Система для управления проектами есть, но сотрудники в ней не работают. Почему?

Представьте ситуацию: вы руководящим составом или инициативной группой нашли классную систему, которая способна вывести процессы организации на новый уровень, успешные проекты уже в кармане, договор подписан, стартовало внедрение, систему презентуют сотрудникам, а в ответ: «Я не буду ее использовать, мы же и так хорошо работаем».

Но чаще вы этого не услышите. Мало кто из сотрудников пойдет на прямой конфликт с руководством. С вами согласятся, пару раз «забудут» внести данные, сославшись на занятость, потом еще раз, в конце концов просто забьют и ваши просьбы будут пропускать мимо ушей.

Саботаж? Не всегда. Давайте разберемся.

Использование любого инструмента, в том числе для управления проектами – новая привычка, требующая дисциплины и времени. Чаще всего рядовой сотрудник встречает нововведение как очередную выдумку начальства, а не как приносящее пользу решение.

Причины такого поведения объяснил Джон Коттер – профессор Гарвардской школы бизнеса, представивший миру 8-ступенчатую модель внедрения изменений. Проанализировав сотни компаний, он пришел к выводу, что в абсолютном большинстве случаев стратегия перемен проводилась неэффективно. В результате изменения внедрялись не полностью, сроки затягивались, бюджет выходил за рамки допустимого, а в ряде случаев от внедрения приходилось полностью отказаться.

Так почему же исполнители встречают нововведения с сопротивлением? Ведь польза от них, по мнению руководителей, очевидна.

Чтобы сотрудники были заинтересованы работать в системе, они должны четко видеть и понимать ценность для себя. Призрачные выгоды для бизнеса а-ля «в целях повышения эффективности работы компании и подразделения» – пустой звук для рядового исполнителя. Важно показать, что использование нового инструмента освободит его от рутины, сделает процессы прозрачнее, проще и сэкономит время, а не создаст дополнительную нагрузку.

Обязательно нужно провести обучение сотрудников, ведь незнание функций, трата времени на поиск нужной кнопки, когда сроки горят, создает огромный дискомфорт. Рука так и тянется сделать все по-старому, лишь бы шеф был доволен.

Особенное внимание на этапе обучения уделите преимуществам, продемонстрируйте как было «до» и как станет «после», если есть возможность показать измеримые метрики, например, экономию времени, то обязательно воспользуйтесь этим.

Для более комфортного погружения сотрудников на начальном этапе обязательно сохраните возможность работать по-старому. Внедрение нового всегда связано с определенными рисками, поэтому отключать возможность вернуться к старому алгоритму довольно самонадеянно.

Система управления проектами призвана аккумулировать в себе информацию, но чаще всего сотрудники воспринимают ее как неусыпный контроль со стороны начальства. Особенно это заметно, когда система приходит не на смену устаревшей, а впервые.

Безусловно, одна из задач системы – навести порядок, но объясните сотрудникам, что это не детектор лжи. В проектном управлении есть множество задач, которые не закрываются фиксацией и мониторингом работ в системе, не в ваших интересах следить за тем, кто и что делает каждую минуту. Надеюсь, такой цели перед собой вы и правда не ставите.

Система нацелена на упорядочивание и упрощение работы, больше никаких задач она не преследует.

Цифровизация – процесс не быстрый и довольно болезненный. Блокнот и ручка – понятны и надежны, самая большая проблема, что они рано или поздно закончатся. А вот что находится под капотом новой системы – страшно даже представить, особенно для старшего поколения.

Но у страха глаза велики и новый инструмент – вопрос привычки, не более. Любое действие, повторенное несколько раз, уже не будет вызывать затруднений.

Важный шаг на пути к успеху – дать понять сотрудникам, что схемы, отработанные годами, личные контакты никуда не денутся, их также можно использовать для достижения стабильного результата, но усилить их своевременной фиксацией в системе.

Все проблемы предусмотреть невозможно, они гораздо больше и глубже, чем перечисленные. Универсальной таблетки нет, стоит помнить, что любые перемены встречают сопротивление – и это не только про автоматизацию проектного управления. Это про жизнь. В большинстве случаев рассказы о внедрении продукта без сучка без задоринки – это утопия и фантазии на заданную тему.

Ваш рецепт успеха – продажа идеи так, как ее продали вам. А если вы не забыли еще на этапе принятия решения привлечь к выбору реальных бизнес-пользователей, то победа не заставит себя ждать. Презентуя систему внутри компании оставьте до лучших времен фразы «для повышения эффективности» или «во имя добра», приводите реальные кейсы и акцентируйте внимание на пользе внедрения для каждого сотрудника.

Важным шагом станет двусторонний диалог с конечными пользователями, и ценность его не в том, чтобы убедиться в принятом решении или свернуть с намеченного пути, а в том, чтобы узнать, как улучшить систему и сделать ее еще больше ориентированной на пользователей. Ведь ваша задача не создать неудобства или чинить препятствия, а контролировать ход проектов и своевременно корректировать их курс.

И последнее, что стоит отметить, каким бы лояльным и заботящимся о сотрудниках руководителем вы не были, иногда нужно проявиться жесткость и действовать директивно. То, что видно вам, далеко не всегда очевидно сотрудникам. Это вовсе не повод разочаровываться в персонале, это лишь очередной раз подчеркивает важность диалога и умение слышать каждую из сторон.