«Самозанятые – наше все»: как бизнесу поставить на поток работу с внештатным персоналом

Четко выстроенные процессы работы с внештатными сотрудниками сегодня очень важны для стартующего бизнеса. Это объясняется как общими трендами рынка труда – все больше нужной экспертизы уходит во фриланс – так и объективными потребностями молодой компании. Публикуем обзор сервисов, которые помогут выстроить эффективную работу с таким персоналом.

Увлечение самозанятостью объясняется не только желанием фрилансеров выйти из тени, жить честно и спать спокойно, уплатив положенные 4-6% налогов. Эта форма найма со временем показала свои плюсы не только для государства, которое занимается «обелением», но и непосредственно для заинтересованных сторон: заказчиков и исполнителей. Бизнесу выгоднее внешние подрядчики из-за отсутствия нагрузки, с которой сопряжен штатный найм. Фрилансеры, в свою очередь, могут совмещать работу над несколькими проектами и моделировать рабочий день самостоятельно, не будучи привязанными к конкретному офису и расписанию.

Сегодня проектная занятость стала актуальной, как никогда, тем более для молодого бизнеса, который ещё не успел закрепиться на рынке. Она позволяет гибко управлять расходами на персонал и не связывать себя обязательствами в условиях неопределенности. Конечно, при этом компании придется соблюдать ряд правил, чтобы не нарваться на штрафы.

В Москве общее число самозанятых в апреле 2022 года выросло в два раза по сравнению с I кварталом. Многие фрилансеры предпочли получить официальный статус, чтобы иметь доступ к возросшему количеству заказов со стороны бизнеса. Если говорить конкретно о диджитал-специалистах (разработчиках, дизайнерах и т.д.), то им по-прежнему важно принимать участие в интересных проектах, где просто не предусмотрен штатный найм, или добавлять в портфолио классные кейсы сотрудничества с известными брендами, не связывая себя штатными обязательствами. А еще самозанятость – это источник подработки в непростое кризисное время и возможность повысить конкурентоспособность за счет стороннего опыта, помимо основной занятости.

Если в компании внештатный найм нельзя назвать обкатанным процессом, то напомним кратко, из каких этапов он состоит. Самое сложное – это, собственно, найти подходящих исполнителей, провести проверку с точки зрения безопасности (также на наличие проблем с законом), протестировать навыки, договориться о сотрудничестве. Но дальше начинается бюрократия, которая требует много внимания – иначе можно нарваться на штрафы ФНС.

Универсальной схемы нет – конкретная конфигурация зависит от статуса внештатника, который может быть ИП или физлицом, работающим по договору ГПХ, а также от процессов компании (степени их автоматизации). Кто-то до сих пор использует бумажный документооборот, что при количестве внештатников больше 10-15 человек приводит к бюрократической волоките и пустой растрате ресурсов и времени. Пересылка документов, поиск способа выплаты для каждого исполнителя (который может находиться в другом регионе и даже стране), сбор «папки» для налоговой, чтобы в любой момент можно было обосновать работу со сдельной оплатой – всем этим на стороне нанимателя должен заниматься отдельный сотрудник. Или целый отдел, если идет речь о нескольких десятках исполнителей.

Чтобы оптимизировать бюрократическую рутину и выполнить все требования ФНС, можно воспользоваться специальными сервисами. Они делятся на три типа.

1. Платформы для электронного документооборота

Типичный пример – «Контур.Сайн». С помощью этого сервиса компания, у которой нет полноценного электронного документооборота, может удаленно выпустить неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Это аналог рукописной подписи, который имеет юридическую силу для налоговой и других государственных инстанций. Платформа позволяет обмениваться с исполнителями договорами и закрывающими документами, причем на любом устройстве.

У таких решений нет встроенных опций по выплатам и интеграции с ФНС по формированию чеков и оплаты налогов. Сервисы этого типа подойдут компаниям с небольшим количеством внештатников, которые хотят уйти от бумажного документооборота – остальные процессы придется выполнять вручную.

Стоимость использования «Контур.Сайн» для компании складывается из количества подписанных исходящих документов – от 3000 до 25000 в месяц, входящие бесплатно. Аналог решения – «Подписант».

2. Платформы для работы с внештатным персоналом

Они включают в себя все преимущества бирж для фрилансеров, а также предлагают удобные инструменты для администрирования исполнителей и электронного документооборота (включая выпуск подписи). По сути, это класс ИТ-решений, который заменяет аутстаффинговое агентство.

Пример – платформа «Консоль», с помощью которой компания может полностью автоматизировать весь цикл взаимодействия с исполнителями (от поиска подходящих кандидатов и их оформления до выплат и уплаты налогов). Это возможно за счет интеграции с бизнес-системой компании и бухгалтерией, с одной стороны, а также несколькими банками и с Федеральной налоговой службой, с другой (платформа сама выписывает чеки и отправляет их в фискальный орган).

Сервис подойдет как небольшим компаниям, так и крупному бизнесу, который может в одном окне администрировать до 1000 исполнителей, включая нерезидентов, не привлекая HR-службу и бухгалтерию. Система оплаты для бизнеса: лицензия за каждого активного исполнителя (150-500 рублей в месяц) плюс комиссия около 1% от оборота. Чем больше внештатников, тем выгоднее условия. Похожие решения: «Рокет Ворк», «Мои Самозанятые».

3. Банковские сервисы

В России немало банковских сервисов, которые помогают настроить массовые выплаты самозанятым на карты, счета и электронные кошельки по API. Один из примеров – Банк 131. С его помощью можно проверить налоговый статус исполнителя и при необходимости поставить его на учет. Он интегрирован с ФНС для автоматического формирования чеков и оплаты налогов. Перед каждой выплатой сервис автоматически оценивает ее правомерность, то есть текущий статус исполнителя, чтобы не нарушить требования Налогового кодекса и 115-ФЗ.

Возможность международных переводов делает этот класс решений привлекательным для тех, кто работает с распределенными командами в разных точках земного шара. Актуально для бирж фрилансеров и маркетплейсов услуг (репетиторов, копирайтеров и т.д.). Однако такие сервисы направлены именно на выплаты, и не помогают с документооборотом и HR-процессами – например, онбордингом.

Комиссия от платежей регрессирует в зависимости от объемов – от 2,5% за транзакцию и ниже. Другие примеры подобного рода: «Jump.Finance», «ЮSelf».

Как мы видим, рынок предлагает множество удобных решений по работе с самозанятыми, функционал которых отличается степенью охвата процессов для автоматизации. Бизнес может сделать выбор, исходя из особенностей своих процессов, портрета исполнителей, их географии и количества.

#самозанятые #бизнес #найм_персонала #найм_сотрудников #технологии