменению статусов задач. Это реально удобно и просто.
Увеличит эффективность аналитики данных
Единожды задав общие шаблоны отчетности, вы каждый раз будете получать данные в однообразной форме. Это в разы облегчит процесс сравнения, анализа и выгрузки информации.
Что, в свою очередь, не только повысит эффективность аналитики, но и уменьшит количество времени, затрачиваемое на формирование отчетности.
Классный пример повышения эффективности аналитики — это автоматическое формирование управленческой отчетности и бюджета компании.
Как у нас раньше формировался бюджет? Собирались платежи и заявки на оплату. Вручную вносились в таблицу, где были условные «плюс» (доходы) и «минус» (расходы), распределялись на некоторое время вперед. В итоге получался бюджет. Компания понимала, сколько средств придет, сколько — уйдет. И в это была заложена огромная доля ручного труда.
Можно ли это автоматизировать? Конечно! Объясню на примере договоров.
Появляется подписанный договор. Он сразу же попадает в две базы в Airtable: этапы работы с договорами и базу платежей.
Для иллюстрации примера нам нужна вторая база. В ней находятся данные об оплатах, которые прошли или только пройдут по всем текущим подписанным контрактам. Это позволяет автоматически подтягивать эти данные в бюджет. Так готова половина бюджета.
Этап, который предшествует оплате, — формирование задачи «Ожидает оплаты». Допустим, если в грядущем году нам нужно оплатить корпоративное использование Asana, мы создаем такую задачу. Это значит, что мы в курсе, что в следующем году некоторое количество наших денег уйдет на оплату этого сервиса. Соответственно, вся расходная часть из этого проекта автоматически подтягивается в бюджет.
В итоге, получаем расходы (из платежей) и доходы (из контрактов).
Остальное — резерв, потенциальные контракты и прочее — добавляем вручную. Но даже с этими данными количество ручной работы снизилось в несколько раз.
Позволит заботиться о своих
Автоматизация становится успешным инструментом развития корпоративной культуры.
Возьмем, к примеру, внутренние коммуникации. Поздравления с днем рождения, годовщиной работы в компании — обычно это пишет в общий чат специально обученный человек. Но он тоже бывает в отпуске, сложном проекте, не в ресурсе, как сейчас модно говорить. Он может просто забыть, наконец.
Но с помощью Slack-бота вся эта история с легкостью автоматизируется.
У нас таким занимается Бот Борис. Он поздравляет с праздниками и дает приятные ачивки — например, поздравляет юзеров, которые по харвесту отработали в общей сложности десять тысяч часов или закрыли 100 задачек в Asana.
А еще Бот Борис каждую неделю одаривает нас мудрыми советами, пишет в чаты проектов отчеты и рассказывает о других важных вещах. И говорит он не на языке бездушных роботов — копирайтер постоянно обновляет его реплики в соответствии с нашим tone of voice.
Упорядочит рабочую инфраструктуру
Каждый сотрудник настраивает свое виртуальное рабочее пространство под себя. И система организации у него своя. Но если какие-то файлы, созданные одним человеком, нужны всем, им придется потратить немало времени, чтобы найти необходимое.
Автоматизация подобных процессов обеспечивает унифицированность рабочих пространств: каждый проект создается сразу в общей инфраструктуре, работать с которой удобно каждому в компании.
Мы сделали автоматическим процесс формирования инфраструктуры. Когда новый проект переходит в работу в Asana (то есть, меняется его статус), в сопредельных сервисах в единообразном порядке создаются папки, проекты и файлы для всех, от менеджеров проекта до дизайнеров. Имена они получают также упорядоченно.
Теперь любой, кто знаком со стандартной структурой проектов, сможет без посторонней помощи найти картинку или ссылку. При завершении проекта его инфраструктура также самостоятельно сворачивается и архивируется.
Подытожив вышенаписанное, скажем, что это лишь верхушка айсберга бонусов, которые компания получит, если не побоится внедрить в свои процессы инструменты автоматизации.
Мы изучаем тему автоматизации и повышения эффективности бизнес-процессов еще с 2013 года и рассказываем об этом на разных ресурсах: